Marnix over het verschil tussen een VA en iemand op kantoor

Kan je iets vertellen over je bedrijf? 

Zeker! Mijn werk is eigenlijk een mix van drie verschillende bedrijven. Het eerste is Schoeman Consultants, een huisvestingsadviesbureau. Wij adviseren gebruikers van commercieel, maatschappelijk en zorgvastgoed over hun huisvesting. We zijn geen makelaar, maar heel specifiek actief aan één kant van het spectrum. Onze focus ligt niet op het snel vinden van een ruimte, maar op het zorgvuldig selecteren van een locatie die zowel nu als in de toekomst perfect aansluit bij de behoeften van onze klanten. Daarnaast heb ik samen met twee compagnons een ontwikkelbedrijf, waarmee we woningen in Nederland ontwikkelen. En samen met een andere compagnon run ik een detacheringsbureau. Hier bemiddelen we technici binnen vastgoed, civiele techniek en installatietechniek. 

Waarom wilde je een VA inschakelen? 

We hebben eerder een aantal pogingen gedaan met een officemanager op kantoor, maar dat bleek niet de ideale oplossing. We zochten eigenlijk een ‘schaap met vijf poten’ – wat natuurlijk erg lastig te vinden is. Het werk wat wij uit handen kunnen geven is erg specifiek en verschillend. Helaas konden we niet alle taken kwijt bij de kandidaten of waren ze erg afwachtend. Uiteindelijk besloten we om iemand te zoeken die dit op afstand kan doen. 

Wat is voor jullie het grootste verschil tussen een VA en iemand op kantoor? 

Het grootste verschil zit in de flexibiliteit en expertise. Bij Moneypenny hebben we toegang tot een pool van VA’s met verschillende vaardigheden. Als Stephanie bijvoorbeeld ergens niet uitkomt, kan ze sparren met collega-VA’s. Dat is enorm waardevol. 

Welke taken neemt Stephanie uit handen? 

Stephanie regelt het complexere agendabeheer, doet uitzoekwerk voor bijvoorbeeld reizen en verzorgt algemene e-mails en administratieve taken. Daarnaast gaat ze ons binnenkort ook ondersteunen met social media. 

Hoe ervaar je de samenwerking op afstand? 

Over het algemeen communiceren we via WhatsApp en dat werkt prima. In het begin hadden we wekelijkse calls, maar dat is nu eigenlijk niet meer nodig. Onze samenwerking verloopt erg soepel; we hebben aan een half woord genoeg. Daarnaast is Stephanie heel proactief. Ze wacht niet af tot wij werk aanleveren, maar ziet zelf wat er moet gebeuren en pakt het op. Stephanie werkt efficiënt, is helder in haar communicatie en helpt ons ontzettend vooruit. 

Zijn er ook nadelen aan een VA die op afstand werkt? 

Voorheen was het lastig om tijdens vergaderingen notulen en actiepunten vast te leggen, maar met de huidige AI-tools is dat opgelost. Voor het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor zou het soms handig zijn om iemand fysiek aanwezig te hebben, maar dat weegt niet op tegen de voordelen van een VA. Taken zoals afspraken maken met de tuinman kunnen ook prima op afstand worden geregeld. 

Hoe is je ervaring met Moneypenny? 

Tijdens mijn eerste gesprek met Marianne en Stephanie voelde het meteen goed. Ik vond jullie via internet en sprak ook met een concurrent, maar het gesprek met jullie gaf mij direct een goed gevoel. Daarnaast waren ook jullie voorwaarden uitstekend, dus de keuze was snel gemaakt. Wat ik vooral waardeer, is de goede prijs-kwaliteitverhouding en de flexibiliteit die jullie bieden. Het is heel fijn dat je eenvoudig kunt op- en afschalen qua uren. Soms hebben we een maand met minder werk en soms juist meer en Stephanie speelt hier altijd flexibel op in. Dat maakt de samenwerking ontzettend prettig. 

Zou je andere ondernemers aanraden om met een VA te werken? 

Ja, 100%! Vooral voor ondernemers met een kleiner team die geen fulltime ondersteuning nodig hebben, is een VA ideaal. Het scheelt je enorm veel tijd en stress. Je hebt niet het gevoel dat je iemand op kantoor ‘aan het werk moet houden’, wat bij een vaste medewerker soms wel zo is. 

“Een VA biedt een flexibele oplossing, zeker als je zoals wij veel onderweg bent voor klantafspraken. Het is efficiënt, professioneel en neemt echt werk uit handen. Ik kan het van harte aanbevelen.”

Meer weten?    

Bekijk de website van Schoeman Consultants als je meer wil weten over hun dienstverlening. Ben je ondernemer en overweeg je ook om samen te werken met een virtueel assistent? Ga dan naar de virtuele assistentie pagina voor meer informatie en onze tarieven of plan direct een vrijblijvend gesprek in om te sparren.