Kan een directiesecretaresse vanuit huis werken?

Foto: Muriëlle Springer (l) en Monique van Erp

Kan een secretaresse van een Directeur van een organisatie met ruim 65 personeelsleden vanuit huis werken? Muriëlle Springer, Directeur van het bureau van de

door 28/2/2017 0 reacties , ,
VO-raad, en Monique van Erp, haar secretaresse, vinden van wel.

Werkte Monique altijd al vanaf haar thuiskantoor, Muriëlle?

Nee, Monique werkte eigenlijk altijd op kantoor. De aanleiding voor Monique om veel vanuit huis te gaan werken kwam helaas doordat Monique van de ene op de andere dag mantelzorger werd. We werden  dus door externe omstandigheden als het ware ‘gedwongen’ om op deze manier te gaan werken. En het was voor mij als leidinggevende een duidelijke keuze: of Monique zou – vanuit huis – gewoon door kunnen werken of ik zou geen ondersteuning meer hebben. Ik koos voor het eerste.

Was het een lastige overgang dat jullie elkaar opeens veel minder zagen, Muriëlle?

Grappig genoeg was het eigenlijk vanaf het begin geen enkel punt. We hadden door de omstandigheden geen tijd om met elkaar toe te groeien naar de nieuwe manier van samenwerken, dus we hebben er vanaf het begin het beste van gemaakt. Het grootste vooroordeel dat ik had was dat het lastig werken zou zijn als we elkaar nauwelijks meer in levende lijve zouden zien. Grappig genoeg bleek ik (en vele managers met mij) het aantal netto face2face contactmomenten dat we op kantoor hadden enorm overschat te hebben. Het was daarom vanaf het begin geen enkel probleem dat Monique vaak niet fysiek aanwezig was.

Interessant was wel dat Monique’s frequente afwezigheid ervoor zorgde dat het niet meer ‘zichtbaar’ voor mij was of Monique’s bord halfvol, vol of overvol was. Normaliter kon ik dat letterlijk en figuurlijk zien wanneer ik bij haar binnen liep. Gelukkig konden we een uitstekende ‘workaround’ bedenken door af te spreken dat ik gewoon alles bij Monique neer zou leggen en dat de verantwoordelijkheid bij haar zou liggen om aan te geven wanneer het teveel werd.

Monique, hoe heb jij in het begin het werken op afstand ervaren?

Ik was in het begin wel bang dat er ruis zou ontstaan en ik vroeg me ook af of ik nog voldoende in contact zou kunnen blijven om te weten wat er speelt, waardoor ik Muriëlle misschien niet optimaal zou kunnen ondersteunen. Want ik was niet alleen fysiek, maar door mijn privéomstandigheden, in het begin, ook mentaal ‘op afstand’.

Gelukkig  bleek in de praktijk dat dit ongegrond was. Doordat we elkaar heel goed kennen en aan een half woord genoeg hebben, maakt de afstand geen verschil en blijken we prima in staat onze samenwerking op deze manier heel effectief en efficiënt in te kunnen richten. Ik werk inmiddels weer bijna fulltime (40 uur) en dat kan mede door de mogelijkheid om op afstand te kunnen werken.

Daarbij is het misschien wel goed om op te merken, dat ons bedrijf flexwerken (zowel qua tijd als qua locatie) hoog in het vaandel heeft staan, dus dat ik geen echte voortrekkersrol hierbij had.

Hebben jullie praktische tips voor andere organisaties die met werken op afstand aan de slag willen?

Jazeker! Wij merkten dat het feit dat je tegen beperkingen aanloopt je dwingt om tot oplossingen te komen. Als er genotuleerd moest worden was Monique bijvoorbeeld altijd aanwezig tijdens de vergadering. En in de nieuwe situatie kon dat niet altijd meer. Dus we hebben geëxperimenteerd met notuleren op afstand via Facetime en dat ging prima. Je grenzen verleggen en creatief zijn, dat is het belangrijkste advies. Voor alles is een oplossing!

Heeft deze nieuwe werkwijze voor jullie persoonlijke nog iets extra’s gebracht?

Muriëlle: ja, ik ben sinds we ‘anders’ zijn gaan werken zelf ook bewuster met mijn werktijden bezig. Ik realiseerde me dat het belangrijk is dat ik fit en gezond ben, zowel voor mij privé als in mijn werk. Ik sport daarom overdag als dat zo uitkomt. Ik ben nu fitter en gezonder dan voorheen en als bijkomend voordeel merk ik dat als je gedurende de dag een ‘break’ neemt om te sporten, dat je dan ook meer reflecteert. Het belang daarvan en de positieve impact op je functioneren in je werk wordt nog al eens onderschat. Ik voel me veel vrijer en ik raad het iedereen aan.

Monique: Voor mij heeft deze flexibele manier van werken enorm veel opgeleverd. Niet alleen in het kader van mijn privésituatie, maar ook in de relatie met Muriëlle. Alles is bespreekbaar en er is een enorm vertrouwen tussen ons. En wat ik merk is dat we, hoe gek het ook klinkt, gelijkwaardiger zijn geworden naar elkaar toe. Gezien mijn aanpassingen in tijd en plaats van werk is het gewoon geworden dat we beiden rekening houden met elkaars agenda. Meestal houdt de PA of secretaresse vooral rekening met haar/zijn leidinggevende. Ik meld nu gewoon aan Muriëlle waar ik zit.

 

  • TAGS:  , ,
  • CATEGORIE:  Praktijkvoorbeelden
  • Geen reacties

    Reageren

    (verplicht)