Het verliezen van sociale binding is een van de grootste angsten van managers bij implementatie van Het Nieuwe Werken. In een workshopprogramma dat we doen met leidinggevenden van een grote financiële instelling komt het iedere sessie naar boven. Hoe houd je contact met elkaar als je elkaar niet meer automatisch iedere dag ziet? Hoe zorg je dat het teamgevoel blijft? Hoe integreer je nieuwe medewerkers in je afdeling? Wat moet je als leidinggevende extra doen om te zorgen dat je mensen elkaar niet uit het oog verliezen?
Terechte vragen en een terecht punt van zorg. Je kunt immers bij HNW niet meer automatisch vertrouwen op de mechanismen die nu zorgen voor het teamgevoel. Je zult er dus als leidinggevende actief mee aan de slag moeten. Maar gelukkig hoef je dat niet alleen te doen want je medewerkers zijn ook uitstekend in staat om hun steentje bij te dragen aan het vinden van oplossingen voor sociale binding. Hieronder geven we een aantal handvaten uit de praktijk die kunnen helpen bij het anders vormgeven van sociale cohesie in team(s).
Face-to-face ontmoetingen zijn en blijven een belangrijke basis van onderlinge binding in een team. Als je elkaar niet meer automatisch treft bij het koffieapparaat moet je daar dus met elkaar afspraken over gaan maken. Dat kan bijvoorbeeld zijn door een vaste kantoordag af te spreken, waarop iedereen zoveel mogelijk aanwezig is op de werkplek.
De rol van teamoverleg wordt vaak ook belangrijker. Afdelingen kunnen daarin meestal uitstekend zelf afspreken wat voor hen wel en niet werkt qua frequentie, duur en inhoud. In de praktijk zien we de frequentie van overleg afnemen terwijl de lengte juist toeneemt (bijv. van eens per week 1,5 uur naar eens per maand 4 uur). Ook wordt overleg minder vrijblijvend – oftewel het bijwonen van teamoverleg wordt verplicht, omdat het zo’n belangrijke rol speelt.
Tenslotte zien we in de praktijk dat er expliciet sociale activiteiten worden gepland om het onderlinge contact te versterken. Dat kan bijvoorbeeld een reguliere lunch of borrel zijn na het werkoverleg. Ook zien we vaak dat afdelingen enkele malen per jaar een uitje plannen. En ook op die gelegenheden worden teamleden geacht aanwezig te zijn.
Naast face-to-face ontmoetingen biedt HNW natuurlijk ook allerlei mogelijkheden om virtueel met elkaar in contact te blijven. En daarbij gaat het dan juist niet alleen om e-mail. Met simpele middelen kun je naar elkaar zichtbaar maken of je werkt en of je bereikbaar bent. Als je met elkaar afspreekt dat je er niet standaard een e-mail uit gooit bij een vraag maar even checkt of iemand telefonisch of via chat te bereiken is komt dat niet alleen de snelheid van communicatie ten goede, maar ook het onderlinge contact.
Bovendien biedt nieuwe technologie allerlei nieuwe kansen om communicatie op afstand toch persoonlijk te maken. Videobeeld via een simpele webcam bijvoorbeeld biedt al veel extra ten opzichte van een telefoongesprek. Juist elkaar even zien is daarbij belangrijk. En waarom stuur je als leidinggevende niet eens een geluid- of videoboodschap op naar je medewerkers als je iets met ze wilt delen in plaats van een e-mail. Het dwingt je om kort en krachtig te communiceren en het heeft een veel hogere attentiewaarde dan het zoveelste bericht in je mailbox.
En natuurlijk kun je ook creatieve dingen doen met virtuele communicatie. Als je gewend was om de dag te starten met een gezamenlijke kop koffie, kun je dat natuurlijk ook prima eens per week telefonisch doen. Ieder zijn eigen kop koffie en dan toch even bijpraten. Een leuk voorbeeld is een home-based call center organisatie waar een medewerker aan het begin van zijn of haar shift een willekeurige collega aan de lijn krijgt om even mee te praten. Zo leer je ook vanuit huis je collega’s kennen.
