Wytse werkt samen met twee VA’s van Moneypenny

Zou je wat meer over White Sea Studio kunnen vertellen? 

Zeker, mijn bedrijf heeft eigenlijk twee onderdelen. Eén daarvan is actief sinds de oprichting en dit betreft audiotechniek in opnamestudio’s, met diensten als mixen en masteren. Mijn diensten zijn beschikbaar voor iedereen, ongeacht hun locatie, alles kan namelijk online. Mijn bedrijf was in feite al coronaproof voordat dit een term werd. In 2011, toen ik mijn onderneming startte, begon ik meteen op afstand te werken. Het viel me op dat veel collega’s nog steeds vasthielden aan de traditionele manier van werken, klanten moesten fysiek naar de studio komen. Ik dacht bij mezelf; waarom niet gebruikmaken van het internet? Hierdoor wordt het fysiek aanwezig zijn in een studio overbodig. Het enige nadeel van het internet is de overweldigende omvang ervan. Ik moest een manier vinden om mezelf te promoten en klanten te vinden. Een groot gedeelte van het zoekverkeer op het internet gebeurt op YouTube, dit zette mij aan het denken om hier iets mee te doen. Dit leidde tot het tweede aspect van mijn bedrijf. 

Ik beheer nu een YouTube-kanaal waar ik kennis deel over audiotechniek. Dit kanaal is uiteindelijk enorm gegroeid en genereert nu ongeveer de helft van mijn inkomsten. Sommige kijkers worden klanten, terwijl anderen fans worden. In de beginfase was het niet eenvoudig om erkenning te krijgen in de audiowereld, maar YouTube heeft me uiteindelijk een interessant verdienmodel geboden. In mijn video’s ben ik heel transparant over producten, dat kunnen fabrikanten niet altijd waarderen. Echter blijf ik loyaal aan mijn volgers. Uiteindelijk is het dankzij hen dat ik dit podium heb kunnen bereiken. 

Waarom wilde je een VA inschakelen? 

Het grootste struikelblok voor mij was het feit dat mijn ochtenden altijd begonnen met een overweldigende hoeveelheid e-mails. Dit betekende dat ik al enkele uren moest besteden aan het op orde brengen van mijn inbox, voordat ik aan andere taken kon beginnen. Op dat moment had ik eigenlijk al geen zin meer om andere werkzaamheden op te pakken. Eerst was ik nogal stug om iemand anders mijn taken over te laten nemen. De bekende valkuil waar veel ondernemers in terechtkomen, is het idee dat hun bedrijf en werkwijze zo uniek is dat niemand anders deze taken kan overnemen. Ook ik was daarvan overtuigd, maar op een gegeven moment realiseerde ik me dat ik het beter maar kon proberen om taken uit handen te geven dan zo doorgaan. 

Welke taken nemen jouw VA’s uit handen? 

Jasmin en Delia begonnen als eerste met het beantwoorden van e-mails. Deze e-mails komen voornamelijk van artiesten die de mogelijkheid hebben om feedback te geven op mijn werk. Een van de taken van Jasmin en Delia is het opstellen van een to-do lijst op basis van deze e-mails. Hierdoor hoef ik niet langer door de e-mails te bladeren en kan ik meteen aan de slag. Ze zorgen voor een uiterst overzichtelijke werkomgeving voor mij. Ze houden alles voor mij bij, van reviews tot fanmail. Vanwege het hoge aantal dagelijkse e-mails werk ik samen met twee virtuele assistenten om zo de continuïteit nog beter te waarborgen. 

Onlangs zijn ze zelfs begonnen met het bijhouden van de boekhouding. Het voordeel hiervan is dat ze alles al meekrijgen en begrijpen wat er binnenkomt. Als ik een externe boekhouder had ingeschakeld, zou ik veel moeten uitleggen, want die zou geen idee hebben waar het over gaat. In ons geval weten wij met z’n drieën precies hoe het in elkaar steekt. 

Hun proactieve houding maakt het samenwerken erg plezierig. Soms dagen ze me uit met vragen als: “Kan dit niet op een andere manier?”. Dit stimuleert me om anders te denken en dat waardeer ik enorm. 

Hoe is je ervaring met Moneypenny? 

Eerlijk is eerlijk; Moneypenny heeft werkelijk een perfecte match gemaakt. In het begin kreeg ik de profielen van de dames te zien en vond ik het lastig te bepalen of dit wel zou werken, er komen namelijk veel technische aspecten langs. Ik ben tenslotte ondernemer, geen HR-manager. Gelukkig heeft Moneypenny me vanaf het allereerste moment hierin perfect begeleid. Ze stonden klaar om al mijn vragen te beantwoorden, zoals wat voor vragen ik het beste kon stellen aan de dames. In het verleden, als ik ergens een vacature plaatste, kreeg ik geen enkele ondersteuning. Moneypenny daarentegen geeft me de begeleiding die ik nodig heb om de samenwerking met de VA’s tot een succes te maken. 

Wat ik ook erg waardeer, is dat Moneypenny niet over mijn schouder mee zit kijken, maar ze zijn er wanneer dat nodig is. Ik zie ook dat de VA’s goed worden begeleid door Moneypenny, wat ontzettend waardevol is. 

Bovendien heb ik volledig vertrouwen in Moneypenny als het gaat om situaties zoals ziekteverlof of vertrek van een VA; ik weet dat ze dit gelijk zullen oplossen. 

Hoe verloopt jullie samenwerking op afstand in de praktijk? 

Dit gaat erg goed. Eerlijk gezegd vind ik een samenwerking op afstand meer dan logisch. Mijn bedrijf is altijd online geweest en het werkt gewoon heel prettig. Waarom zouden er nog zoveel kantoorpanden vol met mensen moeten zijn? Hoewel ik ze niet persoonlijk ontmoet, werken we ongelofelijk goed samen.  

Zou je andere ondernemers aanraden om met een VA te gaan samenwerken? 

Absoluut, ik zou het aan elke ondernemer aanraden om het in ieder geval uit te proberen. Je weet pas hoe het is als je het daadwerkelijk probeert. Geef het dan wel even de tijd. Binnen een maand kun je niet verwachten dat de samenwerking vlekkeloos verloopt. Het kost tijd om iemand in te werken en aan elkaar te wennen, maar dit is essentieel om van de samenwerking een succes te maken. Het is belangrijk om aan jezelf te denken, rust te nemen en niet altijd maar door te blijven gaan. Een gezonde balans tussen werk en privé is cruciaal en met Moneypenny lukt dat. 

Meer weten?   

Wil je meer weten over White Sea Studio? Bezoek dan hun website. Overweeg je ook om samen te werken met een virtueel assistent? Ga dan naar de virtuele assistentie pagina voor meer informatie en onze tarieven, of plan direct een vrijblijvend gesprek in met Marianne om te sparren.