Susan Smulders leidt onze consultancy en trainingstak Moneypenny Consulting & Training. Zij en haar team adviseren sinds 2008 (middel)grote organisaties bij vraagstukken rondom de invoering van ‘Het Nieuwe Werken’. De term ‘Het Nieuwe Werken’ kom je alleen minder vaak tegen dan een paar jaar geleden. Is het eigenlijk nog wel een actueel thema voor bedrijven en instellingen? Als expert op het gebied van ‘Het Nieuwe Werken’ is onze eigen Susan dé aangewezen persoon om een update te geven.
Foto: Marianne Sturman (l) en Susan Smulders
‘Het Nieuwe Werken’ gaat voor mij primair over moderne manieren van werken, samenwerken en leidinggeven die leiden tot een betere benutting van de talenten van mensen in organisaties. Hoewel ‘Hét Nieuwe Werken’ niet bestaat zijn er wel een aantal aspecten die voor iedere organisatie relevant zijn in de zoektocht naar een eigen New Way of Working (zoals we HNW tegenwoordig in goed Nederlands ook wel noemen). Hierbij gaat het bijvoorbeeld om flexibiliteit qua tijd en plaats van werken, resultaatgericht werken en sturen, het beleggen van verantwoordelijkheden op de werkvloer en het vergroten van vertrouwen en transparantie. Al deze elementen kunnen bijdragen aan een prettigere werkomgeving waar met meer plezier wordt gewerkt.
Bij veel organisaties heeft men een houding van we’ve been there, we’ve done that and bought the T-shirt, met andere woorden, we zijn klaar. Als ik doorvraag blijkt regelmatig dat de daadwerkelijke organisatieverandering beperkt is gebleven en er nog voldoende ruimte is voor verdere ontwikkeling en verbetering. Veel organisaties hebben vooral gefocust op de aanpassing van de kantooromgeving, maar lang niet altijd is een nieuwe werkwijze omarmd die daarop aansluit.
In zulke gevallen is vooral geïnvesteerd in het neerzetten en inrichten van een nieuwe kantooromgeving. En dan blijkt dat die toch niet goed gedimensioneerd is als medewerkers op de ‘oude’ manier gaan werken in hun nieuwe omgeving. Er is dan bijvoorbeeld te weinig variatie gecreëerd in het type en aantal werk- en overlegruimtes. Met als gevolg de welbekende ‘kantoortuin-ellende’, waarbij er teveel gebeurt in een ruimte en je je dus slechter kan concentreren. En dan zeggen mensen al gauw: “zie je wel, dit werkt niet”. In die situatie wordt het lastig veranderen voor een organisatie en is bovendien het momentum om een stap voorwaarts te zetten in de manier van werken voorbij.
Thuiswerken is nog steeds voor veel organisaties en leidinggevenden een heikel punt. Wij gebruiken overigens graag de term remote working, omdat het natuurlijk niet uitmaakt waar iemand werkt. En aan ‘thuiswerken’ kleven nog steeds negatieve beelden van medewerkers die wasjes draaien en koffie drinken met de buurvrouw.
Het idee van remote komt wel op gang, maar zet nog niet grootschalig door, omdat er bij velen van ons een diepgewortelde overtuiging bestaat dat om goed te kunnen samenwerken, je ook daadwerkelijk samen moet zijn, face2face. Op afstand werken en samenwerken wordt per definitie gekwalificeerd als minder goed. De 9-5 kantoorkaders die we in het industriële tijdperk hebben bedacht zijn nog steeds zeer hardnekkig, ondanks het feit dat 90% van het werk dat wij in kantoren doen, ook elders uitgevoerd kan worden! Paradoxaal is wel dat veel organisaties starten met het nieuwe werken omdat de samenwerking en communicatie tussen medewerkers niet goed verloopt. Op kantoor dus! :-)
Het belangrijkste is dat medewerkers en leidinggevenden zich realiseren dat wanneer je serieus over wil stappen naar ‘Het Nieuwe Werken’ een aanpassing in je kantooromgeving echt niet voldoende is. Er is nu eenmaal een ingrijpende gedrags- en cultuurverandering vereist om daadwerkelijk anders – beter en effectiever – te gaan werken en samenwerken. En dat gaat niet zonder medewerkers en leidinggevenden daar door middel van gerichte interventies in te begeleiden.
