Bij Moneypenny spreken we vaak met leidinggevenden die van hun werknemers verwachten dat zij dagelijks in de file aansluiten om van 9-5 op kantoor te zijn. En iedere keer weer is het een uitdaging om dat gesprek aan te gaan, want als 100% remote organisatie gunnen we het iedereen om ook van de voordelen van remote te kunnen profiteren. Hoe komt het toch dat zoveel managers – ondanks alle technologische ontwikkelingen – blijven hangen in de aloude 9-5 kantoorkaders? We zetten 5 belangrijke overtuigingen voor je op een rij en geven je tips om jouw hardnekkige anti-thuiswerk-baas van repliek te dienen.
Door: Susan Smulders
Dit is een diepgewortelde overtuiging van veel managers als het gaat over werken buiten kantoor. Zij denken oprecht dat een vruchtbare samenwerking alleen mogelijk is wanneer collega’s elkaar zien. Met feiten zwaaien die het tegendeel bewijzen heeft vaak niet zoveel zin, deze overtuiging staat als een huis. Regelmatig zien wij dat organisaties juist anders willen gaan werken omdat de samenwerking op kantoor (!!) voor verbetering vatbaar is.
Samenwerking verloopt in het algemeen goed als doelstellingen, rolverdeling en informatiestromen helder zijn, medewerkers elkaar vertrouwen en mensen elkaar opzoeken en kunnen bereiken (dat kan ook telefonisch of online!). Dat is allemaal te regelen buiten een fysieke locatie. Ja, natuurlijk helpt het om elkaar te kennen en elkaar met enige regelmaat te zien, maar dat hoeft echt niet elke dag! Er zijn bijvoorbeeld legio succesvolle internationale en nationale teams die ‘gedwongen’ zijn om op afstand samen te werken omdat het niet echt handig is om dagelijks te forensen vanuit Finland, Tsjechië, de VS of Groningen naar een kantoor in Rotterdam.
TIP: Vraag waar de zorgen over samenwerking zitten bij je manager. En vraag door totdat je samen helder hebt waar die zorgen vandaan komen! Grote kans dat de oplossing van die achterliggende zorgen niet zit in meer op kantoor zijn.
In de praktijk blijken er vaak twee gedachten te zitten achter deze overtuiging. De eerste is dat je alleen een band kunt smeden en onderhouden als je elkaar fysiek ziet. Natuurlijk is het fijn om elkaar regelmatig te ontmoeten om een connectie te maken. Die ontmoetingen kun je aanvullen met andere communicatie middelen, zoals app groepen, Skype calls / meetings en de good old telefoon. De tweede gedachte is dat je elkaar (vrijwel) nooit meer ziet als je remote werken faciliteert. Dat blijkt in de praktijk gewoon niet waar. De meeste kantoor werkzaamheden worden nog gewoon op kantoor uitgevoerd. Bovendien kun je als team ook heldere afspraken maken wanneer je elkaar wilt zien en welke andere middelen je wilt inzetten om als team een team te blijven.
TIP: Bespreek als team (inclusief je manager) wat jullie nodig hebben om als team te blijven opereren als je meer remote gaat werken. Maak heldere afspraken en evalueer die minstens een keer per half jaar!
Tja, dit blijft natuurlijk een boeiend fenomeen. ‘Als iemand niet op kantoor is loopt hij/zij cruciale informatie mis omdat hij/zij niet toevallig hoort wat een collega zegt aan de telefoon of bij de koffieautomaat’. Wij stellen dan altijd de vraag of je afhankelijk wilt zijn van toevalligheden bij het delen van belangrijke kennis en info. Hoe zit het dan namelijk met een collega die ziek is, naar de WC, in vergadering, etc? De ervaring leert dat toevallig verspreide informatie niet bij iedereen terecht komt en dat deze manier van info delen ook nog eens erg inefficiënt is. Als iedereen bijvoorbeeld voortdurend zijn oren open moet houden om gesprekken van andere collega’s op te pikken leidt dat behoorlijk af bij het uitvoeren van de eigen werkzaamheden.
TIP: Maak gedurende een week eens een lijstje welke werk gerelateerde informatie via toevalligheden tot je komt. Als het meevalt heb je een direct argument om deze overtuiging te ontkrachten. Als het tegenvalt is er alle aanleiding om de manier van kennis en informatie uitwisseling eens aan te kaarten bij je manager en je team.
En ja, die kort-op-de-bal overlegmomentjes zijn heel belangrijk om snel te kunnen schakelen. Maar wees eens eerlijk. Hoe vaak loop je nou op een dag echt naar een van je collega’s toe om snel te schakelen? In sommige organisaties gebeurt het natuurlijk wel, maar in de praktijk zien we ook héél véél mensen een mailtje, appje of telefoontje gebruiken voor dit soort schakel momenten met een collega die 10 meter verderop zit. En waarom ook niet? 9 van de 10 keer kun je ook op die manier iets afstemmen. En mocht je toch wat meer tijd en/of persoonlijke connectie nodig hebben dan kun je een afspraak maken om iets verder uit te diepen of een beeldgesprek opzetten. Die laatste optie heeft dan ook nog eens het voordeel dat je even een scherm of applicatie kan delen zodat je direct kunt laten zien waar je tegenaan loopt.
TIP: Inventariseer welke loopjes jij per dag doet/ontvangt en noteer per loopje op welke manier je dat remote had kunnen maken. Vraag je manager en collega’s om hetzelfde te doen. Zo ontstaat een gezamenlijk beeld van de werkelijkheid en van toekomstige opties.
Het klopt dat niet iedere functie zich leent voor (volledig) remote werken. Daar staat tegenover dat er ook niet zo heel veel functies zijn die volledig locatie gebonden zijn. Crux is daarbij om in taken te denken en niet in functies. De management assistente (binnen veel organisaties een no-go voor remote werken) blijkt bij een takenanalyse bijvoorbeeld niet meer dan 10 – 20% locatie gebonden taken te hebben. Die taken zijn vaak ook prima te rouleren tussen collega’s zodat je ook in een dergelijke functie ruimte kunt creëren voor remote werken.
Je zult verschillen tussen functies zien ontstaan qua ‘ruimte voor remote‘. Verschillen zijn lastig voor managers. Het voelt vaak veiliger om een vaste set regels te hebben die voor iedereen geldt. Als je daarvoor kiest betekent het wel dat je veel mensen in je organisatie beperkt in hun flexibiliteit vanuit de behoefte aan een gemakkelijk uitlegbaar one size fits all principe. Dat is jammer, want in de praktijk begrijpen mensen uitstekend dat er verschillen zijn op basis van taakinhoud. Het is toch ook breed geaccepteerd dat niet iedereen hetzelfde salaris verdiend?
TIP: Maak een analyse van de ‘ruimte voor remote‘ binnen jouw taken. Maak een lijst van al je taken en noteer per taak welk percentage van je werktijd je besteed aan die taak. Geef vervolgens aan of de functie op afstand kan worden uitgevoerd. Na een kleine rekensom blijkt meestal dat er (veel) meer ruimte voor remote is dan verwacht en dat is dan weer mooie input voor een gesprek met je manager.
Ons boek ‘Hybride Wérkt’ kan je hierbij helpen. Dit boek bevat inzichten, inspiratie en handvatten over hoe je hybride werken met succes kan verankeren in jouw bedrijf.
(020) 42 60 760 