Belangrijk is natuurlijk ook tegen het licht te houden welke rituelen je als afdeling eigenlijk kent. Wat doe je als team samen? Hoe sta je stil bij bijzondere gebeurtenissen als verjaardagen, ontvangst van nieuwe medewerkers en afscheid van vertrekkende collega’s? Wat zijn dingen waardoor medewerkers zich onderdeel van juist jouw team voelen
Als je in beeld hebt welke rituelen je als team kent, kun je de slag maken om ze HNW proof te maken. Ook hierbij geldt weer dat medewerkers zelf prima in staat zijn om daar over mee te denken. Misschien zijn er rituelen waar je met z’n allen graag vanaf wilt. Of zijn er juist dingen die je nu mist als team.
Overigens moeten nieuwe rituelen natuurlijk wel aansluiten op de behoefte van je team. Een recent voorbeeld (dat trouwens niet vanuit HNW kwam) uit een column in het Financieel Dagblad illustreert dat een ritueel ook zijn doel voorbij kan schieten. In het stuk werd een taartenceremonie beschreven waarbij verjaardagen van een afdeling eens per 3 maanden gevierd werden. Alle jarigen van het afgelopen kwartaal op een rijtje en iedereen een stukje taart. Verplicht! Matthijs Bouman, de columnist, was er in ieder geval niet erg enthousiast over.
Naast al deze team afspraken is het natuurlijk ook van belang om in de gaten te houdend dat individuele medewerkers niet buiten de boot vallen vanuit sociaal perspectief. Daarbij moet je als manager o.a. letten op signalen dat iemand wegdrijft van de afdeling. Is iemand er bijvoorbeeld vaak niet op vaste kantoordagen? Mist iemand regelmatig een afdelingsoverleg? Heeft iemand altijd net iets anders gepland tijdens een gezamenlijke lunch? Of krijg je iemand slecht telefonisch te pakken en worden je vragen voornamelijk via e-mail beantwoord? Op zich allemaal geen reden tot paniek, maar wel aanleiding om met een medewerker of collega in gesprek te gaan over wat je ziet. Nog een tip uit de praktijk: maak gebruik van de sterke sociale binders uit je team. Er zijn altijd mensen die in het midden van het sociale afdelingsnetwerk staan. Spar juist ook met hen over hoe het staat met de sociale binding.
En dan heb je alle afspraken helder en loopt het team ook in HNW soepel… Krijg je een nieuwe medewerker die zich niet alleen het werk moet eigen maken, maar ook zijn netwerk in de afdeling moet opbouwen. Iedere leidinggevende en ieder team krijgt er vroeg of laat mee te maken. Niets om je zorgen over te maken, maar ook weer iets dat meer aandacht vraagt dan het vroeger deed.
Belangrijk is natuurlijk dat een medewerker in het begin goed wordt opgevangen. Maak als afdeling afspraken wie wanneer aanwezig is en als aanspreekpunt dient. Vraag ook van je nieuwe collega dat hij/zij de eerste tijd (voornamelijk) op kantoor werkt om iedereen te leren kennen. Dat is helemaal niet raar. Er zijn voorbeelden te over van organisaties die bijvoorbeeld van nieuwe medewerkers verlangen dat ze de eerste 6 tot 8 weken gewoon op kantoor zijn alvorens ze flexibel kunnen gaan werken. En natuurlijk zorg je dat je nieuwe medewerker begrijpt op welke manier jij en je team met elkaar werken.
Voldoende uitdagingen dus voor leidinggevenden (en hun teams overigens!) Maar met een beperkt aantal duidelijke afspraken en het bewustzijn dat je met elkaar verantwoordelijke bent voor onderlinge communicatie hoeft sociale binding helemaal niet te lijden onder HNW. Sterker nog, door weer eens kritisch naar de manier te kijken waarop je als team werkt kan het zelfs tot betere (en modernere) onderlinge binding leiden!
Door: Susan Smulders, Moneypenny Advies & Implementatie
Dit artikel verschijnt ook op Het Nieuwe Werken Blog.
(020) 42 60 760 
