Moneypenny Directeur Marianne Sturman is thuiswerkexpert en beantwoordt in de rubriek Raad & Daad van FD Persoonlijk Magazine vragen en dilemma’s over thuiswerken. In deze aflevering: In deze aflevering: Kurt* (51) vindt het een gemis dat nu geen kennis en informatie gedeeld kunnen worden in de wandelgangen of bij de koffieautomaat. Hij heeft het idee dat sommige projecten minder goed draaien, doordat mensen informatie missen.
Dit is een veelgehoord minpunt van werken op afstand: je ‘hoort’ niets meer via toevallige ontmoetingen en het informele circuit. Je hebt vooral functioneel contact met je directe collega’s of met de leden van je projectteam. Spontane ontmoetingen zijn geminimaliseerd. En inderdaad, daardoor mis je soms enige samenhang en hoor je niet meer wat er (verder) speelt.
Als organisatie moet je je achter de oren krabben wanneer het delen van kennis en informatie blijkbaar afhankelijk is van toevallige ontmoetingen bij de koffieautomaat. Je kunt je afvragen of je wel toekomstbestendig bent als je er té afhankelijk van bent.
Allemaal waar, maar de realiteit kent meer nuances. Een organisatie schiet tekort wanneer iedere afdeling of ieder (project)team als aparte unit opereert en er zo onvoldoende informatie-uitwisseling is met andere afdelingen. Kruisbestuiving en samenwerking tussen afdelingen zijn waardevol. En die wandelgang is daar een essentieel onderdeel van. Waar ben jij mee bezig? Kun jij me introduceren bij die en die?
Een organisatie doet er sowieso goed aan het werk zo persoon-onafhankelijk mogelijk te organiseren. Leg informatie dus vast in systemen en maak die eenvoudig toegankelijk voor iedereen. Een communicatiesysteem als Slack faciliteert makkelijke kennisuitwisseling en ook een projectmanagementtool als Basecamp doet dat. En wat te denken van het afstoffen van het intranet?
Terug naar de toevallige ontmoetingen. Ook die zijn online mogelijk. Weliswaar iets meer georkestreerd dan in het ‘echte’ leven, maar als je eenmaal de drempel over bent, leveren ze net zulke waardevolle informatie op als ‘vroeger’. Denk aan koffie- of lunchmomenten met Zoom of Teams, georganiseerd door medewerkers van verschillende afdelingen. En maak eens gebruik van de ‘break-out rooms’, waar mensen willekeurig bij elkaar worden geplaatst. Mensen die je misschien wel nooit hebt gesproken bij de echte koffie! Vrijwel iedereen is bang voor stiltes, dus lang duurt het niet voordat er een gesprek ontstaat. En dat kan zomaar verrassend leuke en nuttige kennis opleveren.
De route naar de koffieautomaat is weliswaar veranderd, maar hij is er nog steeds.
* Om privacyredenen staat alleen Kurts voornaam vermeld. Zijn volledige naam is bij de redactie bekend.
Mail naar persoonlijk@fd.nl o.v.v. Raad & Daad en vermeld je naam en functie. De vragen kunnen anoniem worden geplaatst. De aangesloten specialisten geven advies voor carrière, personal finance en ondernemen.
Dit artikel komt uit FD Persoonlijk van 13 maart 2021, het weekendmagazine van het FD.
(020) 42 60 760 
