Interview met opdrachtgever Ruben Klerkx: “Mede dankzij mijn Virtuele Assistent is mijn bedrijf zo hard gegroeid.”

Ik ben Ruben Klerkx. Samen met compagnon Laura Jorna hebben wij The Creators Company, een Creative Agency gevestigd in Leiden. We reizen het hele land door om mensen en organisaties te helpen bij het bedenken, ontwikkelen en realiseren van waardevolle ideeën. Dat doen we door veel events en trainingen te organiseren.

Ik startte de samenwerking met mijn VA alweer twee jaar geleden, toen ik als freelancer en éénpitter Bizar Bijzonder opzette. Ik kreeg toen al vaak de vraag: “Huh, maar kan dat dan nu al? Een Virtuele Assistent? Heb je al zoveel werk?!” Maar ik geloofde er toen al in, en ik geloof er nog steeds in, dat het veel krachtiger is om te kijken van… wat kan een VA jou uit handen nemen, waardoor jij meer aan je business toekomt? Het was dus voor mij nooit een kwestie van… Kan het? Maar juist omgekeerd – Hoe zorg ik ervoor dat het kan?

Uiteindelijk bleek het zo ook te werken. Doordat mijn VA Charlotte twee jaar terug startte met het uit handen nemen van mijn taken, hield ik meer tijd over om bij mijn opdrachtgevers te zitten en kon ik dus meer opdrachten aannemen. Het ging zichzelf vanzelf terugverdienen.

Ik zag het in mijn netwerk steeds vaker voorbij komen. Destijds werkte ik zelf als business coach. Ik coachte ook veel ondernemers naar dat soort oplossingen (een VA) toe. Als hun doel was ‘het werken aan een eigen business, het indelen van hun eigen tijd en vanuit huis werken,’ dan was het omzetten van hun werkzaamheden naar een VA eigenlijk een hele makkelijke en snelle oplossingen om die vrijheid te creëren. Toen bedacht ik: “Dan wil ik zelf ook wel een VA.”

Toen ik op zoek ging naar een VA heb ik in eerste instantie een oproep gedaan op LinkedIn. Daar reageerden heel veel zelfstandigen op. Ik heb toen een shortlist gemaakt van de mensen met wie ik verder wilde praten, dat waren er een stuk of 8 van de 50. Daar zaten twee bureau’s tussen, Moneypenny en een ander bureau. Ik wilde toch vergelijken tussen het rechtstreeks aannemen van een freelancer en het inschakelen van een bureau, beiden kwamen met hun eigen (on)zekerheden.

Dus zo is het eigenlijk begonnen. En ja… Ik had gewoon gelijk toen ik met Marianne (de directeur van Moneypenny, red) om tafel zat een goede klik. Ook had ik in dit geval toch meer vertrouwen in het werken met een bureau, dan met losse zelfstandigen – wat ook heel veel voordelen heeft, maar toch.

Uiteindelijk heb ik toch gekozen om met Moneypenny in zee te gaan, omdat je toch best een intieme relatie met iemand aangaat. In de zin van… Ik geef alles weg aan degene die mij helpt. Alle mailtjes komen langs, al mijn wachtwoorden, mijn contacten, afspraken. Als ik dat aan een freelancer weggeef en op één of andere manier loopt het mis, dan vind ik dat toch een beetje spannend. Wie zegt wat er met die informatie wordt gedaan en of er netjes mee om wordt gegaan? Dat soort vertrouwenskwesties vind ik bij een bureau gewoon beter georganiseerd. Dat voelt veiliger.

Daarnaast is het ook fijn dat als we om één of andere reden niet meer samenwerken, of het nou tijdelijk is omdat iemand op vakantie gaat, of een wereldreis maakt… Of dat je überhaupt uit elkaar gaat, omdat er geen klik is… Dat je dan ook gewoon een bureau hebt met een contactpersoon die weet wat jij zoekt en die dan ook vervanging voor je regelt. Dat vind ik ook heel fijn.

Daarnaast kon ik door een bureau in te schakelen ook veel makkelijker schalen. Toen ik begon zocht ik eigenlijk naar zulke specifieke werkzaamheden (of talenten) in mijn VA, dat we er eigenlijk al gauw achter kwamen dat er bijna niemand te vinden is die al die dingen in één heeft of kan. Dus toen zijn we met 2 VA’s begonnen. De één zat vol op de backoffice werkzaamheden. De ander hielp echt op het gebied van content en social media creatie.

En nog iets… Als je het hebt over de keuze voor Moneypenny… Ik vond de naam ook gewoon geweldig! Ik dacht toen meteen van: “Oké, dan heb je een naam gekozen, die past bij waar je toch stiekem als ondernemer om wenst; dat je jezelf een beetje soort James Bond voelt en je een eigen Miss Moneypenny hebt.”