En, begrijp me niet verkeerd, natuurlijk is een flink aantal organisaties een stuk verder dan 10 jaar geleden. Maar overall hebben veel organisaties die ermee aan de slag zijn gegaan nog heel veel ruimte om hun werkwijze en cultuur verder te moderniseren.
De term is inderdaad een hype, en wat ik opvallend vind aan deze tijd is dat het lijkt alsof we van hype naar hype gaan. ‘Het Nieuwe Werken’ is passé, dus daar zijn we klaar mee. Maar het komt iedere keer weer terug op gedrag, cultuur en aansturing. Daarom zeggen wij ook al jaren gekscherend: “Het Nieuwe Werken is het oude werken, maar dan goed.”
Ja dat klopt en dat is fantastisch, want we kunnen daardoor steeds meer werkzaamheden efficiënter uitvoeren en slimmer organiseren, zodat we meer ruimte krijgen voor bijvoorbeeld innovatie. Wat me wel opvalt is dat veel mensen het lastig vinden om zich nieuwe tools eigen te maken. En daardoor blijven technologische mogelijkheden nog on(der)benut.
Neem Skype for Business. Bijna ieder bedrijf heeft het, maar zelden worden alle functies gebruikt, zoals voor remote vergaderen met meerdere mensen, of online brainstormsessies. Terwijl het ervoor gemaakt is.
Nee, alsjeblieft niet! Bij een training word je niet geleerd om zelf naar oplossingen te zoeken, om te spelen met het systeem en dingen uit te proberen, terwijl dat juist moet. Het vermogen om je snel nieuwe systemen eigen te maken zit hem niet alleen in kennis, maar vooral in houding van medewerkers ten aanzien van techniek. Nieuwe tools zijn extreem gebruiksvriendelijk, daar kan het niet aan liggen.
De laatste jaren zijn Agile werken en ‘zelfsturing’ populair. Het mooie is dat deze thema’s of concepten allemaal in lijn zijn met wat we met ‘Het Nieuwe Werken’ beogen. Het is dus fijn dat organisaties blijven zoeken naar andere manieren van werken. Ik concludeer dan ook dat het niet gaat over labels of trends, want de rode draad is en blijft effectiever werken en samenwerken en de kwaliteiten van mensen beter benutten.
Jazeker! Ik heb nog een paar adviezen voor iedereen die geïnteresseerd is in dit onderwerp en overweegt er iets binnen zijn of haar organisatie mee te doen.
Veel organisaties willen iets met flexibeler en anders werken en samenwerken. Maar ze weten niet precies hoe of wat. Wat ik vaak als eerste, samen met mijn cliënten, bij de kop pak is wat wij de WoW (Way of Working) noemen. En die kan voor iedere organisatie anders zijn en is altijd gebaseerd op waar je naartoe wil met je organisatie en welke toekomstige manier van werken en samenwerken daarbij past. Als de WoW eenmaal staat is het veel eenvoudiger om je implementatieplan te concretiseren. Daar help ik uiteraard ook graag bij. Tot slot hebben wij veel trainingsprogramma’s ‘op de plank’ voor zowel medewerkers als leidinggevenden die we uiteraard per opdrachtgever op maat aanpassen.
Als je me dat 10 jaar geleden had gevraagd had ik waarschijnlijk gezegd NEE! Nu denk ik daar anders over. Ik zie nog altijd zoveel ruimte om organisaties fijnere en meer inspirerende werkomgevingen te maken dat ik me hier nog wel 10 jaar mee bezig wil houden!
Wil je meer weten over de invoering van remote working of flexibeler en effectieve werken en samenwerken in jouw organisaties? Neem dan rechtstreeks contact op met Susan via mail, telefoon of whatsapp 06-45766097.
(020) 42 60 760 
