“Het flexibele abonnement is een pluspunt; we kunnen het eenvoudig opschalen tijdens piekmomenten gedurende het jaar, zoals bij evenementen of ticketverkopen.”
Wij interviewden Duke van Q-dance. Zij organiseren grootschalige hard dance-evenementen, met als grootste evenement Defqon.1. Hierdoor stroomt hun inbox regelmatig vol met vragen, en daarom hebben ze het verwerken daarvan uitbesteed aan een team van virtueel assistenten van Moneypenny. Benieuwd naar deze samenwerking? Lees dan snel verder.
Absoluut, Q-dance organiseert grootschalige hard dance-evenementen, voornamelijk gericht op hardstyle. Onze grootste evenementen zijn: Defqon.1, Qlimax en X-Qlusive Holland. Met zo’n 50 medewerkers coördineren we deze feesten, waarvan Defqon.1 onze grootste focus heeft. Defqon.1 is het grootste dance-evenement van Nederland, met 100.000 unieke bezoekers verspreid over vier dagen. Dit is het feest waar iedereen het hele jaar naar toe werkt. Naast onze eigen evenementen in Nederland hebben we ook een eigen stage op Tomorrowland en hosten we shows in Thailand, Duitsland en Oostenrijk.
Het begon met de enorme drukte rond Defqon.1. Dit grootschalige evenement trekt veel bezoekers, waarvan de meesten ook op de camping verblijven. Voor hen is het echt een mini-vakantie. Deze situatie leidde tot een aanzienlijke toename van klantvragen, variërend van eenvoudige tot zeer doordachte vragen. Vooral in de aanloop naar het evenement bleven de vragen binnenstromen, waardoor het intern niet meer haalbaar was om alle e-mails tijdig te beantwoorden. Naast Defqon.1 hebben we ook ons eigen online platform met een membership waarvoor intensief klantcontact nodig is. Met daarnaast nog andere evenementen was het overduidelijk dat we dit niet allemaal intern konden afhandelen. Daarom namen we de beslissing om dit extern op te vangen.
Het team bestaat uit vier virtuele assistenten en zij zijn vooral bezig met het beheer van de infomail, dit is behoorlijk tijdsintensief. Hoewel er piekmomenten zijn, stromen er dagelijks veel e-mails binnen. Dit zijn vragen van “Hoe laat kan ik de camping op?”, tot aan “Mag mijn huisdier mee naar het festival?”. De virtueel assistenten beantwoorden de e-mails, maar signaleren ook terugkerende onderwerpen. Deze informatie spelen ze door naar hun contactpersoon bij Q-dance. Daarnaast stellen ze op basis van de ontvangen e-mails FAQs op en automatiseren ze algemene reacties. Kortom, ze verzorgen het volledige plaatje van de algemene inbox.
Een voormalige collega van ons heeft een vriendin die als virtueel assistent bij Moneypenny werkt. Vanaf dat moment, zomer 2020, is het balletje eigenlijk gaan rollen. Inmiddels werken we alweer 3 jaar met VA’s van Moneypenny.
De samenwerking verloopt erg soepel. Zowel wij als jullie hebben een sterke focus op digitaal werken, waardoor fysieke aanwezigheid niet noodzakelijk is. Mijn collega Steffie heeft wekelijks een call met de virtuele assistenten, waarna ze direct aan de slag kunnen. Dit werkt voor ons uitstekend.
We ervaren dit als zeer positief. Niet voor niets zijn we al sinds de zomer van 2020 klant. We zochten specifieke virtuele assistenten, gezien de unieke vragen van ons grote festival. Het is daarom handig als de VA’s bekend zijn met dancefestivals en hierop heeft Moneypenny ze uitstekend gematcht. Het flexibele abonnement is een pluspunt; we kunnen het eenvoudig opschalen tijdens piekmomenten gedurende het jaar, zoals bij evenementen of ticketverkopen. Mocht het team zelfs te klein worden tijdens piekmomenten, dan heeft Moneypenny altijd back-up VA’s klaarstaan.
Zeker weten, het hangt natuurlijk af van de bedrijfscultuur, maar ik zou het absoluut aanraden. Vooral als communicatie niet je kernactiviteit is, is uitbesteden ideaal. Wij ervaren een plezierige samenwerking en zijn erg tevreden. Het contact verloopt soepel, de workflow blijft goed op gang en het geheel functioneert als een goed geoliede machine.
Wil je meer weten over Q-dance? Bezoek dan hun website. Overweeg je ook om samen te werken met een virtueel assistent? Ga dan naar de virtuele assistentie pagina voor meer informatie en onze tarieven, of plan direct een vrijblijvend gesprek in om te sparren.
Maak digitaal kennis en stel al je vragen. Of lees meer over onze VA-service.
(020) 42 60 760 