Ja, wat niet?! Haha! Waar zal ik beginnen… We communiceren voornamelijk via Slack. We werken veel in Asana, daar zetten we eigenlijk alle taken in. We bellen tegenwoordig één keer in de twee weken. Voorheen belden we elke week, maar nu zijn we zo op elkaar ingespeeld dat één keer in de twee weken voldoende is.

Zij heeft het volledige beheer over mijn agenda en mail. Zij maakt eerst een voorselectie. Wat ze kan beantwoorden doet zij en wat ik moet beantwoorden blijft dan ongelezen in mijn mailbox staan. We hebben vanaf het begin de afspraak gemaakt dat ik graag maar één keer per dag mijn mail check en dat dat bij voorkeur aan het einde van de dag is. Dus ik wil niet mijn dag beginnen met e-mails hoeven lezen en wegwerken. Dat doe ik meestal rond een uur of 16:00. Dan lees ik mijn mails en dan staan er gewoon nog een paar mails gelezen en dan weet ik: “Oké, Charlotte heeft daar naar gekeken, dus daar moet ik iets mee als het op ongelezen staat.”

Ik geef veel trainingen en workshops en voor al die trainingen regelt Charlotte vrijwel het hele proces. We hebben daar een hele procedure voor afgesproken. Charlotte attendeert mij ook wanneer oprechte aandacht nodig is voor mijn opdrachtgever of deelnemers. Zo maakt zij het voor mij mogelijk om nauw contact met mijn klanten en deelnemers te onderhouden.

Doe het. Sowieso. Daarnaast zou ik beginnen met een aantal vragen. Ik denk dat het eerst belangrijk is om bij jezelf na te gaan: “Wat vind jij leuk om te doen? Waar ben jij goed in? Waar verdien je uiteindelijk je geld mee? En hoe kun je ervoor zorgen dat je daar voor het grootste deel van je tijd mee bezig kan zijn?” Daarin kan gewoon een VA ontzettend fijn helpen, want een VA kan alle andere dingen die jij niet wil doen vaak prima overnemen. Waardoor jij in staat wordt gesteld om nog meer van datgene te doen wat je of leuk vindt, of waar jij je geld mee verdient, nog mooier. Dus dat is punt één.

Daarnaast zou ik anderen willen aanraden om een keer een hele week op te schrijven wat je (misschien wel per minuut) kwijt bent aan tijd per taak. Dus zodra je op kantoor aan komt schrijf je alles op: “Eerst ruim ik mijn bureau op, dan geef ik de planten water, daarna begin ik aan mijn mail.” Dat moet je ook echt nauwgezet doen, dus als je met iemand koffie gaat drinken, schrijf ook de tijd op om naar die koffie afspraak toe te gaan en daarna te verwerken. Dat is in het begin even veel werk, maar dat geeft een goed inzicht in waar jij je tijd aan spendeert. Als je dat helemaal in kaart hebt, dan kun je heel makkelijk bekijken van: “Oké, wat levert mij en mijn business het meeste op?” Ofwel qua energie, dan wel qua geld. Waar wil ik meer van doen? En waar wil ik minder van doen? Als je dat meeneemt naar een VA, dan heb je ook direct een duidelijker beeld van wat die VA dan zou moeten doen volgens jou. Dan kun je ook makkelijker klikken.

Ja, zeker. Hoe meer je op elkaar ingespeeld raakt, hoe minder die situaties natuurlijk voorkomen. Maar wat ik heel verfrissend vind en vond is… Ik heb een hele eigen communicatiestijl. Ik vind het ook belangrijk dat andere ondernemers dat ook hebben, omdat dat een soort van herkenbaarheid is en dat zorgt voor jouw congruentie online. Dus als ik iemand een bericht stuur, dan weet je gewoon: “Hé! Dat is een bericht van Ruben.” Maar in het begin als Charlotte iets stuurde, dan was het best wel zakelijk. Dan dacht ik: “Hé, maar dit is niet hoe ik wil communiceren.”

Dat is de ene kant op, maar de andere kant op had ik dus ook heel vaak dat ze mij dus ook juist scherp hield van: “Ja, Ruben. Dat is misschien niet zo professioneel, om het op die manier te zeggen.” Of van: “Ik heb nu al één keer die afspraak verzet. Ik wil liever niet nog een keer verzetten, want je wilt straks ook nog iets van die persoon.” Dus op dat soort punten hield ze mij ook heel erg scherp. Dat vind ik verfrissend. Je gaat je beiden aan elkaars communicatiestijl aanpassen.

Ik vind dat super relaxt. Wij hebben daar wel al bij het eerste gesprek duidelijke afspraken over gemaakt. Als iets spoed is, dan geef ik dat aan. Het was bij mij vooral meer vanuit mijn gêne over mijn manier van werken naar haar toe. Ik wilde heel duidelijk in het begin aangegeven van: “Als ik om 11 uur ’s avonds iets bij jou via Slack drop, dan betekent dat niet dat het dan om 11 uur ’s avonds ook moet gebeuren.” Het is meer gewoon dat ik dan opeens een ingeving heb van: “Oh, dat moet ik niet vergeten!” Dus dan moet het er even uit.

