In de afgelopen jaren heeft er een verschuiving plaatsgevonden naar nieuwe werkmethoden die ons in staat stellen om productiever en flexibeler te zijn. Eén van die methoden is asynchroon werken, waarbij teamleden niet gelijktijdig ergens aanwezig hoeven te zijn om taken uit te voeren. Deze aanpak biedt talloze voordelen die de manier waarop we werken en samenwerken verandert. In dit blogartikel lees je waarom asynchroon werken productiever en leuker is en hoe jij daar als werkgever op kan inspelen.
Toen iedereen nog binnen de aloude 9-5 kaders op kantoor werkte, was de natuurlijke neiging om ‘synchroon’ te werken. Bij deze werkvorm ligt de nadruk op real-time samenwerken. Logisch ook, want als iedereen bij elkaar is, is het wel zo efficiënt om kennis en informatie ter plekke met elkaar te delen tijdens vergaderingen, telefoongesprekken of persoonlijke interacties. In de coronatijd was het mooi om te zien dat de meeste organisaties dankzij alle technische hulpmiddelen gewoon konden doordraaien. Wat ook naar voren kwam, is dat veel organisaties doorgingen alsof ze op kantoor werkten, maar dan vanuit huis, op basis van de traditionele 9-5 patronen en vergadercultuur.
Asynchroon werken verwijst naar een manier van werken waarbij taken en communicatie niet noodzakelijkerwijs synchroon of gelijktijdig plaatsvinden. In plaats daarvan kunnen mensen individueel op hun eigen tempo en op verschillende tijdstippen aan hun taken werken, zonder afhankelijk te zijn van directe interactie met anderen. Deze werkstijl wordt mogelijk gemaakt door de beschikbaarheid van digitale samenwerkingstools en technologieën, zoals e-mail, chatberichten, projectbeheersystemen en cloudopslag. Met behulp van deze tools kunnen informatie worden uitgewisseld en taken worden toegewezen zonder dat de betrokkenen op hetzelfde moment beschikbaar hoeven te zijn.
Het voordeel van asynchroon werken is dat het flexibiliteit biedt aan individuen. Ze kunnen hun tijd indelen en zich concentreren op taken zonder constant onderbroken te worden. Dit kan de productiviteit verhogen en de werkdruk verminderen. Asynchroon werken stelt mensen ook in staat om in verschillende tijdzones te werken of rekening te houden met persoonlijke verplichtingen buiten het werk.
Asynchroon werken is bij Moneypenny de basis van ons remote (samen)werken model en vormt het uitgangspunt voor het ontwerp van al onze werkprocessen. Ook onze virtual assistance service is rondom het principe van asynchroon werken vormgegeven. Wij sturen dus niet op ‘aanwezigheid’, oftewel beschikbaarheid van VA’s binnen bepaalde tijdsblokken, maar op deadlines, doorlooptijden en service levels. Zo maken we afspraken over de frequentie van het checken van inboxen en andere communicatiemiddelen (bijvoorbeeld inboxen 2 keer per dag) en weten onze opdrachtgevers dat taken uiterlijk binnen 24 uur worden opgepakt. Dit geeft VA’s ontzettend veel vrijheid en flexibiliteit om regie over hun dag te pakken. En onze opdrachtgevers weten waar ze aan toe zijn. Heeft een klus haast, dan kan een opdrachtgever de VA een appje sturen of het uitkomt, maar kan er ook voor kiezen om die betreffende klus zelf te klaren.
Het mes snijdt aan meerdere kanten: opdrachtgevers profiteren van dagelijkse service bij parttime inzet én een productiviteit die aanzienlijk hoger ligt dan wanneer managementondersteuning op kantoor is georganiseerd. En VA’s bepalen zelf waar en wanneer ze werken. Dit stelt ons in staat om in een krappe arbeidsmarkt toppers binnen te halen en daarmee een hoge kwaliteit van dienstverlening te garanderen.
Bekijk hier onze explainer video over asynchroon werken.
Bij het ontwerp van interne processen kijken we altijd hoe we deze asynchroon kunnen inrichten. Trello vinden wij een ontzettend handige tool voor het inrichten van werkprocessen. De matching van VA’s op opdrachten gebeurt bijvoorbeeld door ons People & Recruitment team, en accountmanagers geven op het Trello bord aan wat ze nodig hebben. Extra informatie wordt via voiceapps gedeeld en niet via live telefoongesprekken. En we hebben de afspraak dat verzoeken voor 12 uur ingediend dezelfde dag nog worden opgepakt en anders de volgende dag. Op deze manier hebben wij het aantal vergaderingen tot een minimum kunnen beperken en vergaderen we meer om van elkaar te leren dan om informatie over de status van opdrachten uit te wisselen (want die kan iedereen op Trello lezen).
Door op deze manier ons werk, communicatie en samenwerken te organiseren hebben wij relatief lage (overhead)kosten en zijn we ultra flexibel. En buiten dat hebben we er als team ontzettend veel lol in om asynchroon werken zo ver mogelijk door te voeren in alles wat we doen.
Als werkgever of manager is het belangrijk om je bewust te zijn van de drijfveren van je medewerkers. Medewerkers geven er vaak de voorkeur aan om hun leven rondom hun werk te organiseren in plaats van rondom vergaderingen. Mijn tip is om je medewerkers zoveel mogelijk keuzevrijheid te geven wat betreft de tijd en plaats van het werk. Als het werk locatiegebonden is, is het de moeite waard om de mogelijkheden van zelfroostering te onderzoeken.
Je hoort me echter niet zeggen dat je geen kantoor moet hebben. Naar mijn mening is kiezen voor het hybride model het beste van twee werelden, omdat niet iedereen op afstand kan of wil werken. Veel mensen vinden het juist prettig om een duidelijke scheiding tussen werk en privé te hebben en op een externe locatie, zoals een kantoor, te werken. Of je nu wel of niet voor een kantoor kiest, mijn advies is om in alle gevallen de principes van asynchroon werken in je organisatie toe te passen. Dit betekent het minimaliseren van vergaderingen en het optimaliseren van werkprocessen en de manier waarop kennis en informatie worden gedeeld.
Wil je meer weten over asynchroon werken, hybride werken of remote werken? Aarzel niet om contact met mij op te nemen. Ik spar graag met je over de uitdagingen van deze nieuwe manieren van werken binnen jouw organisatie. Je kunt ook het boek ‘Hybride Wérkt’ bestellen, dat ik samen met Susan Smulders heb geschreven.
(020) 42 60 760 
