Door: Susan Smulders
Bestaat er in de toekomst eigenlijk nog wel een secretariaat? Het is een vraag die wij regelmatig krijgen in onze advies praktijk. En zo ja, is zo’n toekomstig secretariaat enigszins vergelijkbaar met wat we vandaag de dag zien? Welke werkzaamheden worden er verricht? Wat voor organisatie vorm past het beste? En wat mag ondersteuning in de toekomst eigenlijk kosten? Boeiende vragen voor een organisatie als de onze die zowel Virtuele Assistenten als training en advies over de toekomst van werken (o.a. op het secretariaat) levert.
Helaas (of misschien wel gelukkig!) hebben wij geen glazen bol waarin we een plaatje tevoorschijn kunnen toveren van een secretariaat bij een middelgrote organisatie in 2030. Wat we wel kunnen doen is de praktijk van vandaag koppelen aan cijfers van de afgelopen jaren en verwachte toekomstige ontwikkelingen . Zo identificeren we een aantal trends die impact hebben en zullen blijven houden op het vak van secretaresse.
Laten we eerst eens kijken naar de ontwikkeling qua werkgelegenheid in secretaresseland. In de afgelopen 10 jaar zagen we eerst een forse daling (de crisis) en sinds 2011 weer een licht stijgende lijn. Toch resteert er in 10 jaar een daling. In 2016 waren er 13,2% minder secretaresses aan het werk dan in 2006. Kijken we naar de onderliggende cijfers dan zien we een interessante ontwikkeling. Het aantal directiesecretaresses (incl. office managers en specialistische secretariaatsfuncties) groeit weer sinds 2011, terwijl het aantal “gewone” secretarieel medewerkers sterk blijft afnemen. Het aantal directiesecretaresses is met 14,4% toegenomen, maar er zijn maar liefst 42,7% (!!!) minder secretaresses in 2016 t.o.v. 2006. Dat staat gelijk aan ongeveer 38.000 minder mensen die als secretarieel medewerker hun brood verdienen.
Bron: CBS Statline
Het verschil in werkgelegenheid aan boven en onderzijde van de secretaresse markt zal naar verwachting verder groeien. Veel taken die secretarieel medewerkers uitvoerden zijn door managers of professionals tegenwoordig eenvoudig zelf te doen (bijvoorbeeld agendabeheer) of zijn grotendeels vervallen (denk aan telefoon beantwoording of fysieke documenten stromen). De toegevoegde waarde van een secretaresse is voor dit soort taken veel kleiner geworden en daarmee is bij veel organisaties haar werk minder geworden. Digialisering en andere technologische ontwikkelingen zullen gestandaardiseerde taken verder overnemen waardoor de klassieke secretaresse rol verder blijft afnemen. Uiteraard is het niet zo dat er geen behoefte meer is aan ondersteuning bij teamleiders, managers en professionals. In de praktijk zien wij dat organisaties beginnen met het definiëren van ondersteuningsdiensten die een secretariaat biedt aan diverse doelgroepen. Een professional kan bijvoorbeeld wel het boeken van een reis uitbesteden, maar niet het beheren van zijn of haar agenda. En een teamleider krijgt bijvoorbeeld wel ondersteuning bij het opzetten en verslaan van een online vergadering, maar haalt wel zelf zijn of haar bezoekers op.
Wij verwachten dat de werkgelegen aan de bovenkant van de markt de komende 10 jaar redelijk stabiel zal blijven. Er blijven managers en (in toenemende mate) professionals wiens tijd en aandacht zo schaars is dat de toegevoegde waarde van een persoonlijke assistent (PA) groot blijft. Zeer complex en dynamisch agendabeheer is en blijft de komende jaren bijvoorbeeld lastig uit te besteden aan een machine. Uiteraard zijn er wel allerlei nieuwe tools die ook relevant zijn voor topmensen in organisaties. Directiesecretaresses zullen naar verwachting hun ondersteuning nog verder moeten personaliseren om optimaal te blijven ontzorgen. En natuurlijk hoeven zij niet alles zelf te doen. Ze kunnen ook gebruik maken van gestandaardiseerde basisdiensten en als regisseur optreden voor hun baas. Overigens verwachten wij wel dat organisaties steeds kritischer zullen kijken naar de groep die baat heeft bij deze superpersoonlijke manier van ondersteunen.
We zien veel bedrijven en instanties zoeken naar nieuwe manieren om secretariaten te organiseren. Dat gebeurt op diverse niveaus. Allereerst op functieniveau. Welke secretaresse rollen hebben we in de organisatie en welke werkzaamheden passen daarbij? Interessante ontwikkeling is daarin de samenvoeging van “klassieke” secretariaatstaken met andere ondersteunende en administratieve taken in een zogenaamd shared service center. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uitvoerende HR activiteiten, facturatie, debiteuren beheer en projectondersteuning. We verwachten dat deze trend zich door zal zetten en dat er zo interessante functies zullen ontstaan die voldoende toegevoegde waarde blijven bieden.
Ook qua organisatie structuur zien we ontwikkelingen. Een splitsing tussen de persoonlijke assistentie en een “pool” van secretarieel medewerkers die basis diensten leveren is een model dat steeds meer voet aan de grond krijgt.
Daarnaast zien we dat organisaties heel voorzichtig gaan kijken naar mogelijkheden om secretariële dienstverlening uit te besteden. Zeker voor basisdienstverlening is dat een werkbaar model. Secretariaten hebben specifieke aansturings- en ontwikkelvraagstukken die binnen een specialistische organisatie soms beter tot hun recht komen. Het zou ons daarom niet verbazen als het over 10 jaar niet ongebruikelijk is om je secretariële ondersteuning in te kopen i.p.v. aan te nemen.
Net als bij het grotere bedrijfsleven, zien we aan de onderkant van het MKB een krimp van de secretariaatsfunctie. Bij het kleinbedrijf in het bijzonder zien we regelmatig dat organisaties zelfs besluiten te helemaal stoppen met een office manager of (parttime) secretaresse, omdat er simpelweg onvoldoende werk is om de vaste kosten voor een medewerker te kunnen verantwoorden. Maar als deze functionaris eenmaal weg is blijkt toch vaak een gat te ontstaan, omdat het niet efficiënt is om alles zelf te doen.
In dit geval kan een Virtueel Assistent uitkomst bieden. Dit is een persoonlijke medewerker op afstand die, al vanaf enkele uren per week, in te schakelen is om uitvoerende, ondersteunende taken uit te voeren. Omdat deze medewerker op afstand werkt is de inzet heel flexibel en naar behoefte op en af te schalen, waardoor de kosten voor ondersteuning flexibel worden in plaats van vast.
(020) 42 60 760 