Dus dat was meer voor mijn eigen gemoedsrust. Ik wil niet dat iemand anders denkt dat hij 24 uur per dag klaar moet staan voor mij. En dan werkt het super chill. Als er inderdaad om 11 uur ’s avonds bij mij iets te binnen schiet, dan gooi ik dat nog even in Slack en dan weet ik dat het de volgende dag ergens wordt opgepakt. Dat vind ik super fijn.

Ik vind het echt bijzonder dat dus mede dankzij zo’n VA mijn bedrijf ook echt hard heeft kunnen groeien. Dus dat wat ik in theorie had bedacht, dat ik meer tijd zou vrij krijgen om declarabele uren te kunnen draaien, dat is ook echt gelukt!

Ik heb daardoor echt ook veel meer tijd aan mijn marketing kunnen besteden, dus aan mijn online zichtbaarheid. Het heeft dus tot zover geholpen dat ik nu een groter bedrijf heb met een compagnon en meerdere mensen in dienst.

Ik vond het bijzonder en leuk dat ik nu weer aan mijn nieuwe compagnon kon laten zien van: “Hé, ik werk met een VA. Zullen we dat voort blijven zetten?” Dat vond ze prima. Dus ik kon haar vertellen: “Dat betekent dat jij dan ook een VA tot je beschikking hebt hè?” En dat vond ik wel grappig om te zien, want ik zag ineens weer al die fases waar ik doorheen ben gegaan voorbij komen; dat je aan elkaar moet wennen; op zoek bent naar een goede communicatiestijl; of dat je überhaupt erover nadenkt hoe je wilt communiceren en hoe je processen wilt inrichten. Heel interessant.

Als ik terug kijk naar de afgelopen twee jaar vind ik het ook heel fijn dat je door het werken met een VA wordt gedwongen om ook heel procesmatig naar je werkzaamheden te kijken: “Wat doe ik eigenlijk op welk moment? Met welke reden? Hoe kan ik dat nog makkelijker maken?” Dat is best wel confronterend. Je bent zo gewend om in je eigen systeem te werken en dan moet je opeens jouw systeem openen voor iemand anders.

In het begin moet je best wel door een beetje weerstand heen. In het begin is een VA niet per sé makkelijk, vind ik. Je moet echt even door zo’n periode heen, waarin je de hele tijd denkt van: “Ja, als ik het zelf deed, dan ging het sneller.” Klopt ook. Echt. In het begin is dat ook zo, maar je moet dan echt het geduld hebben… Op de lange adem en erop vertrouwen dat het op den duur echt wel sneller gaat wanneer iemand anders het voor je doet.

Hou vol. Ik zou ook zeker als tip naar andere ondernemers geven; begin niet meteen met overdragen van de allerbelangrijkste werkzaamheden. Begin simpel met iets als agendabeheer, of het structureren van de mailbox, zodat je aan elkaar kunt wennen. Dan komen die andere dingen vanzelf wel. Want ik bedoel… Ik kan nu echt niet beantwoorden wat ik niet aan Charlotte overdraag. Het liefst zoveel mogelijk.

Daar wil ik ook anderen nog wel voor waarschuwen! Je wordt wel ontzettend gemakkelijk van het hebben van een VA! En ook dom eigenlijk, denk ik :-). Soms betrap ik mezelf er wel eens op dat ik ergens heen ga en dat ik qua reis helemaal niks heb voorbereid, omdat ik gewoon weet dat alles is geregeld. Ik weet dat ik de agenda alleen maar moet openen en dan staat daarin waar ik heen moet, met een routebeschrijving en een telefoonnummer voor als ik het niet kan vinden.

Dan betrap ik mezelf erop als ik in het privéleven met mijn gezin iets ga doen, dat ik dan denk: “Oh? Nu moet ik zelf iets gaan uitzoeken… Niemand heeft het adres opgezocht?!” Maar ik moet ook eerlijk bekennen dat ik nu dan zó lui ben geworden, dat ik dat tegenwoordig óók aan Charlotte vraag. Als ik zelf een privé tripje ga maken, dan boekt Charlotte dat ook. Ik moest daarvoor wel eerst wat uitleggen thuis, haha. 

Ik ben heel blij met een VA, vooral met Charlotte. Ze is super eager om te leren en om dingen uit te zoeken. Maar ze heeft ook het geduld om met al die brainfarts van mij om te gaan. Dan bedenk ik weer iets en dan gaan we dat doen en dan blijkt het toch niet te werken… Dan doen we het niet meer en gaan we weer over op iets anders. Ik denk dat je daar best wel een beetje geduld voor nodig hebt. Dat vind ik knap, dat ze dat altijd volhoudt!

Wil je zelf sparren over de mogelijkheden van het inschakelen van een VA voor jouw bedrijf? Neem direct contact op met Marianne Sturman via 06-51222840 of per e-mail. Of klik op de knop hieronder en vul het formulier in, dan komen we snel bij je terug.