Hoe Sweav met VA-ondersteuning de stap van start-up naar scale-up maakte

Kun je kort vertellen wat Sweav doet?

We helpen mensen die uit de ‘corporate gouden kooi’ willen stappen en meer vrijheid in hun werk zoeken.

Sweav is een community en platform voor freelance strategie- en M&A-professionals. We werken met mensen die afkomstig zijn van de topbureaus en op zoek zijn naar meer vrijheid, flexibiliteit en directe impact. Wij helpen hen om de stap te zetten naar freelancen; een leven waarin ze hun werk zelf kunnen vormgeven, hun eigen tijd kunnen indelen, verschillende opdrachten kunnen doen en de ruimte hebben om na te denken over wat ze écht willen. In die zin zijn we een beetje de Moneypenny van de consultancywereld.

Jullie maakten in korte tijd de stap van start-up naar scale-up. Wanneer merkte je voor het eerst dat de groei écht hard ging?

In het begin moesten we hard ons best doen om professionals aan ons te binden. Freelancen was in deze sector niet vanzelfsprekend. Veel van deze mensen zijn namelijk jarenlang klaargestoomd voor een carrière in de corporate ‘gouden kooi’, en dan is de stap naar freelancen best groot.

We moesten die eerste groep echt overtuigen: dat ze de stap konden zetten, dat er genoeg werk was en dat wij een veilige plek boden om dat te doen. Het is een hechte en relatief kleine community, dus mensen praten met elkaar. Daardoor ontstond er een vliegwieleffect aan de aanbodkant: steeds meer consultants zagen het voordeel van freelancen én van samenwerken met Sweav.

Aan de vraagkant was de groei meer lineair; ouderwetse sales, deuren kloppen, relaties opbouwen. Maar door dat vliegwiel aan de aanbodkant werden we in korte tijd een scale-up.

Welke organisatorische uitdagingen kwamen er op jullie af in die groeifase?

Onze business is extreem planning-intensief; alles moet strak, foutloos en op tijd.

Voor elke opdracht moet er een hele reeks stappen worden gezet: intakegesprekken plannen, klanten voorbereiden, consultants onboarden, dossiers bijhouden. Het is een operationeel proces met veel bewegende onderdelen, en alles moet op rolletjes lopen.

We werken in een sector met hoge druk en hoge verwachtingen, als je een meeting te laat inplant of belangrijke informatie mist, kan dat directe gevolgen hebben. Dat vraagt om precisie, snelheid en overzicht. Die combinatie werd al snel te veel voor Joeri en mij om er zelf bij te blijven doen.

Wat maakte dat jullie kozen voor ondersteuning door een Virtual Assistant?

Plannen en mijn inbox beheren zijn niet mijn sterkste punten, je moet weten waar je níét goed in bent.

Ik ben best goed in gesprekken voeren, deals sluiten en het platform doorontwikkelen, maar niet in planning, administratie of agenda’s. Dat kostte me disproportioneel veel tijd en energie. Op een gegeven moment dacht ik: dit kan slimmer. Je hebt maar beperkte tijd op een dag, dus die moet je besteden aan dingen waar je waarde toevoegt.

We hadden iemand nodig die structuur brengt, overzicht bewaakt en de operationele ruggengraat vormt achter de schermen. Moneypenny vulde dat precies in. Vanaf dag één gaf het ons lucht en ruimte om te focussen op groei.

Waren er eigenschappen of vaardigheden die voor jullie extra belangrijk waren bij een VA, gezien jullie markt en opdrachtgevers?

Onze standard is hoog, we zochten mensen die gewend zijn aan high-pressure professional services.

De VA’s die bij ons het beste pasten, waren mensen die gewend waren om onder druk te werken en voor wie kwaliteit de norm is. Zij waren detailgericht, gecommitteerd en ze lieten een taak niet los tot het geregeld was. Bovendien moesten ze niet alleen zichzelf, maar ook óns managen. Dat betekent durven zeggen: ‘Ik heb dit nu van jou nodig, anders lopen we vast.’ Dat klinkt misschien streng, maar dat werkte voor ons juist geweldig. Het gaf rust dat iemand de controle pakte over de planning en de operatie.

Waren er taken waarvan je niet had verwacht dat je die zou willen uitbesteden, maar waarvan bleek dat het extreem veel rust gaf?

Merel werd op een gegeven moment ook onze finance manager, dat hadden we nooit voorzien.

Een goed voorbeeld is de facturatie en het debiteurenbeheer. Dat hadden we helemaal niet bij een VA neergelegd; dat voelt meer als werk voor een financiële afdeling. Maar die hadden we nog niet, want we waren nog een klein bedrijf.

Juist omdat je dan iemand in huis hebt die heel gestructureerd, gecommitteerd en gewoon slim is, zie je dat zo iemand dat soort dingen vanzelf oppakt. Op een gegeven moment was onze VA gewoon onze finance manager, en dat vond ik echt heel cool.

Na ongeveer twee jaar samenwerking kozen jullie voor eigen mensen in vaste dienst. Wat maakte het juiste moment voor die stap?

In de beginfase heb je iemand nodig die alle gaten dichtloopt: planning, onboarding, administratie, finance. Maar naarmate we verder groeiden, kregen de functies meer volume en specialisatie. Toen was het logisch om een vast team te bouwen met duidelijke rollen, vaste gezichten en mensen die meerdere dagen per week op kantoor zitten.

Remote werken met VA’s werkte heel goed, maar in deze nieuwe fase hadden we baat bij fulltime beschikbaarheid en een team dat dagelijks fysiek samenwerkt.

In welke situaties zou je een VA nog steeds aanraden aan andere starten scale-ups?

In de beginfase is een fulltime EA totaal overkill, een V(E)A is dan perfect.

Ik zeg het vaak tegen ondernemers die net starten: haal zo snel mogelijk hulp erbij. In die fase moet je jouw tijd maximaal besteden aan klanten binnenhalen, productontwikkeling en de groei van je bedrijf. Een VA is dan de ideale oplossing: flexibel, betaalbaar en precies schaalbaar op het moment dat je dat nodig hebt. Wij hebben altijd heel veel flexibiliteit ervaren bij Moneypenny. Altijd als het nodig was, dan waren ze er. Dat werkte gewoon ontzettend fijn.

En ja, in Nederland voelt het soms ‘luxe’ om als jonge founder een assistent te hebben. Maar zodra je ervaart wat het oplevert (ruimte, structuur, focus) ben je meteen om. Wij waren nog jong toen we begonnen, maar het was geen moment te vroeg. Ik zou het iedereen aanraden.

Benieuwd naar Sweav? Neem een kijkje op hun website: www.sweav.works

Wil je meer weten over werken met een Virtual (Executive) Assistant of sparren over wat onze ondersteuning voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.