Als organisaties zich oriënteren op Het Nieuwe Werken zien we in de praktijk vaak de nodige weerstand naar boven borrelen, zowel bij managers als medewerkers. Een van de dingen die we vaak horen in workshops en gesprekken is: “Ja, dat tijd- en plaatsonafhankelijk werken klinkt mooi, maar voor die en die functie kan dat helemaal niet, want…” En dan komen vaak de argumenten dat een aantal taken uit een functie plaats- en of tijdgebonden zijn. De secretaresse bijvoorbeeld die bezoek moet ontvangen of koffie moet verzorgen of een beleidsadviseur waar senior managers binnen moeten kunnen lopen om een vraag te stellen.
Mensen zitten nogal eens ‘vast’ in het functiehuis dat ze binnen hun organisatie hebben gedefinieerd. Taken zijn op een bepaalde manier geclusterd in functies. Vaak is daarbij impliciet de randvoorwaarde aangenomen dat taken tijdens kantoortijden op kantoor moeten worden uitgevoerd. En als er één taak is binnen een functie die fysieke aanwezigheid vereist wordt die al snel op de complete functie geprojecteerd.
Loslaten oude randvoorwaarden
Als dat dan de reden is om Het Nieuwe Werken bij voorbaat af te serveren is dat een gemiste kans. We zien namelijk in de praktijk juist dat afdelingen die met een nieuwe blik durven te kijken naar de taken die ze uitvoeren veel te winnen hebben bij Het Nieuwe Werken. Het loslaten van de oude randvoorwaarden biedt het immers de mogelijkheid om opnieuw te kijken welke taken je waar en wanneer het beste kunt uitvoeren. Daarbij zien we keer op keer dat veel functies die deels aan een locatie gebonden zijn ook taken bevatten die je wel elders kunt uitvoeren. De secretaresse ontvangt weliswaar bezoek, maar spendeert ook veel tijd aan het plannen van afspraken via telefoon of PC.
Niet iedereen dagelijks noodzakelijk op kantoor
Ook is het vaak mogelijk om met collega’s samen te zorgen dat er ‘bemensing’ is voor locatiegebonden taken. Als een beleidsafdeling altijd een adviseur beschikbaar wil hebben op locatie voor spoedvragen van bijvoorbeeld een directie, betekent dat natuurlijk niet dat iedere beleidsadviseur elke dag op kantoor moet zijn. De aanwezige adviseur kan de vraag helder krijgen en (indien nodig) de juiste collega telefonisch optrommelen. Gezamenlijk is er vaak zo een schema gemaakt dat voldoet aan de meeste wensen van medewerkers. Ook een secretariaat kan op die wijze prima zorgen dat er altijd iemand beschikbaar is voor bijvoorbeeld de koffie.
Voordelen voor interne en externe klanten
Op deze manier kijken naar taken biedt een aantal voordelen. Ten eerste kun je vaak je klanten (of die nu in- of extern zijn) meer service bieden. Als er altijd iemand aanwezig is die op dat moment expliciet locatiegebonden werkzaamheden doet, wordt de klant vaak eerder en beter geholpen. De senior manager weet dat hij zijn vraag kwijt kan bij de aanwezige beleidsadviseur en hoeft niet te zoeken naar iemand bij wie hij de vraag kan parkeren. Ook is het vaak mogelijk om ‘langer open’ te zijn als je activiteiten deelt, niet van 9 tot 5 bijvoorbeeld maar van 8 tot 7. Het tweede voordeel is dat medewerkers bewust kiezen waar ze welke taken uitvoeren. Dat leidt tot een betere afstemming van werkplaats en –tijd op de taak wat weer leidt tot hogere productiviteit en betere kwaliteit. Tenslotte biedt het je ook nog eens de mogelijkheid om taken opnieuw te groeperen in functies. Dat kan bijvoorbeeld interessant zijn als het moeilijk is om bepaalde functies te vervullen (schaarste van arbeidsaanbod). Wellicht zijn functies anders in te delen waardoor ze aantrekkelijker worden voor schaars talent.
Toegegeven: het klinkt natuurlijk als een enorme open deur: kijk primair naar taken en niet naar functies. In de praktijk zien we echter dat mensen zo denken in bestaande patronen dat ze die deur niet zelf zien open staan. De deur zichtbaar maken en de ruimte erachter samen verkennen kan soms tot verrassende nieuwe oplossingen en inzichten leiden.
Door: Susan Smulders, Moneypenny Advies & Implementatie
Dit artikel is ook gepubliceerd op Werken 2.0
