Het Nieuwe Vergaderen

Onlangs stuurde een manager bij een overheidsinstantie abusievelijk een vergaderverzoek uit naar een verkeerde groep mensen. Opmerkelijk genoeg volgde de ene na de andere aanmelding en, nog frappanter, er waren zelfs mensen die vroegen of de vergadering op een ander moment gepland kon worden. Klaarblijkelijk vroegen de genodigden zich níet af of de vergadering wel nuttig was en of het iets was waar zij überhaupt bij moesten zijn. Moraal van het verhaal: de Nederlandse vergadercultuur vraagt om Het Nieuwe Vergaderen.

door 3/11/2011 1 reactie ,

Het kan niet anders dan dat hierboven geschetste situatie velen herkenbaar in de oren klinkt. We vergaderen wat af en, hoe we het ook wenden of keren, bij de overheid nog steeds een graadje erger dan in het bedrijfsleven. Maar liefst een kwart van de gemiddelde werkweek gaat hieraan op. Bij het topmanagement loopt dit zelfs op tot tachtig procent van de werktijd. En dan te bedenken dat het gros in de helft van de gevallen zich tijdens een vergadering afvraagt waarom hij er eigenlijk bijzit.

Vergaderen uit gewoonte
Met alle aanpassingen en cultuuromslagen rondom Het Nieuwe Werken is het niet meer dan logisch dat ook het vergaderen kritisch onder de loep wordt gehouden. Nog te vaak wordt er vergaderd om het vergaderen. Veelal gaandeweg ingeslopen in de organisatiecultuur en volgens het principe ‘zo doen wij dat nu eenmaal’. Te weinig aandacht is er voor de daadwerkelijke noodzaak en of het eigenlijk wel nut heeft een vergadering in te plannen. Verwijder maar eens een vergadering uit de agenda’s. U zult zien dat niemand dit opvalt en alles op rolletjes blijft lopen. Denk verder aan de enorme tijdsbesparing die het oplevert als er structureel minder wordt vergaderd. Kostbare tijd die ambtenaren, die veelal te kampen hebben met een steeds hogere werkdruk, voortaan kunnen besteden aan hun andere taken.

Doel van de vergadering bepaalt vergadervorm
Daar komt bij dat vergaderen nog te veel de associatie heeft met het met z’n allen letterlijk rond de tafel zitten. Hopeloos ouderwets! Net als bij Het Nieuwe Werken in zijn algemeenheid is het ook bij vergaderen zeker niet altijd meer nodig dat iedereen op dezelfde plek aanwezig is. Door vooraf vast te stellen wát het eigenlijke doel is, kan vervolgens worden bepaald wélke vergadervorm het meest effectief is. In het geval van onderhandelingen is face-to-face vaak de beste vorm, maar daar waar de tussentijdse voortgang op de agenda staat volstaat een conference call.

Meerwaarde van Het Nieuwe Vergaderen
Naast een kritische blik op elk in te lassen vergadering, creëren nieuwe vergaderopties- en tools meerwaarde. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij gestemd moet worden en anonimiteit gewenst is. Of vergaderingen waarbij de visie van de deelnemers zwaar wegen. In beide gevallen werkt vergaderen op afstand met conference calls dan bevorderlijk rondom de te nemen besluitvormingsprocessen. Werknemers voelen zich minder geremd, hoeven zich minder te confirmeren aan de groep en hebben het gevoel dat ze zich beter moeten laten gelden.

Chatopties en polls
Naast de bijna traditioneel te noemen conference calls is er meer op technologiegebied. Een presentatie houden? Niet langer een reden om iedereen naar eenzelfde plek af te laten reizen. Hetzelfde geldt voor het delen van documenten. Voor een extra interactief element zijn er verder tools met chatmogelijkheden waarmee de deelnemers tussentijds hun bijdrage kunnen ventileren of online polls om de meningen van de aanwezigen te polsen.

In de ideale, nieuwe vergadersituatie is vergaderen niet langer een verplicht nummer, maar een efficiënt contactmoment waar alle deelnemers gemotiveerd aan beginnen, energiek aanwezig zijn, gestimuleerd raken en met een voldaan gevoel afsluiten. Allemaal volgens het aloude motto, kwaliteit boven kwantiteit.

Marianne Sturman
Directeur Moneypenny

In de Week van Het Nieuwe Werken, vanaf maandag 7 november, organiseert Moneypenny een webinar over effectief vergaderen.

Dit artikel is ook gepubliceerd op re.Public.nl

  • TAGS:  ,
  • CATEGORIE:  Vergaderen
  • 1 reactie

    Avatar

    An | Vergaderen

    december 30th, 2011 at 09:53

    Het Nieuwe Vergaderen, kent, evenals het nieuwe werken, nog veel koudwatervrees. Het is goed dat dit hier zo onder de aandacht wordt gebracht.

    An Peters

    Reageren

    (verplicht)