Moeilijk, moeilijk, maar stel je eens een werkomgeving voor waar je brieven per post verzendt, faxen verstuurt en dikke naslagwerken doorspit voor achtergrondinformatie. Of waarbij je door een file simpelweg te laat op een afspraak komt zonder dit vooraf te melden bij het ontbreken een mobiele telefoon. Ondenkbaar, niet waar? Toch zijn mensen hardnekkig als het gaat om het loslaten van oude gewoontes. Het kost gemiddeld 22 keer voordat een nieuwe, innovatieve stap is doorgevoerd. En daarom kopiëren en printen we er nog steeds lustig op los.
Vooral bij de overheid is het nog altijd eerder regel dan uitzondering dat iedereen hele boekwerken netjes uitgeprint en wel voor zich krijgt bij aanvang van een meeting. En er wórdt wat af vergaderd! En dan zijn er ook nog de postpakketten die beleidsmedewerkers, bestuurders en notulisten elkaar sturen naar het huisadres. Onder het mom van het goed kunnen voorbereiden op vergaderingen.
Besparen
Waarschijnlijk met de beste bedoelingen en uit macht der gewoonte, maar stel je opnieuw eens voor wat voor hels en tijdrovend karwei dit is voor de secretaresse die hiermee is opgezadeld. Kun je natuurlijk denken dat dat haar taak is, maar zeer waarschijnlijk zijn er nuttigere taken te bedenken waarvoor hij/zij is in te zetten. Vooral nu er weinig ruimte is voor overtallig personeel.
Daar komt bij dat veel van deze documenten alweer snel bij de papierversnipperaar belanden of alsnog ook digitaal worden verstuurd, dat scheelt namelijk weer een dikke ordner. Kortom, het enorme papierverbruik vormt niet alleen een onnodige belasting op de secretaresse, maar ook op het milieu. En begon een beter milieu niet bij jezelf?
Duurzaam
Met een aanvulling op het MVO-beleid, dat steeds vaker ook binnen de overheidsgelederen opduikt, is een duurzame oplossing relatief snel te realiseren. In de vorm van een tablet: eenvoudig overal mee naar toe te nemen en waarop alle benodigde documenten gezet kunnen worden.
Eenmalig een piek op de balans, maar met de besparing op het milieu en het efficiënter inzetten van duur arbeidskapitaal verdient het zich ook weer terug. Het zal voor sommigen even wennen zijn, maar na 22 keer is deze innovatie ingeburgerd!
—
Marianne Sturman
Directeur Moneypenny en Cloudworkers
Dit artikel is ook gepubliceerd op re.Public
