Dat Het Nieuwe Werken (HNW) niet langer een eendagsvlieg is, is mede te danken aan de grote bedrijven die deze manier van werken veelal omarmd hebben en als voorbeeld dienen voor tout werkend Nederland. Tijd nu om de volgende fase in te gaan. Waar nogal wat slagen te behalen zijn, is op het gebied van beveiliging. Vooral grote bedrijven zitten zichzelf en daarmee HNW in de weg door óverbeveiliging, waardoor juist onveilige situaties ontstaan.
Angst
Sinds het computertijdperk zijn ICT-professionals zo geprogrammeerd dat hun enige doel is de systemen zo optimaal mogelijk te beveiligen, of te wel potdicht te houden. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat het nog steeds niet overal mogelijk is om op de werkvloer internet te gebruiken, dat vanaf externe locaties niet ingelogd kan worden op servers en dat de externe mailmogelijkheden minimaal zijn. Allemaal om de angst dat onveilige virussen binnentreden en vertrouwelijke bestanden buiten de kantoormuren gaan rondzwerven de kop in te drukken.
Risicovolle beveiligingen
De techniek moet als een hulpmiddel worden gezien, maar is tegelijkertijd essentieel als iemand niet bij zijn werk kan. Dus wat gebeurt er? Mensen die elders aan een document willen werken, sturen dat naar een openbaar mailaccount of zetten het op een USB-stick. Veel minder goed beveiligd, nauwelijks te controleren ook en de mogelijke gevolgen bij het zoekraken van een stick zijn overduidelijk.
Tweederangs oplossingen
Bijkomend nadeel van deze toch wel tweederangs oplossingen – noodgedwongen in het geroepen door professionals die niet alleen vanuit hun kantoor hun werk doen – is het gebrek aan controle en overzicht dat hiermee ontstaat. Denk aan meerdere versies van documenten die ontstaan. Informatiebeheer was altijd al belangrijk, maar is dat anno nu helemaal.
Koffieautomaat
In een werkcultuur met minder face to face contactmomenten is het streven naar een optimale samenwerking een must. Niet langer fungeert ‘de koffieautomaat’ als informatiebron. En dus moeten andere manieren bedacht worden om te voorkomen dat iedereen alleen maar voor zichzelf bezig is, onbekend is met wat er in hun hoofden omgaat en daardoor niet op de hoogte is van de werkzaamheden van collega’s. Werkzaamheden die vaak toch in een collectief tot een goed einde moeten worden gebracht en waarbij de weg er naar toe ook gezamenlijk bewandeld moet worden.
Nieuwe fase
Hoogste tijd om, nu HNW de kinderschoenen is ontgroeid, de ICT-beveiliging én ‘koffiecultuur’ onder de loep te nemen. Niet om de veiligheid en contactmomenten – met zijn nuttige kennisdeling – onder collega’s te verslappen, wel om ze optimaal aan te passen aan de huidige werkcultuur van steeds meer bedrijven, groot én klein.
Dit artikel is ook gepubliceerd op NuZakelijk.nl
