Correspondentie afhandelen door vast ‘zelfrooster’ team

Flexibele schil om pieken op te vangen

Eén van onze opdrachtgevers, een grote uitvoeringsorganisatie van de overheid, heeft behoefte aan een flexibele schil aan correspondentiemedewerkers voor het beantwoorden van vragen en klachten die per brief en email binnenkomen. Aangezien het werkaanbod regelmatig pieken vertoont is het uit oogpunt van kosten en effciëntie interessant (en noodzakelijk) om met een externe flexibele schil te werken.

Complexe taken

Gezien het complexe karakter van de taken (geen standaardwerk) was het van groot belang dat de medewerkers over veel werk- en levenservaring beschikken en minimaal op HBO niveau opgeleid zijn. Een uitzendbureau kon niet de juiste medewerkers leveren. Moneypenny kon dat wel. Inmiddels werkt er een vast team van 10 correspondenten van Moneypenny voor het vierde jaar voor deze opdrachtgever. Vanwege systeemtechnische redenen en beveiliging dienen de werkzaamheden ten kantore van onze opdrachtgever uitgevoerd te worden. Om aan de teamleden de flexibiliteit te kunnen bieden die zij nodig hebben om deze opdracht met andere activiteiten en werkzaamheden te combineren werkt het team voor 100% op basis van het principe van zelfroostering. De medewerkers krijgen wekelijks te horen hoeveel uren zij kunnen werken en delen, binnen de openingstijden van het kantoor van onze opdrachtgever, volledig zelf hun werktijden in.

Norm afhandeltijden

Op basis van ervaringscijfers worden normen gehanteerd met betrekking tot de afhandeltijden van de correspondentie. Alle medewerkers dienen binnen de afgesproken norm te presteren. De opdrachtgever geeft wekelijks aan de Moneypenny projectleider op hoeveel brieven de week daarop afgehandeld dienen te worden en de planning wordt daarop afgestemd. Met de medewerkers is een flexibel aantal uren per week afgesproken, waardoor pieken in het werkaanbod goed opgevangen kunnen worden.

Nul verloop

Door de flexibiliteit die aan de medewerkers geboden wordt is het verloop bijna nihil. Voor de opdrachtgever is het grote voordeel dat hij een tarief betaalt per afgehandelde brief en niet per uur. Daardoor weet hij zijn kosten goed onder controle te houden.

Door Marianne Sturman
Op 2 februari 2012
Blog

Meer inspiratie

Zorgeloos op vakantie met een Virtueel Assistent van Moneypenny
22 juni 2022 Blog

Een Virtual Assistant zorgt ervoor dat jij zorgeloos op vakantie kunt

Waar ga jij deze zomer vakantie vieren? En wil je wel óf niet bereikbaar blijven voor personeel… Lees verder
Interview met Sandra Virtueel Assistent van Moneypenny. Zij werkt remote vanuit Portugal
20 juni 2022 Testimonials

Interview met virtueel assistent Sandra

“Mijn werk als Virtueel Assistent heeft het mogelijk gemaakt dat ik recent naar Portugal ben… Lees verder
Virtueel assistent Maartje werkt slimmer met Briantoss
1 juni 2022 Blog

Slimmer werken met Braintoss

Slimmer werken; Iets waar wij binnen Moneypenny veel waarde aan hechten. We durven wel te beweren… Lees verder

Zet Moneypenny aan het werk!

Benut de energie van Moneypenny, de remote-expert.
Dan geven we ook jouw business een boost!