Door: Marianne Sturman
Door de exponentiële groei van onze economie is er inmiddels sprake van serieuze arbeidskrapte. Dat betekent dat het voor organisaties in toenemende mate een uitdaging is om openstaande vacatures vervuld te krijgen. Een van de manieren om makkelijker personeel te vinden is om klassieke kantoorbanen om te katten naar zogenaamde remote jobs. Dat zijn zijn banen, waarbij de medewerker veel zeggenschap heeft over tijd en plaats van werk. Maar hoe doe je dat en welke jobs lenen zich voor deze werkvorm en welke niet? Daarover lees je in dit blog.
Veel organisaties bieden tegenwoordig al iets aan flexibiliteit (zoals een dag thuiswerken of flexibele start- en eindtijden), maar in de praktijk is werken op locatie en tijdens vaste (kantoor)tijden nog veelal de norm. Veel leidinggevenden én medewerkers blijven steken in de hardnekkige overtuiging dat dat de beste, zo niet de enige, manier is om een organisatie te laten functioneren. Echter, onderzoek wijst uit dat remote de toekomst heeft en meer oplevert zowel in harde productiviteitseuro’s als in medewerker tevredenheid, retentie en loyaliteit. Mijn tip: blijf niet hangen in meningen (want dat zijn die overtuigingen) maar beoordeel de harde feiten op hun merites. Al met al vraagt het vooral durf en een open blik om te zoeken naar en denken in mogelijkheden. In dit artikel vind je links naar interessante wetenschappelijke onderzoeken over het onderwerp remote work.
Okay, je bent een believer in de mogelijkheden van remote, en nu? De eerste vraag die je intern beantwoord moet krijgen is: zijn wij werkplek onafhankelijk georganiseerd? Met andere woorden, zijn documenten en is informatie die medewerkers nodig hebben om hun werk te doen ook digitaal toegankelijk middels een goed beveiligde ICT infrastructuur? Het zal je verbazen hoeveel organisaties dit nog niet voor elkaar hebben. Wil je de contractmanagers remote laten werken maar worden de contracten nog in een fysiek archief bewaard? Jammer dan, dat wordt em dan op korte termijn niet. Je eerste prio is dan toch dat digitaliseringsproject waar jullie al jaren tegenaan hikken…
Het goede nieuws is: 90% van de kantoorbanen kunnen remote worden uitgevoerd. Want met de huidige organisatorische inzichten en beschikbare technologie is het prima mogelijk om effectief en efficiënt (samen) te werken op afstand en over de tijd. In veel organisaties kunnen de ‘professionals’ al lang en breed remote werken, denk aan consultants, advocaten, vertegenwoordigers, interimmers en managers. Maar van veel ondersteunende functies vindt men bijvoorbeeld dat ze kantoor gebonden zijn. Zoals secretaresses, het service center en de financiële administratie. Maar waarom eigenlijk? Is dat omdat ze werkelijk locatie gebonden taken moeten uitvoeren of is er te weinig vertrouwen in het vermogen van deze medewerkers om zelfstandig en resultaatgericht te kunnen werken? Mijn advies: rafel zo’n functie eens uit in taken en bepaal objectief of de betreffende taak op kantoor of via de digitale snelweg kan worden uitgevoerd. En analyseer wat er overblijft aan werkelijk kantoor gebonden taken. Moeten die door dezelfde persoon uitgevoerd worden of kunnen de mensen die op kantoor zijn die taken bij toerbeurt uitvoeren? Met andere woorden, wees creatief!
Natuurlijk blijven er werkzaamheden en functies die locatie gebonden zijn, zoals in de zorg of in het onderwijs, maar ook daarbij is het vaak mogelijk om mensen meer invloed te geven op hun eigen werktijden, bijvoorbeeld middels zelfroostering.
Er zijn talloze organisaties die momenteel in sneltreinvaart de switch maken naar een remote model of een hybride variant aanhangen, waarbij een deel van de medewerkers op kantoor werkt en een deel op afstand en alles daar tussenin. Het is allemaal mogelijk en goed te organiseren. En het zijn echt niet alleen de hippe startups die kiezen voor remote. Google er maar eens op en kijk welke functies door andere organisaties werkplek onafhankelijk worden georganiseerd. Een mooi voorbeeld is Amazon, zij hebben inmiddels een speciale plek op hun jobs site gewijd aan work at home en virtual jobs. Met andere woorden: laat je inspireren. En beter goed gejat…
Als je een remote beleid in je organisatie wil invoeren, dan moet het verhaal dat je vertelt kloppen met de werkelijkheid. Het is dus zaak om enerzijds een stuk beleid te formuleren (waar ook het topmanagement achter staat!) en anderzijds de communicatie daarover eenduidig, consequent en transparant neer te zetten. Laat je HR afdeling ook een check doen op arbeidsvoorwaarden en eventueel op de thuiswerkregeling. Wij hanteren bij Moneypenny bijvoorbeeld een thuiswerkprotocol in de vorm van een contract, waarin onder meer strikte afspraken gemaakt worden over geheimhouding en informatiebeveiliging.
Ook de vacatureteksten moeten kloppen als een bus. Zet in de job titel bijvoorbeeld duidelijk dat het een remote functie betreft, je bent dan al direct aantrekkelijk voor een bepaalde doelgroep in de arbeidsmarkt. Vermeld ook het aantal uren (of de bandbreedte in uren) en wees concreet over de mate van flexibiliteit. Dus: bepaal je zelf je werkdagen en -tijden of zijn er bepaalde kantoor- of teamdagen?
Bij Moneypenny kunnen we je nog veel meer vertellen over dit onderwerp en we helpen je graag met het vormgeven van jouw remote beleid. Wij zijn er immers al sinds 2000 mee bezig en hebben dus heel veel kennis te delen. Vrijblijvend sparren kan altijd. Daarnaast kan ons boek ‘Hybride Wérkt’ je ook helpen. Dit boek geeft je inzichten, inspiratie en handvatten over hoe je hybride werken met succes kan verankeren binnen jouw bedrijf.
Een Virtueel Assistent werkt vanuit zijn of haar eigen thuiskantoor, is flexibel inzetbaar en je kan makkelijk op- en afschalen. Interesse? Bellen met één van onze salesexperts is geheel vrijblijvend.
(020) 42 60 760 
