Mijn werk bestaat primair uit het voeren van gesprekken met ondernemers die overwegen een Virtuele Assistent (VA) van Moneypenny in te schakelen. Daarom weet ik uit de eerste hand welke afwegingen er spelen bij potentiële opdrachtgevers. Een van de meest gehoorde vragen is: “Welke taken zijn geschikt om bij een VA neer te leggen en wat moet ik vooral zelf blijven doen?”.
Goed delegeren begint bij jezelf, zo is mijn stellige overtuiging. Dus, mijn wedervraag als ondernemers van mij willen horen welke taken ze het beste bij een VA kunnen neerleggen is: “Waar wil je zelf je werkdag mee vullen?”. En laat nou een van mijn opdrachtgevers voor deze vraag een handig model hebben ontwikkeld (EOS – Delegate and Elevate ™) dat jou kan helpen om inzicht te krijgen in waar jouw kracht (en dus prio) ligt. In het EOS model verdeel je de taken die je momenteel zelf uitvoert over 4 kwadranten:
Vooral kwadrant 3. is verraderlijk, want als ondernemer ben je nu eenmaal in veel dingen goed, dus ook in bepaalde taken waaraan je een broertje dood hebt. Leg die desondanks bij een ander neer, jouw tijd is immers veel te kostbaar. De werkzaamheden uit kwadrant 4 spreken voor zich: direct mee stoppen!
Het scheelt al dat jouw VA je agenda gaat beheren, maar zou het niet geweldig zijn als ze jou ook zou kunnen helpen met het binnenhalen van nóg meer klanten? En dan heb ik het niet over koude telefonische verkoop plegen, maar wel over het invoeren in je contactenlijst van al die visitekaartjes die in je la liggen. En als jij dan op die visitekaartjes schrijft welke relaties ze kan bellen voor een afspraak n.a.v. een ontmoeting op een congres, dan heb je twee vliegen in een klap. Je appt de foto’s van je visitekaartjes naar je VA en ze kan direct aan de slag.
Mijn boodschap: beperk je niet tot taken die jij gaat overdragen aan je VA, maar wees creatief en tover dat wensenlijstje tevoorschijn van taken die nu nog niet worden uitgevoerd, maar die wel noodzakelijk zijn, wil je serieuze stappen maken met je bedrijf. En denk ook eens aan taken die collega’s ‘erbij doen’, waardoor ze afgeleid worden van waar ze voor aangenomen zijn. Zo werd ik onlangs gebeld door een salesbedrijf die dagelijks voicelogs moesten uploaden op een site. Dat kost de salesmensen 5 uur per week en vinden ze verschrikkelijk om te doen. Zij gaan nu hiervoor een VA inzetten. Klik hier voor een inspiratielijst van taken voor een VA.
Heb je een totaaloverzicht van taken die je door een VA wil laten uitvoeren, doe dan voor alle zekerheid nog een extra check op de volgende dimensies:
Heb jij vragen (of twijfels) over het inzetten van een VA? Wees dan van harte welkom bij een van de ontbijtsessies die wij in oktober en november organiseren rondom het thema Virtuele Assistent. Meer info en inschrijven. Deelname is kosteloos.
Wil je jouw bedrijf een boost geven en ben je klaar voor exponentiële groei? Neem dan contact op met EOS in Nederland.
(020) 42 60 760 
