Door: Marianne Sturman
De term BYOD (Bring Your Own Device) is inmiddels een ingeburgerd begrip en wordt door steeds meer organisaties toegepast. Om flexibel werken mogelijk te maken laat je medewerkers hun eigen devices mee naar het werk nemen. Een van de grote voordelen is dat het personeel zelf bepaalt met welke (rand)apparatuur ze het prettigste – en dus het meest efficiënt – werken. Deze ontwikkeling past bij een trend van individualisering op de werkvloer. Maar er zijn natuurlijk veel meer domeinen, waarbij je de persoonlijke keuzes en voorkeuren van medewerkers zou kunnen verkiezen boven een gestandaardiseerde, one-site-fits-all oplossing, zoals het kiezen van je eigen assistent…
Het is nog steeds zo dat de meeste topmanagers een persoonlijke assistent (PA) of directiesecretaresse aan hun zijde hebben, zodat zij optimaal kunnen functioneren. Bij veel organisaties wordt dit principe in de lagere echelons tegenwoordig vaak losgelaten uit oogpunt van bezuiniging. Immers, alle automatiseringstools zijn zó handig geworden dat iedereen gemakkelijk zelf zijn agenda kan managen, toch? En als er nog secretariële ondersteuning vanuit de organisatie wordt aangeboden, dan is een ‘secretaressepool’ een populair model.
Weer terug naar de topmanagers. Het is niet voor niets dat een directeur vaak jaren en jaren lang met dezelfde assistent werkt; want, als je iemand gevonden hebt die altijd aan een half woord genoeg heeft en alles weet van waar jij je – zakelijke én privé – mee bezighoudt, dan is er sprake van heuse synergie en krijg je vleugels. Heb je daarentegen een assistent waar die ‘klik’ er onvoldoende is, dan heb je er eigenlijk niets aan. En zoveel mensen, zoveel wensen. Dus: waar de ene assistent een ongelofelijk goede samenwerking heeft met een manager zou het zomaar kunnen dat een collega-manager helemaal ‘niets heeft’ met diezelfde assistent.
Conclusie: een secretaressepool werkt wel, maar tot op zekere hoogte. Als je geen keuze hebt in met wie je werkt en welke taken je mag delegeren, dan is het maar de vraag of het de investering waard is.
Het voordeel van een eigen assistent is tweeledig: niet alleen heb je met je eigen ondersteuner een super goede ‘samenwerkklik’, maar je bepaalt zelf welke taken je precies uit handen gaat geven. Want ook hierbij geldt dat ieder klokje anders tikt. Wij merken in de werkrelaties tussen onze klanten en hun VA’s dat het juist veel oplevert als je mag kiezen wát je bij je VA neerlegt. Sommige klanten vinden het heerlijk dat hun VA hun agenda en inbox beheert en andere gruwelen daarvan. Gisteren sprak ik nog een klant die vertelde dat hij écht niet wil dat iemand anders dan hijzelf zijn mails beantwoordt, maar wat hij wel handig vindt is als zijn VA zijn inbox structureert en de crap (zijn woorden :-)) eruit haalt, zodat zijn inbox minder vol is als hij zijn mails gaat wegwerken. Deze zelfde klant vertelde dat hij het leuk vindt om zelf zijn powerpoint sheets te maken, maar dat hij een hekel heeft aan redigeren van teksten. Of zijn VA dat voor hem zou willen doen. En ga zo maar door.
Ja, natuurlijk! Waar het om gaat is dat je het optimale haalt uit jouw medewerkers. Sommigen zullen geen boodschap hebben aan een assistent en anderen zullen er veelvuldig gebruik van maken. Ik geloof er heilig in dat we toegroeien naar een maatschappij waar het verschil tussen een zelfstandige en een werknemer steeds kleiner wordt. Grotere organisaties zullen hun medewerkers steeds meer zelf laten bepalen en invullen. Immers, door medewerkers meer zeggenschap te geven over hoe en met wie ze samenwerken, hoe fijner ze werken en hoe beter ze hun werk zullen doen.
Bijkomend voordeel is dat de kosten voor ondersteuning variabel worden in plaats van vast en meebewegen met de behoefte en het budget. Je CFO zal er blij van worden.
In dit filmpje maak je kennis met onze VA’s Marjolein en Maxime, twee hele verschillende types.
Mocht je meer willen weten of vrijblijvend willen sparren over de mogelijkheden van VA’s voor jouw organisatie? Surf naar onze site, vul het contactformulier hieronder in of bel/app mij rechtstreeks via 06-51222840.
(020) 42 60 760 
