Eén van onze opdrachtgevers, een internetbedrijf dat diensten en informatie levert aan MKB bedrijven, had vanwege de snelle groei behoefte aan een centrale persoon die ondersteunende werkzaamheden zou uitvoeren die bleven liggen bij de vaste medewerkers. Aanvankelijk vond de opdrachtgever het geen probleem als de virtuele assistent vanuit huis zou werken. Echter, steeds vaker werd aan de virtuele assistent gevraagd om op kantoor te komen omdat werkprocessen en informatie niet gestructureerd waren. En op afstand miste de virtuele assistent ook veel communicatie tussen de collega’s onderling. Dit is een veel gehoorde reden om ondersteuners toch op kantoor te willen hebben.
Na enige tijd bleek dat het toch niet efficient was om de virtuele assistent op kantoor te hebben. Zij werkte slechts 10 uur per week voor deze klant en kon er daarom te weinig zijn om echt toegevoegde waarde op kantoor te hebben. In onderling overleg is toen besloten dat het verstandiger was om de virtuele assistent juist niet een spilfunctie in de communicatiesfeer te geven, maar haar een afgebakend takenpakket te geven dat zij geheel zelfstandig kon uitvoeren. Aangezien het facturatie- en inningsproces nog niet goed liep leek dit een mooie taak op structureel bij de virtuele assistent neer te leggen. Omdat de gegevens die zij nodig heeft voor facturatie en debiteurenbeheer in een online systeem beschikbaar zijn, kan zij zonder probleem deze belangrijke taak voor onze opdrachtgever op afstand (vanuit haar thuiskantoor) uitvoeren.
