Is een Virtual Assistant hetzelfde als een secretaresse op afstand? Ja…en nee!

Bij de term secretaresse hebben veel mensen een duidelijk beeld: dat is – kort door de bocht – een functionaris die voor een manager of afdeling de telefoon beantwoordt, inboxen beheert, notulen maakt, afspraken plant, bijeenkomsten organiseert en vaak de rol van ‘spin in het web’ binnen een team vervult. Als de secretaresse niet op kantoor werkt, is ze een secretaresse op afstand, oftewel een Virtual Assistant (VA). Tot zover klopt de vergelijking. Echter, een Virtual Assistant voert niet alleen secretariële taken uit, maar kan ingezet worden op een veel breder scala aan ondersteunende werkzaamheden. Lees in dit blog welke werkzaamheden je allemaal bij een VA kunt neerleggen.

Door Marianne Sturman
Op 11 mei 2021
Blog
charlotte-leidinggeven-aan-thuiswerkers-1

Secretariaatswerkzaamheden

Eerlijk is eerlijk, onze VA’s nemen veel van onze opdrachtgevers nog steeds de klassieke secretariaatstaken uit handen, zoals agendabeheer, verslaglegging en het managen van de dagelijkse stroom aan e-mails. En dat doen ze veel en graag.

Maar we zien ook dat er opdrachtgevers zijn die net zo lief zelf hun afspraken plannen, hun inbox beheren en actiepunten tijdens meetings te noteren en deze met een druk op de knop distribueren. Dit type opdrachtgever heeft dus een hele andere ‘ondersteuningsbehoefte’.

Je kan het zo gek niet bedenken of een VA kan je ermee helpen

De taken die onze VA’s voor opdrachtgevers uitvoeren noemen wij vaak ‘randzaken’. Dat is dan geredeneerd vanuit het perspectief van de ondernemer of (project)manager. Simpel gezegd: wat wil je zelf doen en wat zou je elders willen beleggen.

We werken voor veel verschillende typen ondernemers en managers. Ik noem, ter inspiratie, hieronder een aantal voorbeelden:

  • Voor een trainingsbureau:
    Trainingen op de website plaatsen, aanmeldingen verwerken, bevestigingen versturen, locaties regelen en/of online sessies inplannen, facturen versturen, planningen maken en contacten onderhouden met docenten, certificaten maken en versturen, cursusinformatie versturen of klaarzetten en meer…
  • Voor een webshop:
    Nieuwe producten op de site plaatsen (foto’s en tekst), klantenservice mailbox afhandelen, bestellingen invoeren, bestellingen doorgeven aan vervoerder en meer…
  • Voor een middelgroot adviesbureau:
    Agendabeheer voor de Partners, beheer digitaal archief, maandelijks verzamelen van uren van de adviseurs, facturen maken en versturen, bestellingen doen voor kantoor, betalingen klaarzetten in de bank, debiteurenbeheer en meer…
  • Voor een manager bij een gemeente:
    Informatiebrieven versturen naar specifieke doelgroepen binnen de gemeente (bijvoorbeeld scholen), digitaal archiveren van stukken, ondersteuning leveren bij het aanvragen van subsidies en meer…
  • Voor een projectmanager:
    Beheer van alle social kanalen van het project, notuleren van actiepunten en besluiten tijdens online projectmeetings, coördineren van afspraken, bijhouden van actiepunten en projectleden daarop aanspreken, bijhouden projectbudget en meer…
  • Voor een middelgrote app bouwer:
    Organiseren van bedrijfsuitjes en teambijeenkomsten, communicatie en aansturing van het schoonmaakbedrijf en andere leveranciers van het kantoor, ondersteuning aan expats die in dienst komen (appartement zoeken, verzekeringen regelen, belastingzaken), reizen boeken, reserveren restaurants en meer…


Uit al deze voorbeelden blijkt wel hoe divers de ondersteuningsbehoefte is van onze opdrachtgevers. Wij hebben dan ook veel verschillende VA-profielen in onze poule, zodat we voor elke opdrachtgever een geschikte VA kunnen vinden.

Heb jij interesse om een samenwerking met een VA te verkennen of heb je hulp nodig bij het onderzoeken van jouw ondersteuningsbehoefte?

Check de mogelijkheden op onze site of plan direct een afspraak met Marianne Sturman voor een vrijblijvende kennismaking.

Meer inspiratie

16 september 2021 Testimonials

Interview met Virtuele Assistent Kim – “Als je wat wilt, moet je het nu doen!”

Voor ons laatste interview legden wij contact met Portugal want onze VA Kim werkt vanuit dit… Lees verder
6 september 2021 In de media

Utrecht moedigt thuiswerken ook ná corona aan

Goedopweg geeft samen met Moneypenny Utrechtse organisaties kosteloze ondersteuning om thuiswerken… Lees verder
1 september 2021 Blog

Slimmer werken – Trello

Slimmer werken Iets waar wij binnen Moneypenny veel waarde aan hechten We durven wel te beweren… Lees verder

Zet Moneypenny aan het werk!

Benut de energie van Moneypenny, de remote-expert.
Dan geven we ook jouw business een boost!