Virtual assistant gezocht? Moneypenny helpt je uit de brand

Er kunnen verschillende aanleidingen zijn om een virtual assistant in te schakelen. VA’s zijn er ook in alle soorten en maten, net als bij medewerkers op kantoor. Vanwege het woord ‘assistant’ denken mensen bij de term VA vaak aan een secretaresse of executive assistant. Maar dat hoeft absoluut niet, een VA kan ook een specialist zijn in een bepaald vakgebied.

Zijn er taken die je met minimale supervisie kunt uitbesteden? En zijn een of meer van de volgende stellingen op jouw situatie van toepassing? Dan is een vaste VA misschien wat voor jou.

• Je hebt het structureel te druk.
• Je bent (te) veel tijd kwijt aan taken waar je geen energie van krijgt.
• Je bent een beperkende factor voor de groei van je bedrijf, omdat je alles zelf blijft doen.
• Je wil meer declarabele uren draaien en randzaken uitbesteden.

 Virtual assistant gezocht: de voordelen

Steeds meer bedrijven hebben inmiddels ervaren dat ‘kantoorwerk’ prima op afstand gedaan kan worden. Ook office managers, secretaresses, directie assistenten, die normaal gesproken op kantoor werken, hebben ondervonden dat ook hun rol niet (volledig) kantoorgebonden is.

Waarom is het nu juist voor een VA zo slim en handig dat hij/zij op afstand werkt? In een woord: flexibiliteit! Zo zitten er voor jou nog meer (financiële) voordelen aan het werken met een VA, we noemen er een aantal:

• Het inschakelen van een VA kan ook voor kleine taken of slechts enkele uren per week.
• Doordat een VA op afstand werkt, is er geen reistijd en kan hij/zij direct beginnen wanneer je ondersteuning nodig hebt.
• Je kunt met een gerust hart op vakantie, terwijl een professional taken overneemt.
• Uren kunnen flexibel worden ingezet, verspreid over de hele week, op de momenten dat jij hulp nodig hebt, in plaats van 1 of 2 vaste kantoordagen.
• Een VA kan ook buiten vaste kantoortijden voor jou beschikbaar en bereikbaar zijn.
• Geen facturatie op basis van aanwezigheid zoals bij medewerkers op kantoor, maar facturatie op basis van daadwerkelijk gewerkte uren.

Het is goed om je te realiseren dat een virtual assistant een medewerker op afstand is. Dat betekent dat je hem/haar, net als je bij een ‘gewoon’ personeelslid moet aansturen. En dat vraagt iets van jouw leiderschapskwaliteiten! We hebben de volgende tips voor een constructieve samenwerking met jouw VA:

Wekelijkse call

Plan een vast wekelijks overlegmoment met je VA. Bespreek tijdens een 20-minuten durende call wat er voor de komende week gepland staat, de status van lopende acties, aankomende deadlines en eventuele vragen.

Delegeren van taken

Voorzie elke taak van een duidelijke deadline en een tijdsinschatting. Dit voorkomt misverstanden, overbodige vragen en onverwachte resultaten of facturen.

CCC – Check, Chase & Communicate

Zorg voor heldere communicatie met je VA. Bij het verstrekken van een opdracht moet je VA bevestigen dat deze is ontvangen en of de deadline haalbaar is. Als er geen reactie komt, neem dan zelf het initiatief. Goede tweezijdige communicatie is essentieel.

Beschikbaar en bereikbaar voor vragen

Vooral in het begin zal een VA meer tijd kosten. Zorg dat je bereikbaar bent voor vragen en geef aan wanneer je het beste te bereiken bent. Daarnaast neemt een VA contact op als hij/zij vastloopt met een bepaalde taak. Bereikbaar zijn zorgt ervoor dat de werkzaamheden niet stagneren.

Feedback geven en ontvangen

Wees direct in je feedback naar je VA en vraag ook om feedback op jouw werkwijze. Positieve en negatieve feedback zijn beide waardevol.

ICT tips & trucs

Er zijn veel online tools beschikbaar voor het managen van je bedrijf en voor samenwerken op afstand. Kies zelf de tools die het beste bij je passen en laat je VA zich hierop aanpassen. Vraag eventueel je VA om advies over welke tools te gebruiken.

Wil je weten hoe je snel een VA kunt regelen en hoe dit in de praktijk werkt? Je vindt meer informatie op onze virtual assistant dienstenpagina, maar je kunt ook direct een vrijblijvend gesprek plannen. 

Wanneer je kiest voor een VA van Moneypenny, dan profiteer je van veel voordelen. Je hoeft geen tijd te steken in de werving en selectie van jouw VA en ook de continuïteit is gewaarborgd. Daarnaast helpen wij met het scherp krijgen van jouw specifieke behoefte/vraag en selecteren we de virtuele assistent die het beste bij jou past uit onze poule van professionals. Zo is er voor bijna elke wens een oplossing, daar houden we van bij Moneypenny!