Welke taken leg je bij een Virtuele Assistent neer?

Mijn werk bestaat primair uit het voeren van gesprekken met ondernemers die overwegen een Virtuele Assistent (VA) van Moneypenny in te schakelen. Daarom weet ik uit de eerste hand welke afwegingen er spelen bij potentiële opdrachtgevers. Een van de meest gehoorde vragen is: “Welke taken zijn geschikt om bij een VA neer te leggen en wat moet ik vooral zelf blijven doen?”.

door 14/9/2018 1 reactie , , ,

Waar ben je zelf goed in of vind je leuk om te doen?

Goed delegeren begint bij jezelf, zo is mijn stellige overtuiging. Dus, mijn wedervraag als ondernemers van mij willen horen welke taken ze het beste bij een VA kunnen neerleggen is: "Waar wil je zelf je werkdag mee vullen?". En laat nou een van mijn opdrachtgevers voor deze vraag een handig model hebben ontwikkeld (EOS - Delegate and Elevate ™) dat jou kan helpen om inzicht te krijgen in waar jouw kracht (en dus prio) ligt. In het EOS model verdeel je de taken die je momenteel zelf uitvoert over 4 kwadranten:

  1. Love/Great;
  2. Like/Good;
  3. Don't Like/Good;
  4. Don't Like/Not Good

Vooral kwadrant 3. is verraderlijk, want als ondernemer ben je nu eenmaal in veel dingen goed, dus ook in bepaalde taken waaraan je een broertje dood hebt. Leg die desondanks bij een ander neer, jouw tijd is immers veel te kostbaar. De werkzaamheden uit kwadrant 4 spreken voor zich: direct mee stoppen!

Zijn er nice-to-haves?

Het scheelt al dat jouw VA je agenda gaat beheren, maar zou het niet geweldig zijn als ze jou ook zou kunnen helpen met het binnenhalen van nóg meer klanten? En dan heb ik het niet over koude telefonische verkoop plegen, maar wel over het invoeren in je contactenlijst van al die visitekaartjes die in je la liggen. En als jij dan op die visitekaartjes schrijft welke relaties ze kan bellen voor een afspraak n.a.v. een ontmoeting op een congres, dan heb je twee vliegen in een klap. Je appt de foto's van je visitekaartjes naar je VA en ze kan direct aan de slag.

Mijn boodschap: beperk je niet tot taken die jij gaat overdragen aan je VA, maar wees creatief en tover dat wensenlijstje tevoorschijn van taken die nu nog niet worden uitgevoerd, maar die wel noodzakelijk zijn, wil je serieuze stappen maken met je bedrijf. En denk ook eens aan taken die collega's 'erbij doen', waardoor ze afgeleid worden van waar ze voor aangenomen zijn. Zo werd ik onlangs gebeld door een salesbedrijf die dagelijks voicelogs moesten uploaden op een site. Dat kost de salesmensen 5 uur per week en vinden ze verschrikkelijk om te doen. Zij gaan nu hiervoor een VA inzetten. Klik hier voor een inspiratielijst van taken voor een VA.

Extra check

Heb je een totaaloverzicht van taken die je door een VA wil laten uitvoeren, doe dan voor alle zekerheid nog een extra check op de volgende dimensies:

  • Kan jouw VA deze taken zelfstandig uitvoeren?
    Zo niet, kijk dan samen met haar naar een slimmer werkproces, zodat ze wel zonder jouw input kan. Want hoe minder ze jou nodig heeft, hoe meer gas jullie kunnen geven.
  • Zijn het repeterende of ad hoc taken?
    Repeterende taken zijn prettig voor jou en je VA, want dan bouwt ze routine op en kan ze de taken goed inplannen. Voor ad hoc taken is van beide kanten vaak meer communicatie en input nodig.
  • Tijdkritisch of niet?
    Voor veel taken is het niet van belang wanneer ze worden uitgevoerd, maar dat ze voor een bepaalde deadline zijn afgehandeld. Stel samen met jou VA vast welke vaste deadlines gelden voor taken, dan hoef je daar niet iedere keer naar om te kijken.
  • Hapklare brokken
    Is het volkomen duidelijk wat er precies moet gebeuren of zijn er nog grijze gebieden of onduidelijkheden? Hoe duidelijker en concreter de werkzaamheden zijn, hoe effectiever de samenwerking met je VA zal zijn.

Meer weten? Kom naar een van onze ontbijtsessies

Heb jij vragen (of twijfels) over het inzetten van een VA? Wees dan van harte welkom bij een van de ontbijtsessies die wij in oktober en november organiseren rondom het thema Virtuele Assistent. Meer info en inschrijven. Deelname is kosteloos.

Wil je jouw bedrijf een boost geven en ben je klaar voor exponentiële groei? Neem dan contact op met EOS in Nederland.

  • TAGS:  , , ,
  • CATEGORIE:  Slimmer werken, samenwerken & organiseren
  • 1 reactie

    Avatar

    Adviesbureau YNNO

    oktober 27th, 2018 at 16:01

    Zeer interessant

    Reageren

    (verplicht)