Veelgestelde vragen over onze Virtual Assistance

Herken jij je in één van de onderstaande situaties:

• Kom je niet toe aan het ‘echte’ werk?
• Verlies je te veel tijd aan zaken waar jij je liever niet mee bezig houd?
• Is het werk te veel voor jou alleen, maar neem je liever niemand in dienst?
• Kom je tijdelijk handen tekort of heb je ondersteuning nodig bij bepaalde zaken? 
• Besteed je te veel tijd aan werk en lijdt jouw privésituatie daaronder?
• Heb jij een vacature die je niet gevuld krijgt?
• Zoek je een oplossing voor het uitvoeren van bepaalde zaken binnen jouw organisatie?

Dan is een Virtual Assistent iets voor jou. Van solo-entrepreneurs tot grote bedrijven, actief in allerlei branches, onze Virtuele Assistenten kunnen overal worden ingezet. Wij zorgen altijd voor de perfecte match.

Tijdens de kick-off sessie, als onderdeel van onze service, maken we duidelijke afspraken over de samenwerking en digitale communicatie met je VA op afstand. Onze VA's passen zich aan aan de ICT-tools en apps die onze opdrachtgevers al gebruiken, aangezien de meeste opdrachtgevers al specifieke keuzes hebben gemaakt op dit gebied. We hebben geen vast Moneypenny-systeem voor samenwerkingstools; onze VA's hebben ervaring met verschillende tools en leren snel nieuwe tools als dat nodig is.

Dit vinden we bij Moneypenny een heel belangrijke vraag. Je Virtuele Assistent sluit een (arbeids)overeenkomst met ons, waarin deze kwesties nauwkeurig zijn vastgelegd en met een boete afdwingbaar zijn. Daarnaast heeft Moneypenny een thuiswerkprotocol: een juridisch reglement dat specifieke eisen stelt aan de thuiswerkplek en de informatiebeveiliging. Zo worden jouw data alleen opgeslagen op jouw eigen bedrijfsserver of ons beveiligde online platform Moneypenny Meetingpoint – nooit op de harde schijf van de Virtuele Assistent. Wil je hier meer over weten? Als je een mailt stuurt naar info@moneypenny.nl, sturen wij je het thuiswerkprotocol toe.

Ja, veel van onze opdrachtgevers verstrekken een e-mailaccount aan hun Moneypenny-VA('s) met het domein van hun bedrijf. Tijdens de online kick-off sessie bespreken we dit onderwerp en maken we afspraken over hoe jouw VA namens jouw organisatie naar buiten toe zal communiceren.

Ja natuurlijk! Wij hanteren een opzegtermijn van 1 maand. In een enkel geval kan het gebeuren dat de klik toch niet optimaal is. Moneypenny houdt altijd de vinger aan de pols en vervangt als het nodig is de betreffende online assistent door een collega.

Dat kan! Heb jij grote projecten lopen? Of wil je ondersteuning op een afdeling? Dan kunnen wij een team van VA’s samenstellen die een afdeling of project deels of in zijn geheel overnemen. Wij selecteren alle vaardigheden die nodig zijn en koppelen jou aan de juiste VA’s. Op die manier beschik jij altijd over de juiste capaciteit.

Ja. Als je een abonnement neemt, wordt je VA(-team) zorgvuldig geselecteerd op basis van jouw eisen en wensen. Daarbij heb je zelf het laatste woord. Je werkt dus altijd samen met dezelfde Virtuele Assistent (of team van VA's), onder verantwoordelijkheid van Moneypenny.

Mocht jouw VA, om wat voor reden dan ook, uitvallen, dan garanderen wij de continuïteit van onze dienstverlening met een even deskundige invaller.

Ja, alle vormen van (persoonlijke) communicatie zijn mogelijk met je Moneypenny Virtuele Assistent. Naast e-mail kun je je VA telefonisch en via WhatsApp bereiken via haar Moneypenny zakelijke telefoonnummer. Je kunt ook andere tools gebruiken, zoals Slack, Teams, Google Meet, Zoom, en meer. Tijdens de kick-off sessie, die wordt georganiseerd door jouw Moneypenny accountmanager aan het begin van onze samenwerking, bespreken we uitgebreid de wijze waarop je met je VA gaat communiceren.

Ook dan kun je altijd een beroep doen op Moneypenny. Wij zetten dan tijdelijk een andere uitstekende VA in. Heb je een specialist nodig in een bepaald vakgebied? We hebben een fantastische poule van hooggekwalificeerde remote professionals.

Absoluut! Onze maandelijkse factuur bevat een helder overzicht van de gewerkte uren, inclusief gedetailleerde notities van je Virtuele Assistent. Bovendien kun je indien gewenst toegang krijgen tot ons urenregistratiesysteem, zodat je de boekingen van je VA real-time kunt volgen.

Nee, uren kunnen niet worden meegenomen naar de volgende maand. Onze Virtuele Assistenten reserveren maandelijks de uren van je abonnement, wat hen zekerheid geeft over hun inkomen en jou over hun beschikbaarheid. Het mooie van ons abonnementssysteem is dat de uren binnen de maand flexibel kunnen worden besteed. Als er ruimte over is, zal je VA je daar gedurende de maand op wijzen, zodat je extra werk kunt opdragen en maximaal kunt profiteren van je beschikbare uren.

Er geldt een uitzondering op het doorberekenen van het vaste maandabonnement wanneer je gedurende 2 of meer aaneengesloten weken zelf met verlof bent. In dat geval factureren we alleen de uren die door je virtuele assistent in die specifieke maand zijn gewerkt.

Bij Moneypenny boeken we onze tijd per minuut, in tegenstelling tot sommige zakelijke dienstverleners die werken in blokken van 10 of 15 minuten. Onze Virtuele Assistenten houden nauwgezet hun tijd bij en registreren alle tijd die ze voor je aan het werk zijn in ons urenregistratiesysteem. Dit omvat ook tijd besteed aan WhatsApp-berichten, telefoongesprekken en online overleg.

Nee, bij ons hoef je geen werkdagen of -tijden met je VA af te spreken. Ons abonnementsysteem werkt als een urenbundel, waarbij de VA dagelijks voor je aan de slag gaat. We bieden servicelevels zoals het dagelijks checken van de inbox, een snelle reactie op berichten en het uitvoeren van taken binnen 24 uur. Let op: Continu beschikbaar zijn voor spoedklussen is niet standaard inbegrepen. Wil je toch vaste werkblokken afspreken? Neem contact op met je Moneypenny accountmanager voor overleg.

Ja, je kunt je abonnement pauzeren, hoewel dit eigenlijk gelijk staat aan stopzetten van je abonnement. Wanneer je na de pauze weer terugkomt als klant, kunnen we kijken of jouw vaste VA nog beschikbaar is, maar we kunnen dit niet garanderen. Uiteraard matchen we je in dat geval graag aan een van onze andere VA-toppers.

Nee, we geven onze Virtuele Assistenten geen toegang tot het uitvoeren van betalingen met bedrijfsbankpassen van onze opdrachtgevers. Je kunt je VA echter wel autoriseren om betalingen klaar te zetten bij onze bank. Als alternatief kun je je VA een zakelijke creditcard verstrekken, ingesteld met een vooraf bepaald limiet. In beide gevallen stellen we altijd een gebruiksovereenkomst op om de voorwaarden te formaliseren.

Ja, je kunt van abonnement wisselen, en dit kan per kalendermaand. Je hebt de flexibiliteit om zowel naar een groter als naar een kleiner abonnement over te stappen. Neem contact op met je accountmanager om dit te regelen.