Bij KeyQuest werken ze samen met meerdere VA’s

Zou je eerst wat meer kunnen vertellen over jezelf en KeyQuest? 

Ik ben al 20 jaar ondernemer en ik kreeg het idee om iets specifieks op te zetten met de focus op teams en het gebruik van data. Op deze manier kunnen we analyses uitvoeren en patronen waarnemen. Het duurde niet lang voordat ik in contact kwam met Jeroen Post, een ervaren IT-architect in het bouwen van dergelijke systemen. Samen hebben we KeyQuest opgericht. Met KeyQuest hebben we de Team UP methode ontwikkeld, een methode die bedrijven helpt om succesvolle teams op te bouwen. Deze methode biedt inzicht in hoe een team functioneert op basis van verzamelde data, vervolgens maken we een analyse van wat het team nodig heeft en bieden we de benodigde ondersteuning bij de verdere ontwikkeling van het team. 

Daarnaast hebben we inmiddels twee andere producten ontwikkeld, namelijk 360 graden feedback en de Engage UP methode. 360 graden feedback hebben we in samenwerking met de Nyenrode Business Universiteit ontwikkeld en is speciaal gericht op strategisch leiderschap. De Engage UP methode meet de bevlogenheid van medewerkers en biedt inzicht in welke interventies nodig zijn om die bevlogenheid te faciliteren en te stimuleren.

Hoe verloopt de Team UP methode in de praktijk? 

We bieden bijvoorbeeld een Team UP programma aan, waarbij we gedurende een jaar samenwerken met het hele team en de manager(s) om een happy high performing team te creëren. We beginnen altijd met een Team UP teamanalyse, waarbij alle teamleden een online vragenlijst invullen die volledig anoniem is. Er worden vragen gesteld over hoe teamleden momenteel het team ervaren, wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Op deze manier verzamelen we zowel kwantitatieve als kwalitatieve informatie. Deze kwantitatieve informatie wordt weergegeven in een toegankelijk dashboard voor het team.

Wat betreft de kwalitatieve informatie, wordt er door een getrainde teamanalist een analyse gemaakt van alles wat er wordt gezegd op tien verschillende ontwikkelaspecten uit de Team UP methode. Deze analyse geeft een duidelijk beeld van de huidige staat van het team en hoe teamleden dit zelf ervaren. Op basis hiervan organiseren we een eerste team-dag waarop we de resultaten uitgebreid bespreken met het team. Doordat in de Team UP Teamanalyse al benoemd wordt wat er goed gaat en waar de uitdagingen zitten, wordt het voor teamleden gemakkelijker om te reageren en aan te haken op punten die voor hen belangrijk zijn. Het gesprek wordt snel geopend en het wordt duidelijk wat er speelt binnen het team. Op basis van de besproken punten stellen we samen met het team een agreement- en action plan op, waarin de belangrijkste onderwerpen staan die we willen aanpakken en hoe we dit gaan doen. Gedurende het jaar hebben we vaste Team UP meetings waarin we hier steeds verder aan werken, totdat we zeker weten dat het team optimaal functioneert. Tijdens dit proces bieden we coaching aan de leidinggevende, coachen en begeleiden we het team en houden we nauwlettend in de gaten hoe het team presteert. Halverwege en aan het einde meten we of er daadwerkelijk verbeteringen zijn opgetreden.

Ik zag op jullie website dat je een vergelijking maakte met topsport, kan je dit uitleggen?

Zeker, in de topsport is het niet alleen belangrijk om goede spelers te hebben, maar ook om een sterke teamspirit en een goede samenwerking te hebben. Dit zorgt ervoor dat het team optimaal functioneert. Ik heb samengewerkt met een zwemcoach die zei: “Om topprestaties te leveren, moet je niet ongeveer weten wat het probleem is en wat de oplossing is, maar je moet het precies weten.” Dit is precies wat we proberen op te lossen met de Team UP methode, door in kaart te brengen wat er goed gaat, wat er verbeterd moet worden en hoe dit te bereiken is. Zo werken we heel gericht aan verbetering van het team en meten we concreet de voortgang van het teamproces.

Om welke reden hebben jullie een Virtueel Assistent ingeschakeld?

Je wilt groeien, maar tijd is het grootste obstakel. Als ondernemer heb je veel ideeën en kan je veel zelf uitvoeren, maar het gevaar is dat je alles zelf blijft doen, wat je groei belemmert. Dit was de reden voor ons om enkele taken uit te besteden.

Welke taken nemen de VA’s jullie uit handen?

