Door: Susan Smulders, Partner bij Moneypenny Consulting & Training
“Hoe ziet een toekomstbestendig kantoor eruit voor onze organisatie?” Het is een vraag die we bij Moneypenny Consulting & Training vaak van klanten krijgen in gesprekken over de toekomst van werken en samenwerken. ‘Het kantoor’ speelt in de hoofden van leidinggevenden en medewerkers (nog steeds) een grote rol – ondanks flexibilisering qua tijd en plaats van werken. Een fysieke locatie is immers een heel zichtbaar onderdeel van een organisatie, waar veel medewerkers een groot deel van hun werktijd doorbrengen.
Mensen voelen vaak een emotionele verbinding met hun werklocatie en daarmee zijn discussies over dit onderwerp in organisaties vaak beladen – zeker als ze gaan over aanpassing van kantoorconcepten en/of verhuizing. Uit een interessant en recent gepubliceerd landenrapport van JLL over de relatie tussen “the workplace and human experiences” blijkt dat de veranderbereidheid om over te gaan naar een open plan office met of zonder eigen bureau om daarmee toegang te krijgen tot meer innovatieve werkfaciliteiten in Nederland significant kleiner is dan het gemiddelde wereldwijd. Interessant feit daarbij is dat jongeren (< 35 jaar) en leidinggevenden (veel) meer veranderbereid zijn dan de gemiddelde Nederlandse respondent.
Voordat we onze klanten een zinnig advies kunnen geven over een passende kantooromgeving is het in onze ervaring belangrijk om als organisatie eerst vast te stellen wat de kernelementen zijn van je beoogde toekomstige Way of Working (WOW). Samen met onze opdrachtgever gaan we op zoek naar de essentiële kenmerken van (samen)werken binnen de organisatie. Is je organisatie heel innovatief en creatief? Ligt de sleutel van het succes vooral in verbinding en samenwerking (met klanten, elkaar en/of externe partijen)? Is flexibiliteit van essentieel belang voor je toekomst? Of zoek je een hele scherpe kostenbasis? Het zijn maar een paar voorbeelden van vragen die langskomen in discussies en workshops over de WoW van een organisatie.
De WOW kun je vervolgens vertalen in overwegingen die te maken hebben met huisvesting – wat betreft kantoorconcept, omvang en locatie bijvoorbeeld. Vaak leidt een WOW ook tot een bredere oriëntatie qua tijd en plaats van werken. Als een van de kernelementen van je WOW bijvoorbeeld gaat over betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers dan ligt het zeer voor de hand om (meer) ruimte te bieden voor tijd en plaats onafhankelijk werken.
Een WOW en de daaruit voortvloeiende overwegingen met betrekking tot huisvesting zijn bouwblokken voor een strategisch oriëntatie op huisvesting. Uiteraard is dat niet het enige puzzelstukje waarmee we aan de slag gaan. In een strategisch huisvestingsplan nemen we ook altijd expliciet de belangen mee van klanten, andere externe partijen waarmee een organisatie te maken heeft en medewerkers. Daarbij kijken we naar de rol die fysieke huisvesting speelt voor al deze partijen. Is bereikbaarheid bijvoorbeeld belangrijk? Per fiets, OV of auto? Wat voor voorzieningen zijn er idealiter in de omgeving? Wat voor imago past wel en niet bij je organisatie? In combinatie met de WOW schetsen we zo een overzicht van de belangrijkste overwegingen in huisvestingsbeslissingen.
Uiteraard omvat een strategisch huisvestingsplan ook keuzes wat betreft aantal en soort locaties. We kijken daarbij o.a. naar faciliteiten voor ontvangen van externe stakeholders (bijvoorbeeld klanten, cliënten en samenwerkingspartners), werken (individueel), samenwerken (met collega’s) en ontmoeten (gepland en ongepland). Moet iedere locatie alle faciliteiten omvatten? Of heb je een verschil tussen hoofd- en satellietlocaties?
Een ander onderdeel van een strategisch huisvestingsplan is wat ons betreft een aantal facilitaire uitgangspunten. Heeft iedereen een eigen bureau of niet? En zo niet, hoeveel werkplekken zijn er dan per medewerker of FTE? Hoeveel vierkante meter heb je nodig – per werkplek, medewerker of FTE? Van welke kostenbasis ga je uit?
Overwegingen (WOW, belanghebbenden) en facilitaire uitganspunten in een strategisch plan bieden een kader voor het nemen van gedetailleerde beslissingen qua huisvesting. Dat is dan ook wat ons betreft dan ook het doel en de toegevoegde waarde van een strategisch huisvestingsplan. Het biedt een raamwerk dat je ondersteunt in het nemen van huisvestingsbeslissingen zodat je niet steeds alle discussies opnieuw hoeft te voeren en je bovendien zeker stelt dat alle afwegingen aan bod komen.
Heb je interesse in een vrijblijvend gesprek over de WOW of een strategisch huisvestingsplan voor jouw organisatie? Neem contact op met Susan Smulders / 06-45766097) of Marianne Sturman / 06-51222840).
(020) 42 60 760 
