Lune over tijdelijk werken vanuit het buitenland als Virtual Assistant

Kun je jezelf kort voorstellen?

Ik ga gewoon heel goed op vrijheid en regie over mijn eigen agenda.

Ik heb de Hotelschool in Den Haag gedaan, waar mijn liefde voor hospitality en reizen is gegroeid. Later ben ik een master Marketing Management in Engeland gaan doen. Daarna ben ik gestart in recruitment bij Manpower, waar ik onder andere verantwoordelijk was voor coördinatie en matching. Dat puzzelen, kijken wie waar het beste tot zijn recht komt, vind ik nog steeds één van de leukste onderdelen van mijn werk.

Samen met mijn partner had ik altijd één grote droom: de wereld ontdekken. We hebben die droom concreet gemaakt, onze huizen opgezegd en zijn met een backpack vertrokken. Twee jaar lang hebben we gereisd, vrijwilligersprojecten gedaan en onder andere in Australië gewerkt, waar we een team aanstuurden binnen een hotelketen. Die periode heeft mijn liefde voor reizen versterkt, maar ook bevestigd dat ik het beste functioneer wanneer zelfstandigheid en verantwoordelijkheid hand in hand gaan.

Op dit moment zit ik op Bali voor een paar maanden. We bouwen hier een huis en overwinteren nu onze zoon nog niet leerplichtig is. Mijn partner en ik werken in deze periode allebei wat minder, zodat er ook ruimte is voor tijd met ons gezin, sporten en even uit de dagelijkse ratrace stappen. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat ik straks weer met volle energie in Nederland aan de slag kan.

Wat trok jou aan in de combinatie VA-werk én People/Recruitment?

Ik geloof er gewoon in dat elk individu anders is en ergens anders zijn kwaliteiten heeft liggen.

Het VA-werk sluit voor mij perfect aan bij wat ik leuk vind: ontzorgen, structureren en initiatief nemen. Ik vind het mooi om ondernemers te helpen bij hun grotere dromen. Je bent ondersteunend, maar ook echt onderdeel van het team.

De combinatie met People/Recruitment ontstond eigenlijk heel natuurlijk. Vanuit mijn achtergrond in recruitment vertelde ik wat ik had gedaan, en al snel werd de link gelegd naar een interne rol binnen Moneypenny. Dat ik nu zowel voor opdrachtgevers werk als intern bezig ben met matching, voelt als een ideale combinatie.

Ik vind het ontzettend interessant om te kijken naar mensen: wat zijn hun beweegredenen? Waar krijgen ze energie van? Ik geloof er sterk in dat als iemand werk doet waar hij of zij blij van wordt, dat je dat direct terugziet in kwaliteit. Het is mooi om daaraan bij te dragen, zowel bij VA’s als bij opdrachtgevers.

Hoe ziet jouw werkweek er nu uit?

Het klinkt flexibel, maar het is wel gewoon een baan met verantwoordelijkheden.

Mijn week is op dit moment echt een flinke puzzel, omdat ik met drie rollen tegelijk ben gestart: voor twee opdrachtgevers én intern bij Moneypenny. Dat vraagt schakelen, zeker in het begin.

Omdat ik op Bali zit met zeven uur tijdsverschil, begint de Nederlandse werkdag voor mij pas om 16.00 uur. Op dagen dat mijn zoontje naar de opvang is, werk ik de hele dag en kan ik grotere projecten afronden. Op andere dagen doe ik ’s ochtends bewust leuke of praktische dingen voor mezelf, en begin ik rond 14.00 uur met het bijwerken van acties van de dag ervoor.

Ik kies er heel bewust voor om mijn avonden beschikbaar te houden voor Nederland. Ik kan vooruitwerken terwijl Nederland nog slaapt en zorg dat alles klaarstaat wanneer de werkdag daar begint.

Wat maakt volgens jou een goede match tussen VA en opdrachtgever, en hoe zie je dat Moneypenny dat proces aanpakt?

Een goede match gaat niet alleen over vaardigheden, maar ook over persoonlijkheid en hoe je samenwerkt.

Een goede match draait voor mij niet alleen om vaardigheden. Natuurlijk moeten de taken passen, maar minstens zo belangrijk zijn communicatiestijl, tempo en verwachtingen.

