Aangenaam, Penny is de naam. Al jarenlang ben ik gefascineerd door alles wat online mogelijk is. Van savvy tools tot razendslimme oplossingen die ook het ‘echte’ leven een stukje vergemakkelijken. Met inmiddels de nodige ervaring als Virtuele Assistent weet ik als geen ander hoe vanaf afstand te (samen)werken en zo een opdrachtgever te ‘ontzorgen’. Door zijn extra rechterhand te zijn, door een aanvulling te zijn op zijn linker hersenhelft, of – meestal – door te fungeren als een combinatie van beide. Sinds kort ben ik in dienst bij Moneypenny, met zo’n naam kon een match met dit bedrijf logischerwijs niet uitblijven! Graag neem ik je mee in mijn ervaringen en deel ik de schatten die ik online ontdek. Doe er je voordeel mee.
Ik heb veel ervaring met het opzetten en uitvoeren van e-mailmarketingcampagnes. Omdat ik merk dat veel kleine en middelgrote ondernemingen wel willen starten met e-mailmarketing maar het om wat voor reden niet doen, heb ik een stappenplan opgesteld. Zo kun je zien wat er bij komt kijken. Wil jij het opzetten en uitvoeren van e-mail marketing liever uitbesteden? Overweeg dan een virtueel assistent marketing die jou ondersteunt bij allerlei marketing taken.
Stap 1 Bepaal de (strategische) plaats van e-mail als instrument in je marketingmix
Waarom wil je het doen? En wat verwacht je ervan? E-mailmarketing omdat iedereen het doet kan een reden zijn, maar garandeert geen succes! Enkele vragen om over na te denken:
Stap 2 Maak je database op orde
Heb je namen en e-mailadressen van al je contacten? Moet hier nog een kwaliteitscheck op gedaan worden? Kun je je contacten classificeren of segmenteren (bijvoorbeeld in klanten – leads – prospects)? Een kwalitatief goede database is essentieel voor e-mailmarketing. Je wilt straks niet te veel bounces krijgen of te vaak in spamfilters blijven hangen. Denk ook alvast na of je op basis van bepaalde profielgegevens (zoals interesse, branche of functie) e-mailings met verschillende inhoud wilt versturen (segmentatie). Richt je database alvast zo in dat dit mogelijk is.
De database zal voortdurend veranderen omdat nieuwe contacten zich aanmelden, bestaande contacten zich afmelden of omdat contacten hun profiel bijwerken. Gelukkig gebeurt dit automatisch bij een goed e-mail programma (zie ook stap 4), want als je dit handmatig moet doen kost het veel tijd.
Stap 3 Ontwerp aan- en afmeldformulieren
Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zullen contacten zich onmiskenbaar moeten aanmelden. Ook ben je wettelijk verplicht om een afmeldmogelijkheid te bieden. Om aanmelden te “belonen”, kun je een bedankmail sturen (dit is meteen een eerste kans om bijvoorbeeld een kortingsvoucher of een stukje content te sturen of je contact te laten kennismaken met jou, je bedrijf of een van je producten). Bedenk vooraf welke afmeldmogelijkheden je wilt bieden: voor alleen een bepaalde e-mailnieuwsbrief of voor verder al het e-mailcontact met jou en je bedrijf. Je kunt ook vragen waarom het contact zich afmeld. Dit geeft inzicht in mogelijke verbeterpunten.
Stap 4 Kies een e-mailing marketing programma
Er zijn talloze programma’s, maar ik werk graag met Mailchimp. Hoewel de meeste programma’s makkelijk zijn, kost het wel een paar uurtjes om de techniek je eigen te maken en flink wat experimenteren om het beste eruit te halen.
Stap 5 Bepaal de inhoud
Wat wil je vertellen? En hoe? Het schrijven van teksten (of infografics) is een vak apart, met name als het gaat om online teksten. Je lezers hebben weinig tijd en hebben veel aan hun hoofd. Je wilt ze met enkele pakkende zinnen meteen interesseren. Er zijn heel veel tips en tricks en het loont zeker de moeite om je hier in te verdiepen. Zo check ik de inhoud altijd met het bla-huh?-jaja-filter: bla -> niet te lang, huh? -> relevant en begrijpelijk, jaja -> betrouwbaar en geloofwaardig.
Het bepalen van de inhoud doe je zelf, maar het schrijven van teksten is een vak apart en kun je heel goed uitbesteden.
Stap 6 Ontwerp een template
Dit kun je door een ontwerpbureau laten doen, maar de meeste programma’s hebben flexibele templates die je gemakkelijk kunt aanpassen aan je eigen wensen en huisstijl. Ook hierover zijn veel tips en tricks. Zo hebben bijvoorbeeld de meeste mensen afbeeldingen tonen uit staan. Zorg dus dat je boodschap ook helder is zonder plaatjes!
Stap 7 Zet een campagne op
Alle losse onderdelen, database, teksten, template, komen bij elkaar in een campagne. De mailing klaarzetten, testen, en uiteindelijk versturen; het mailingprogramma helpt je hier stapsgewijs doorheen en handleidingen zijn overal online te vinden.
Stap 8 Zorg voor goede landingspagina’s op je website
In je nieuwsbrief verwijs je waarschijnlijk naar meer informatie die op een andere plek te vinden is. Op je eigen website bijvoorbeeld. Deze verwijzingen kunnen weer helpen om je zoekresultaten te verbeteren. En denk na over hoe mensen bij je blijven en verloren raken op het internet.
Stap 9 Bouw meetpunten in
Van iedere e-mailing leer je weer: op welke knop wordt wel en op welke wordt niet geklikt? Hoe zijn je openings- en clickthrough ratio’s? Hoe is je conversie? Deze gegevens neem je mee om je e-mailing te verbeteren. Misschien wil je wel wat gaan testen? Bijvoorbeeld welke onderwerpsregel het beste werkt, of het tijdstip van verzending. Met dit soort stukje techniek heb ik veel ervaring. En ik kan je ook helpen met het interpreteren van je gemeten gegevens!
Stap 10 Praktische tips & tricks om rekening mee te houden
Doet de lijst met actiepunten je terugdeinzen? Geen tijd, of geen prioriteit. Realiseer je dan dat een heleboel actiepunten uitbesteed kunnen worden. Aan mij, of aan één van mijn collega VA’s die marketing ondersteuning bieden. Schroom niet om een vrijblijvende afspraak in te plannen.
(020) 42 60 760 
