Slimmer werken met Asana

Slimmer werken; Iets waar wij binnen Moneypenny veel waarde aan hechten. We durven wel te beweren dat wij hier experts in zijn. Het is de essentie van ons bestaan. Omdat we ervan overtuigd zijn dat onze kennis gedeeld moet worden, geven wij elke maand een tip om slimmer te werken. Deze maand vertelt onze virtueel assistent Maartje je meer over Asana, een projectmanagement tool die helpt bij het plannen, organiseren en beheren van taken.

Door Maartje
Op 1 februari 2022
Blog
Slimmer_werken_met_Asana_en_een_virtueel_assistent_van_Moneypenny

Wat is Asana?

Asana is een online projectmanagement tool om teams te ondersteunen met het organiseren, beheren en volgen van werk. De tool geeft de mogelijkheid om verschillende borden te maken, met daarop to do lijsten en taken. Dit kun je als team doen of privé. Asana is opgericht in 2008, door de mede oprichter van Facebook Dustin Moskovitz. Sindsdien is Asana uitgegroeid tot een zeer goede tool om projecten goed en gestructureerd te laten verlopen.

Functionaliteiten

De kracht van Asana is dat je voor één project, alle communicatie kunt onderbrengen op één plek. Per project kun je verschillende taken aanmaken. Deze taken worden toegewezen aan één of meerdere personen. Daarnaast kunnen hier ook deadlines, bestanden, tags of categorieën aangehangen worden. Er zijn twee weergaves mogelijk: de kalenderweergave en de bordweergave. De kalenderweergave is een maand overzicht met alle deadlines die aan de kaarten zijn toegewezen. Heel handig om in één oogopslag je to do’s van die week te zien. Op de bordweergave zijn alle kaarten met taken te zien. Net zoals bij Trello versleep je eenvoudig taken naar een andere rij of kolom.

Samenwerken

Asana is gemaakt om samen te werken. Voor een opdrachtgever werkt het heel prettig om samen met een virtueel assistent in Asana te werken. Per project kunnen meerdere personen toegang krijgen. Daarnaast werkt het ook prettig om in diezelfde taken te communiceren. Zo blijft alle informatie op één plek staan en heb je geen onnodig mailverkeer met allerlei informatie. Dat maakt efficiënt werken pas echt efficiënt!

Tips voor slimmer werken met Asana

Als virtueel assistent gebruiken we dagelijks verschillende tools. En vaak ook nog voor iedere opdrachtgever een andere tool of werkwijze. Dat maakt dat we veel ervaring hierin hebben en als geen ander weten wat wel en niet werkt. Asana lijkt in veel opzichten op Trello. Het verschil zit hem in de functionaliteiten. Trello is redelijk eenvoudig en makkelijk op te starten is. Bij Asana is dat in het begin wat meer zoeken, maar de tool heeft in the end meer mogelijkheden en werkt daardoor uiteindelijk prettiger!

Om slimmer te werken met Asana, geven we een paar tips weg:

  • Maak verschillende projecten aan én geef medewerkers toegang tot dit bord.
  • Stel terugkerende werkzaamheden zo in dat ze automatisch terugkomen nadat ze voltooid zijn!
  • Gebruik de app, zo hoef je niet altijd je laptop open te klappen om snel iets aan je to do lijst toe te voegen.
  • Gebruik de ‘My tasks’ functie in het menu. Hier zie je in één oogopslag welke taken voor jou zijn bedoeld!

Kosten

Asana biedt gebruikers twee opties: een gratis account of een betaald abonnement. Het fijne aan Asana is dat je met een gratis account al heel veel kunt! Namelijk het volgende:

  • Oneindig en zonder limiet taken aanmaken en toewijzen aan teamleden
  • Oneindig en zonder limiet projecten aanmaken en toewijzen aan teamleden
  • Berichten naar elkaar sturen
  • Bestanden opslaan
  • Samenwerken met maximaal 15 teamgenoten
  • Gebruik maken van de kalenderweergave
  • Teamleden én tijdstippen koppelen aan een taak
  • De app voor tablet of smartphone is gratis te downloaden.

Is bovenstaande toch te smal voor jouw organisatie? Dan is een betaald abonnement een goede optie. Asana onderscheid daarin drie mogelijkheden: Premium, Business en Enterprise. Wil je weten wat dat precies inhoudt? Ga dan naar de website van Asana.

 

* Moneypenny heeft geen enkel zakelijk belang bij deze tool. Het zijn tools en diensten waar wij van onder de indruk zijn, die het slimmer werken stimuleren en die wij daarom het delen waard vinden. Vanzelfsprekend kunnen onze Virtuele Assistenten ondersteunen bij het invoeren of toepassen van zo’n tool of dienst.

Slimmer werken

Wil jij ook slimmer werken met een virtueel assistent van Moneypenny?
Ontdek de mogelijkheden tijdens een vrijblijvend gesprek met Marianne Sturman.

Meer inspiratie

17 mei 2022 Testimonials

Interview met opdrachtgever Diana Goedschalk

“Het grootste voordeel is de snelheid waarmee Moneypenny ons van goede remote-medewerkers… Lees verder
Hulp op afstand, virtueel assistent Astrid werkt vanuit Zwitserland voor Moneypenny
16 mei 2022 Testimonials

Interview met virtueel assistent Astrid

“Na jarenlang vrijwilligerswerk vond ik bij Moneypenny weer een echte baan!” Deze week… Lees verder
Slimmer werken met een virtueel assistent van Moneypenny en ClickUp
2 mei 2022 Blog

Slimmer werken met ClickUp

Slimmer werken; Iets waar wij binnen Moneypenny veel waarde aan hechten. We durven wel te beweren… Lees verder

Zet Moneypenny aan het werk!

Benut de energie van Moneypenny, de remote-expert.
Dan geven we ook jouw business een boost!