Wat ik sterk vind aan Moneypenny, is dat de matching heel bewust wordt gedaan. We kennen de VA’s in onze pool goed en kijken per persoon wie het beste bij een opdrachtgever past.

Daarom stellen we niet meerdere VA’s tegelijk voor, maar één VA waarvan we denken dat die echt goed aansluit. Vervolgens is er altijd eerst een kennismakingscall om te kijken of het van beide kanten klikt. Daarna volgt een kick-off waarin concrete werkafspraken worden gemaakt. Tijdens de samenwerking blijven VA en opdrachtgever regelmatig bij elkaar inchecken, en als VA sta je er nooit alleen voor: er is altijd een buddy en accountmanager betrokken.

Je werkt tijdelijk vanuit Bali. Wat vraagt dat in de praktijk van jou?

Het is niet: ik ga naar het buitenland en ik ga totaal mijn ding doen.

Het vraagt vooral discipline. Het klinkt misschien als een droom, werken vanuit Bali, maar het betekent ook dat ik mijn avonden regelmatig beschikbaar houd voor Nederlandse werktijden.

Werken vanuit een andere tijdzone is bovendien niet voor iedere opdracht even passend. Sommige opdrachten zijn tijdskritischer dan andere. Voor sommige opdrachtgevers kan het juist een voordeel zijn, bijvoorbeeld doordat er extra spreiding in bereikbaarheid ontstaat.

Ik heb er bewust voor gekozen om Nederlandse tijden aan te houden. Dat betekent vooruit plannen, mails inplannen en mijn communicatie afstemmen op Nederlandse tijden. Soms werk ik tot half tien ’s avonds. Dat is niet altijd makkelijk, zeker niet met een jong kind, maar het is een bewuste keuze.

Hoe voorkom je dat remote werken ‘ten koste gaat’ van collega’s of klanten?

Ik wil dat zij er absoluut niet over na hoeven te denken dat ik hier zit.

Voor mij begint dat bij proactieve communicatie. Tijdens mijn wekelijkse check-ins vraag ik expliciet: merk je ergens iets van het tijdsverschil? Gaat alles nog goed zo?

Daarnaast zorg ik dat praktische zaken op orde zijn: stabiel internet, goede werkplekken, stille ruimtes voor calls. Ik werk met ingeplande mails en vaste checkmomenten.

Ik probeer zelfs in mijn communicatie mee te gaan in de Nederlandse tijd. Dus als het voor hen ‘goedemorgen’ is, zeg ik ook gewoon goedemorgen. Het klinkt klein, maar ik wil dat mijn locatie geen extra mentale belasting vormt voor een opdrachtgever.

Welke voorwaarden zijn volgens jou belangrijk om verantwoord vanuit het buitenland te kunnen werken als VA?

Het is flexibel, maar er zit ook een grote niet-flexibele schil omheen.

Je moet bereid zijn om Nederlandse werktijden te werken. Dat is echt een belangrijke voorwaarde. Daarnaast moet je je faciliteiten op orde hebben: goed internet, een professionele werkplek, apparatuur die werkt.

Maar misschien nog belangrijker: je moet eerlijk zijn naar jezelf. Ben je bereid om dingen op te geven? Om soms niet mee uit eten te gaan omdat je moet werken?

Het is geen vakantie. Het is gewoon werk, alleen op een andere plek.

Als je één tip mag geven aan VA’s die ooit (tijdelijk) vanuit het buitenland willen werken: waar moeten ze realistisch rekening mee houden?

Onderschat het niet.

Het kan fantastisch zijn, maar alleen als je het professioneel aanpakt. Je moet goed kunnen plannen, flexibel zijn en verantwoordelijkheid nemen. Het is niet ‘even een nomad-baantje’. Het is een serieuze rol met servicelevels en deadlines.

Als je bereid bent om kwaliteit altijd voorop te zetten, dan kan het heel goed werken. Maar begin bij de vraag: ben ik echt bereid om mijn werk net zo serieus te nemen als wanneer ik in Nederland zit?

Bij Moneypenny geloven we dat flexibiliteit hand in hand gaat met verantwoordelijkheid. En dat een goede match begint bij aandacht, structuur en vertrouwen.

Benieuwd wat een Virtual Assistant voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.