Door: Marianne Sturman
Moneypenny ‘doet’ al 18 jaar in virtual assistants (VA’s), persoonlijke assistenten op afstand. Meestal verloopt de werkrelatie tussen een VA en haar klant (doorgaans een ondernemer) soepel. De communicatie is goed, de werkzaamheden zijn duidelijk en de opdrachtgever voelt zich ontzorgd. Maar soms bevalt de samenwerking minder goed…
VA’s en hun klanten zien elkaar in de regel niet vaak face2face, dus logisch dat de communicatie op een andere manier verloopt. Tegenwoordig is er aan communicatiemiddelen geen gebrek: je kan mailen, Whatsappen, Skypen, een Google Hangout sessie opzetten en ga zo maar door. En, je kan natuurlijk gewoon even bellen. En met dat bellen, daar gaat het wel eens mis.
Er zijn ondernemers en managers die het fijn vinden om bij alles wat ze aan hun VA willen delegeren de telefoon te pakken. En uiteraard op de momenten die hen het beste uitkomt, zoals tijdens een ‘verloren uurtje’ in de auto of ’s avonds tijdens het koken.
Hoewel de telefoon nog steeds een van de meest effectieve communicatiemiddelen is, geldt ook hier de tip: gebruik het met mate als je met een VA samenwerkt. Waarom? Omdat onze VA’s én onze klanten graag hun eigen tijd indelen en zo efficiënt mogelijk gebruiken. Dat betekent dat VA’s dagelijks beschikbaar zijn om taken voor hun opdrachtgevers uit te voeren, maar niet altijd telefonisch bereikbaar zijn omdat ze ook andere bezigheden hebben. Terugbellen kan altijd, maar opdrachtgevers die verwachten dat een VA, net als de secretaresse van ‘vroeger’, altijd tussen 9 en 5 bereikbaar is komen bedrogen uit.
Kan je je VA dan helemaal niet bellen? Natuurlijk wel. Als je het prettig vindt om werk dat je delegeert telefonisch toe te lichten, spreek dan een of meerdere vaste belmomenten per week af. Natuurlijk kan er altijd geschoven worden, maar dan weet je beiden waar je aan toe bent en het helpt jou als klant ook om je werk te structureren.
Je bent ondernemer, je loopt over en je hebt eindelijk de stap genomen om een VA in te schakelen. Nu kan je eindelijk weer ademhalen en lekker veel werk bij je VA dumpen. Heerlijk toch? Sommige klanten verwarren echter het leegmaken van hun eigen hoofd met ‘het moet nu’. En dan kan het gaan knellen.
Niet iedere taak hoeft direct te worden uitgevoerd. Waar het om gaat is dat jij als klant weet dat het werk gedaan wordt, niet wanneer. Je moet erop kunnen vertrouwen dat jouw VA het overzicht behoudt en dat deadlines gehaald worden. Een goede VA vraagt altijd aan haar opdrachtgever wanneer werk af moet zijn en waarschuwt ruim van tevoren als iets door omstandigheden niet lukt.
Ons advies: leg zoveel mogelijk neer bij je VA, zodat jouw eigen to do lijst korter wordt. Wees duidelijk over prio’s en mocht je VA geen tijd hebben om direct iets op te pakken, dan denkt ze met je mee om een goede oplossing te vinden. Zo hadden we eens een klant die ’s ochtends belde dat de nieuwsbrief die een uur later verstuurd zou worden nog even nagelezen moest worden. De VA had op dat moment geen tijd en stelde voor dat een collega-VA de nieuwsbrief zou kunnen redigeren. De klant waardeerde de suggestie maar koos er op dat moment voor om het zelf te doen.
Hey, dat is irritant, je hebt een VA en die zo gestructureerd is dat ze jou ook aan je deadlines houdt. Maar wacht even, jij bent toch de ondernemer, de baas? Zij werkt toch voor jou en niet andersom? Dat klopt helemaal en als die verhouding voor jouw gevoel uit het lood is, dan is jouw VA niet geschikt voor dit vak.
De andere kant is dat sommige opdrachtgevers zo chaotisch en druk zijn dat ze achter zichzelf blijven aanhollen, ook al hebben ze juist een VA ingeschakeld om hen te ontlasten. Maar het is nu eenmaal zo dat als je werk delegeert, e.e.a. ook wel eens enige uitleg behoeft. En om sommige taken uit te kunnen voeren, is soms input van jou als klant nodig. Een VA plant haar werk goed en spreekt met jou af wanneer je iets aanlevert waar zij dan weer mee verder kan. En als dat telkens niet lukt omdat jij er niet aan toegekomen bent, dan komt de werkrelatie met je VA onder druk te staan.
De tips is: wees eerlijk naar jezelf en stel haalbare doelen. Gooi niet direct teveel over de schutting bij je VA en reserveer bewust tijd voor jezelf om je VA op weg te helpen. Dat geeft jou én je VA rust.
Ook al herken je jezelf in dit profiel, dan is het nog steeds heel wel mogelijk om een effectieve samenwerking met een VA op te bouwen. Dat is het goede nieuws. Moneypenny helpt je graag op weg door van tevoren goed met je door te spreken wat voor type klant je bent en hoe jij graag ondersteund wil worden. Mocht een ruime telefonische beschikbaarheid voor jou bijvoorbeeld een randvoorwaarde zijn, dan zoeken we een VA die dat geen enkel punt vindt en aan die eis kan voldoen. Zo is er voor bijna elke wens een oplossing, daar houden we van bij Moneypenny.
Wil je telefonisch sparren over de mogelijkheden van het werken met een VA van Moneypenny? Bel ons dan via (020) 4260760 (we nemen altijd op tussen 8.00 en 20.00 uur van maandag t/m donderdag en op vrijdag tot 18.00 uur :-)) en vraag naar Marianne Sturman. Neem anders een kijkje op onze site. Je kan je ook inschrijven voor ons gratis webinar over de virtuele assistent en ons gratis whitepaper downloaden.
(020) 42 60 760 
