Kunstenaar Christo pakt gebouwen en objecten in. Niet zo zeer om ze te verbergen, als wel om mensen weer bewust te maken wat er áchter het verpakte schuil gaat. Want – en iedereen zal dit herkennen – je beeld raakt vertroebeld als je er regelmatig mee in aanraking komt. En dat alles weer even op scherp staat wanneer er een schakel verandert. Zo was ook het geval bij een bedrijf dat net een nieuw pand had betrokken. Opeens gingen de mensen die er werkzaam waren zich bepaalde zaken weer afvragen. Hun toch wel intensieve vergadercultuur bijvoorbeeld.
Voor de verhuizing werd er aan de lopende band in achterkamertjes en achter gesloten deuren vergaderd. Na de verhuizing bleken er opeens minder vertrouwelijke gesprekken te zijn, want iedereen vergadert in het nieuwe pand in de grote hal beneden of in de coffee corner. Dit bij gebrek aan voldoende ‘officiële’ vergaderruimtes.
Daarbij blijken werknemers ook kritischer geworden over het inplannen van een vergadering. Doordat er meer ambulant wordt gewerkt, dan weer eens thuis, dan weer eens bij een klant en dan weer op kantoor, blijken face to face meetings een stuk lastiger in te plannen. En dus worden ze ‘geskipt’, zonder dat dit overigens drastische gevolgen heeft.
Vergadernut
Tijdens een groepsgesprek over Het Nieuwe Werken en alles wat daaraan is gerelateerd met een aantal afgevaardigden van dit bedrijf, bleek maar weer eens hoe goed het kan zijn kritisch te kijken naar zaken die zo gaan ‘omdat ze nu eenmaal altijd al zo zijn gegaan’. Zo bekende een van de aanwezigen dat ze, kijkend naar iedereen die onderwijl druk in de weer is met smartphones, zich in meetings regelmatig afvraagt wat ze daar in hemelsnaam doet.
Toppunt, of dieptepunt, was de meeting waar de laptop van een van de collega’s stond geprojecteerd op een scherm in verband met een presentatie. Omdat ze nog stond ingelogd was het voor iedereen zichtbaar wanneer en van wie er mails binnenkwamen. Zo ook van een andere collega, een collega die óók aanwezig was op de vergadering. En plein public werd duidelijk dat de betreffende collega haar hoofd bij heel andere zaken had…
Werkgelegenheid
Alhoewel het natuurlijk winst is dat de moderne technologie het toelaat om ook tijdens het vergaderen door te werken, mogen we ons weleens wat kritischer opstellen tegenover de vergadering an sich. Is het wel zo nuttig dat we daarbij aanwezig zijn? De vraag die ik mezelf dan ook stel, is wat er gebeurt als we echt eens eerlijk en kritisch naar onze vergadercultuur gaan kijken. Naar ik vrees zal het antwoord hierop niet goed uitpakken voor de werkgelegenheid in ons land. De vergadercultuur bij de meeste bedrijven blijft dus maar wat graag ‘onverpakt’…
Marianne Sturman
Directeur Moneypenny en Cloudworkers
