Interview met Virtuele Assistent Sharmila – van office management tot boekhouding en privézaken, zij regelt het allemaal!

Door: Marianne Sturman

Sharmila is fulltime Virtuele Assistent – persoonlijke assistent op afstand – bij Moneypenny en werkt voor maar liefst 4 vaste opdrachtgevers. Voor de ene klant regelt ze op zaterdag nog even een vlucht naar de VS en voor de andere verzorgt ze de financiële administratie, voor weer een andere klant het office management. Hoe dat allemaal in zijn werk gaat en wat het haar klanten oplevert dat zij op afstand en niet op kantoor werkt lees je in dit interview.

Hoe verdeel jij je tijd tussen al je klanten? Werk je de ene dag voor de een en de andere dag voor de ander?

Nee joh, natuurlijk niet. De kern van het vak van VA is dat je iedere klant dagelijks ondersteunt. Anders kan de klant net zo goed een parttimer op kantoor inhuren.

Het toverwoord is flexibiliteit van beide kanten! Ik ben flexibel, maar mijn klanten net zo goed. Het werkt zo: al mijn klanten weten dat ik ook voor andere klanten werk en dat vinden ze prima. In de praktijk betekent het dat ik iedere dag letterlijk 4 telefoons op mijn bureau heb liggen en meerdere schermen tegelijk open heb staan. Als ik voor de een aan het werk ben en de ander belt, dan neem ik gewoon op. Deze werkwijze hanteer ik, waar ik ook ben. Zo ook als ik bij een van mijn opdrachtgevers op kantoor ben. Iedereen weet dat het zo werkt en iedereen profiteert ervan.

Voor wat voor soort klanten werk je en welke taken delegeren ze aan je?

Mijn klanten zijn zeer divers en dat vind ik ook heel erg leuk! Ik werk bijvoorbeeld voor een directeur van een groot pensioenbedrijf. Ik doe van alles voor haar: controleren van facturen, inplannen van beoordelingsgesprekken, agendabeheer, zakenreizen boeken én privézaken.

Voor een investeringsmaatschappij in Amsterdam waar ik voor werk regel ik ook de agenda’s en doe ik sinds kort ook een stuk financiële administratie.

Mijn andere klant is een consultancy bureau, ook gevestigd in Amsterdam. Daarvoor doe ik écht het hele officemanagement, lees: alles waar zij geen tijd voor hebben. Dat kan zijn het regelen van een schoonmaakbedrijf, contracten voor nieuwe medewerkers verzorgen of verzekeringen, factureren, inboeken van inkomende facturen, urenregistratie, noem maar op.

Tot slot werk ik voor een softwarebedrijf in Houten. Daar ben ik eigenlijk uitsluitend bezig met financieel-administratieve taken.

Werk je altijd op afstand, vanuit je thuiskantoor?

Nee, ik werk gemiddeld 2 dagen per week buiten de deur bij de klant op kantoor. De rest werk ik vanuit thuis. Ik hou van die afwisseling.

Waarom willen klanten dat je soms toch op kantoor komt?

Voor de meeste taken is het niet nodig om naar kantoor te komen, omdat veel online geregeld kan worden. Er zijn soms kantoor gebonden taken, bijvoorbeeld facturen die verwerkt moeten worden die per post binnenkomen. De klant vindt het fijn als ik dan kom om dat op kantoor te doen, dan hoeven zij niks in te scannen.

Een andere reden om naar kantoor te gaan is gewoon omdat sommige klanten het prettig vinden om mij te zien, zodat we face2face dingen kunnen doorspreken. Een kwestie van smaak dus.

Een van mijn klanten heeft wel een kantoor, maar daar zitten weinig mensen, omdat ze meestal bij hun klanten zijn. Als ik er dan ben, zijn de mensen die er wel zijn altijd helemaal blij. Ik zorg dan bijvoorbeeld dat ik wat lekkers meeneem voor bij de koffie en de voorraden aanvul. Daar doe ik ze echt een plezier mee, terwijl ik er voor het werk niet hoef te zijn, hoor.

En verder word ik altijd voor alle bedrijfsuitjes uitgenodigd. Ik vind dat zelf ook leuk, ik ben en voel mij echt collega bij al mijn klanten.

Het klinkt alsof je altijd aan het werk bent, hoe hou je al die ballen in de lucht en hoe zit het met je werk-privé balans?

Het mooie van deze manier van werken is dat de flexibiliteit die ik heb mij de mogelijkheid geeft om privé meer te doen dan ik ooit zou kunnen doen als ik in een 9-5 kantoorbaan zou zitten. Ik werk fulltime, maar zo voelt het niet.

Als mijn zoontje mij bijvoorbeeld overdag nodig heeft voor iets, dan kan ik mijn werk even opzij zetten om met hem te zijn. Dan maak ik ’s avonds wat dingen af. En het voelt nooit als spijbelen, omdat zowel ik als mijn klanten weten dat het werk altijd afkomt.

Met mijn klant, directeur bij een pensioenfonds, heb ik de afspraak dat ze me ook in het weekend mag benaderen voor spoeddingen. Ik vind dat geen enkel punt en ik doe haar er een enorm plezier mee.

Zijn we nog iets vergeten te vragen wat je mee wil geven aan de lezers van dit interview?

Als je flexibiliteit geeft aan je medewerkers krijg je er ook veel voor terug. Het feit dat ik ook buiten de reguliere kantoortijden en –dagen voor mijn klanten werk als zij daar behoefte aan hebben is daar het levende bewijs van.

En het allerleukste vind ik dat al mijn klanten weten dat zij mij met elkaar ‘delen’. En in plaats van daar het probleem van in te zien, zien ze er het voordeel van. Echt tof! Nu ik er zo over nadenk is deze manier van werken eigenlijk een mooie vorm van share economy.