Spin in het web

Het begon zo’n zeven jaar geleden met Marjolein die mij hielp met mijn agenda en afspraken. Dit beviel erg goed en ik merkte de meerwaarde van het uitbesteden van taken. Toen bleek dat er ook veel backoffice taken waren die we beter konden uitbesteden, is virtueel assistent Mariëlle ook ons team komen versterken. Eén van de belangrijkste taken die zij vanaf dat moment overnam, was bijvoorbeeld het versturen van alle vragenlijsten die KeyQuest afneemt. Op dit moment neemt Mariëlle ook mijn agenda waar, omdat het handiger bleek om dezelfde VA hiervoor te hebben en Mariëlle had de ruimte om beide taken op zich te nemen. Inmiddels hebben we ook een aantal Team UP Teamcoaches opgeleid, waarvoor veel planning nodig is, en Mariëlle neemt dit ook op zich. Daarnaast doet Mariëlle ook de projectadministratie, facturatie en financiële afstemming met alle teamcoaches. Mariëlle is hiermee steeds meer een spin in het web bij KeyQuest, wat ontzettend fijn en van groot belang is. 

Online marketing

Daarnaast heb ik een achtergrond in marketing en merkte ik dat de focus op online marketing steeds belangrijker werd voor mij. Hoewel ik precies wist wat ik wilde, lukte het me niet om er regelmaat in te krijgen vanwege tijdgebrek. Daarom heb ik dit aan Moneypenny overgelaten en vrijwel meteen kwamen jullie met Bonnie. Zij helpt ons nu met het online marketinggedeelte. Samen met Bonnie stel ik een contentplanning op voor de hele maand en zij zorgt ervoor dat de content frequent en op tijd wordt geplaatst en gedeeld via onze sociale media, en dat onze e-mailcampagnes tijdig worden verzonden. Als ik een idee heb voor de contentcreatie, geef ik dit snel via een spraakmemo door aan Bonnie (vaak stuur ik een begeleidend artikel of andere achtergrondinformatie mee) en zij zoekt de juiste visuals en maakt er iets moois van. Soms herinnert Bonnie mij eraan als ze input nodig heeft voor het creëren van content, en dan ga ik er direct mee aan de slag. Het is geweldig om op deze manier structuur te krijgen en te behouden. Inmiddels coördineert Bonnie alle content die wij ook samen met de Team UP Teamcoaches en andere content creators ontwikkelen en draagt zij zorg voor een heldere maandelijkse rapportage van onze learnings en resultaten op het gebied van online marketing. Op basis hiervan kan ik samen met haar snel en effectief bijsturen.  

Huisstijl

Onze volgende stap is om samen te werken met VA Tamara om onze huisstijl te bewaken, zodat er consistentie is in alle werkprocessen binnen KeyQuest, zoals slides van presentaties, communicatie naar klanten, de website, enzovoort. Dit zou te veel tijd in beslag nemen als ik dit zelf zou doen. Op dit moment ben ik echter nog aan het sparren met een marketingstrateeg, dus om dubbel werk te voorkomen, heb ik besloten om het proces met Tamara in te zetten nadat ik met de marketingstrateeg klaar ben.

Hoe verlopen de samenwerkingen met onze VA’s?

Uitstekend. Wij zijn een moderne organisatie en hebben er bewust voor gekozen geen kantoor te hebben. In principe doen wij alles met het hele team virtueel en dat verloopt heel soepel. Los van de virtuele samenwerkingen zijn wij uiteraard wel fysiek aanwezig bij onze klanten. Daarnaast organiseren wij om de zes weken fysieke bijeenkomsten waarbij wij werken aan o.a. verbinding en andere grote thema’s. Deze bijeenkomsten organiseren wij, zodat er vertrouwen is en we vervolgens goed online kunnen samenwerken. Twee of drie keer per jaar komen we met het hele team bij elkaar, waar de VA’s ook meer dan welkom zijn. Uiteraard is dit geheel vrijblijvend.

Heb je nog tips voor andere ondernemers?

Als je wilt groeien als ondernemer, is het belangrijk om kritisch te kijken naar de taken waar je tijd aan besteedt en te overwegen of iemand anders deze taken even goed of zelfs beter kan uitvoeren. Maak een overzicht van deze werkzaamheden en kijk bij Moneypenny of de persoon die je zoekt daar beschikbaar is. Je krijgt zowel kwaliteit als flexibiliteit bij VA’s van Moneypenny en die combinatie werkt perfect.

Meer weten?  

Wil je meer weten over KeyQuest? Bezoek dan hun website. Overweeg je ook om samen te werken met een virtueel assistent? Ga dan naar de virtuele assistentie pagina voor meer informatie en onze tarieven, of plan direct een vrijblijvend gesprek in met Marianne om te sparren.