Rens de Jong over de virtuele ondersteuning van Moneypenny

Op dit moment ben ik presentator voor onder andere BNR Nieuwsradio en word ik regelmatig gevraagd als dagvoorzitter voor zakelijke evenementen en round tables. Ook word ik vaak ingeschakeld door directies om te modereren en mee te denken tijdens strategische (hei)sessies.

Daarnaast ben ik medeoprichter van BuzzMaster, dat een tool op de markt brengt om evenementen interactiever te maken door real time peilingen te doen en de data direct te delen met het publiek. Het unieke aan ons concept is dat we niet alleen de techniek leveren, maar ook zogenaamde ‘BuzzMasters’ die als side-kicks van de dagvoorzitter de rol hebben om de data op een leuke, interactieve wijze te presenteren en vertalen.

Enerzijds wel, want er zijn inderdaad steeds meer soortgelijke toepassingen beschikbaar om de interactie tijdens events te stimuleren. En wij maken het natuurlijk extra aantrekkelijk en uniek door de combinatie met onze BuzzMasters. Het bedrijf loopt heel goed.

Jazeker! Kort gezegd ben ik een business journalist, gericht op het bedrijfsleven en de maatschappij. Ik houd me voornamelijk bezig met 4 thema’s: innovatie, technologie, duurzaamheid en menselijk kapitaal. De onderwerpen die bij de bedrijven die ik begeleid aan de orde komen zijn zeer divers. Dan moet je denken aan de circulaire economie, de energietransitie, interne strategie en duurzame inzetbaarheid. Daarnaast vormt technologie bij veel opdrachtgevers een belangrijk speerpunt, en ik help dan vooral met een ‘blik van buiten’ om hun strategie aan te scherpen, en over te brengen op de medewerkers en andere stakeholders.

Het idee van een VA begon al vorm te krijgen in 2000, toen ik als Adjunct Hoofdredacteur bij BNR werkte. Ik ben iemand die altijd met nieuwe ‘plannetjes’ in mijn hoofd bezig is. Zo kwam ik op het idee dat je eigenlijk heel veel dingen in je leven zou kunnen outsourcen, zoals kinderopvang, boodschappen maar ook administratieve taken. Ik had er zelfs al een site voor bedacht.

Het is er uiteindelijk niet van gekomen om er zelf een business van te maken. Maar mijn hersenspinsels waren wel de aanleiding om naar een VA op zoek te gaan, omdat ik een dedicated persoon nodig had die mijn mailbox en mijn agenda kon beheren en mijn telefoon kon beantwoorden. Het delen van een secretaresse op kantoor met meerdere collega’s is voor mij namelijk niet de oplossing.

Met het outsource idee in gedachten ben ik gaan googelen en toen stuitte ik op het bedrijf dat nu Upwork heet (voorheen: ODesk). Dat is een platform waar specialisten over de hele wereld zich aanbieden, ook voor VA werk. Zo stuitte ik op ‘mijn’ Kim, die indertijd naar Buenos Aires was verhuisd en werk zocht. Voor mij was het super dat Kim Nederlands spreekt en omdat ze – vanwege het tijdsverschil – ook buiten kantoortijden beschikbaar was. Na een kennismaking via Skype heb ik haar direct aangenomen and the rest is history…Kim woont inmiddels al weer enige tijd in Nederland en wij werken na al die jaren nog steeds met veel plezier samen.

Kim is mijn life saver. Zij brengt letterlijk verlichting, zodat ik mij kan focussen op de dingen waar ik goed in ben.

Als Kim met vakantie is wil ik écht niet alles weer zelf gaan doen, dat is super a-relaxt. Ik heb een hekel aan agendabeheer, ik ben er niet goed in en ik word er ongeduldig van.

Toen Kim een paar jaar geleden aankondigde dat ze een maand met vakantie wilde, herinnerde ik me dat ik jou als oprichtster van Moneypenny, een keer voor BNR had geïnterviewd. Ik heb direct de telefoon gepakt en sindsdien is Marjolein de vaste vervangster van Kim als zij wat langer weg gaat. Een perfecte regeling wat mij betreft.

Nee hoor, ik ben heel tevreden over deze werkwijze. Aangezien ik met Moneypenny de afspraak heb dat Marjolein de vaste vervangster is van Kim, versus ieder keer een andere VA, weet Marjolein inmiddels van de hoed en de rand. Marjolein is slim en je hoeft haar niet veel uit te leggen. Bovendien zit ik er zelf niet tussen, want Kim en Marjolein regelen de overdracht samen, daar heb ik dus geen werk aan.

Natuurlijk zijn er verschillen tussen Kim en Marjolein. Kim is verzorgender en informeert wat uitgebreider naar mijn welbevinden. Marjolein is meer een straight shooter, daarmee bedoel ik dat zij altijd direct ter zake komt. Ik werk met beiden zeer prettig en constructief samen.

Zelf ben ik geen ‘kantoorganger’, laat mij maar nomadisch werken, daar voel ik mij het beste bij. Daar moet ik bij aantekenen dat ik 100% virtueel werken niet handig vind, je moet elkaar wel af en toe treffen.

Bij BuzzMaster hebben we ook gewoon een kantoor, maar wij hebben bijvoorbeeld in onze arbeidsvoorwaarden opgenomen dat werknemers tijd en plaats onafhankelijk mogen werken, omdat ik oprecht vind dat mensen dat helemaal zelf moeten weten. De praktijk leert dat veel mensen het fijn vinden om een plek te hebben om te kunnen zitten en werk heeft natuurlijk ook een grote sociale component in zich.

Als ik ondernemers spreek die zeggen: “vanavond ben ik de administratie aan het doen”, dan denk ik bij mezelf: “serieus?” Want als ondernemer zou je toch uitsluitend bezig willen zijn met het uitbouwen van je business. Dan ga je toch veel liever kopjes koffie drinken met potentiële klanten dan facturen versturen?

Het is heel belangrijk om vanaf de start van de samenwerking met je VA duidelijke afspraken te maken over hoe je gaat samenwerken. Je maakt dus concrete procesafspraken dat je dingen op een bepaalde manier doet. Daarnaast moet je investeren in de samenwerking met je VA door elkaar regelmatig te spreken en elkaar ook af en toe te zien. Anders verwatert de relatie en dat is zonde.

Meer weten over Rens de Jong of hem als spreker boeken? Check zijn site.

Overweeg je zelf een VA of wil je daarover vrijblijvend sparren? Bel direct met Marianne Sturman via 06-51222840 of ga naar onze site voor meer info en tarieven.