Digitaliseren is de succesfactor voor Het Nieuwe Werken

Opgeleukte kantoren met hippe loungehoeken, trendy koffiecorners en brainstormpits. Maar al te vaak het resultaat van een ingrijpende verbouwing nadat besloten is Het Nieuwe Werken in te voeren. Met als resultaat dat deze plekken een feestje zijn om er te werken terwijl er tegelijkertijd veelal minder vierkante meters mee zijn gemoeid. Die winst is mooi behaald, hoor ik u denken. Maar is dit wel de échte winst die met HNW verkregen kan worden?

Vanzelfsprekend, een kantoor van minder omvang dat volledig is voorzien van de laatste state of the art tools is een goede eerste stap om Het Nieuwe Werken concreet vorm te geven en er voordeel uit te halen. U leest het goed, een goede eerste stap.

Digitaliseren is kritische succesfactor
De échte winst zit ‘m in het slimmer en efficiënter inrichten van werkprocessen op basis van de nieuwste technologieën. De fuik waar we vaak intrappen is dat we het werk dat we eigenlijk allemaal digitaal kunnen afhandelen toch nog rondom het fysieke kantoor organiseren. Neem de vele papieren archieven die nog steeds op kantoor staan. Neem de vele contracten die nog steeds van een fysieke handtekening worden voorzien. Ruimte-innemend, tijdrovend en kostbaar.

De route van de traditionele handtekening
Niet overtuigd dat iets als een fysieke handtekening echt zo veel tijd en dus geld kost? Goed, laten we een eenvoudig werkproces nemen als het ondertekenen van een offerte. Bij de meeste organisaties worden offertes digitaal gecreëerd in Word om vervolgens uit te printen en te voorzien van een krabbel. Daarna wordt het document weer gedigitaliseerd middels een scan om vervolgens door te sturen naar de klant. Die dit hele proces opnieuw doet. Uitprinten, tekenen, scannen en weer terugmailen. Tot slot bewaren beide organisaties de digitale versie en vooruit, voor de zekerheid, een uitgeprinte versie in een ordner… Juist ja… allemaal onzin, allemaal onnodig.

Kantoor in je tas
In het geval van bovenstaande is er namelijk tegenwoordig zeer betaalbare en uiterst veilige software, bijvoorbeeld via Evidos, die ervoor zorgt dat er geen papier meer aan te pas komt bij het ondertekenen en opslaan van documenten. Dat scheelt op jaarbasis heel veel geld. En zo zijn er veel meer werkprocessen die volledig digitaal kunnen worden uitgevoerd. Er moet dus een andere reden worden bedacht om naar dat fancy kantoor te komen…

Marianne Sturman
Directeur Moneypenny en Cloudworkers

Dit artikel is ook gepubliceerd op Brisk Magazine