Werkprocessen – een beetje meer aandacht graag!

Door: Susan Smulders, Partner bij Moneypenny Consulting & Training

Veel ondernemers krijgen jeuk van het woord “werkprocessen”. Ze zien planken vol handboeken voor zich waarin ieder denkbaar detail is beschreven en waar niemand ooit in kijkt. Te veel informatie, niet toegankelijk, te bureaucratisch en meestal niet up-to-date. Alles wat je als ondernemer niet wilt zijn!

Goede werkprocessen voorwaarde om je bedrijf te laten groeien

Toch zouden veel (kleine) ondernemingen en ondernemers gebaat zijn bij goede werkprocessen. We zien in de praktijk namelijk dat veel ondernemingen draaien op de kennis die in de hoofden van mensen (en vooral van de ondernemer zelf) zit. Dingen gebeuren zoals ze gebeuren – vaak al lang op dezelfde manier.

Dat heeft risico’s die je wellicht als ondernemer liever niet hebt. Ten eerste heb je de gerede kans dat je processen niet optimaal zijn ingericht. Als je niet scherp hebt hoe je processen verlopen is het lastig om te identificeren hoe ze sneller, goedkoper en beter kunnen. Bovendien is er weinig stimulans om ze regelmatig tegen het licht te houden.

Ten tweede is het overdragen van werkzaamheden aan anderen moeilijker. Het kost meer tijd en er is een groter risico op miscommunicatie en fouten. Regelmatig merken we bijvoorbeeld dat onze klanten die een Virtuele Assistent inhuren het lastig vinden om taken en werkzaamheden te delegeren aan hun VA. Een achterliggende reden is vaak de onduidelijkheid over processen, die naar voren komt als je werk wilt overdragen en/of op afstand wilt laten uitvoeren. Het valt ons op dat met name ondersteunende processen in een organisatie vaak het kind van de rekening zijn. kortom: als je je bedrijfsprocessen niet op orde hebt wordt het wel erg lastig om je bedrijf te laten groeien!

Stappenplan voor betere werkprocessen

Nu pleiten we zeker niet voor een meter handboeken in de kast, maar wel voor een beetje meer aandacht voor (ondersteunende) processen. Dat kan eenvoudig en snel – op basis van onderstaand stappenplan.

1. Identificeer de 5 belangrijkste (ondersteunende) processen
   Het helpt om vanuit het perspectief van diverse stakeholders te kijken naar processen die van belang zijn. Vanuit je klanten kun je dan bijvoorbeeld kijken naar je verkoopproces, facturering of klantcontact afhandeling. Vanuit management perspectief kijk je wellicht naar administratie, debiteuren beheer of recruitment. Ook vanuit medewerkers of aandeelhouders kun je processen identificeren. Als je een lijst met processen hebt kun je daaruit de belangrijkste selecteren. Dat kan bijvoorbeeld door ieder proces te scoren op verschillende criteria. Daarbij kun je denken aan financiële belang voor de onderneming, impact op klanten en risico’s voor je corebusiness. Uiteraard kunnen de criteria verschillen per bedrijf. Op basis van de scores kom je tot een top 5 van processen waar je mee aan de slag zou moeten willen.
2. Scan ieder proces en leg het op hoofdlijnen vast
   De volgende stap is om ieder proces door te lopen. Wij noemen dat een scan waarbij je kijkt naar taken binnen het proces, gebruikte systemen, documentatie en controle punten. Dat klinkt ingewikkelder dan dat het is. Als je met elkaar start aan het begin van het proces en vervolgens stapsgewijs op een flipvel noteert welke stappen je zet heb je in no time de hoofdlijnen van je proces in beeld. Uiteraard kun je processen daarna in detail uitwerken (bijvoorbeeld door vastlegging in een systeem of door het schrijven van werkinstructies) maar dat hoeft lang niet altijd. Een foto van je flipvel geeft vaak ook een goede basis. En als je werkt met post-its op je flip kun je ook nog gemakkelijk wijzigingen aanbrengen waar je in de volgende stap naar op zoek gaat.
3. Benoem quick en not so quick wins
   De kans is heel groot dat je al tijdens het in kaart brengen van je processen de nodige verbetermogelijkheden hebt benoemd. Sommige van die “wins” kun je direct implementeren. Ons advies: vastleggen in je proces en meteen anders doen. Andere verbeteringen vragen meer tijd. Bijvoorbeeld omdat er een systeem aanpassing nodig is of omdat er werkzaamheden moeten worden overgedragen. Deze “not so quick wins”  kun je een prioriteit en een eigenaar meegeven. Zo krijg je een actieplan om je processen te verbeteren.
4. Werk volgens je processen en blijf zoeken naar verbeteringen
   Deze stap klinkt wellicht overbodig, maar je zou niet de eerste zijn die na een dergelijke exercitie overgaat tot de orde van de dag. Als je echter de moeite neemt om in je organisatie procesmatiger te gaan werken en je regelmatig met elkaar stilstaat bij de processen en verbetermogelijkheden, levert dat waarde op – voor je klanten, voor je medewerkers en voor jezelf.

Het is altijd lastig om tijd te vinden om je processen in kaart te brengen in de hectiek van alle dag. We pleiten ervoor om er toch eens een dagdeel aan te besteden. Je zult verbaasd zijn wat je in een paar uur voor elkaar kunt krijgen. Uiteraard kun je dat zelf doen. Mocht je daar wat hulp bij kunnen gebruiken? Neem dan snel contact met ons op en vraag naar Susan Smulders of Marianne Sturman.