Miriam werkt als virtueel assistent vanuit haar thuiskantoor in Duitsland

Door: Marianne Sturman

Miriam is als virtueel HR assistent (VA) werkzaam voor het Moneypenny team en verzorgt de complete contractafhandeling voor een grote klant. Daarbij stuurt ze ook nog een collega-VA aan en dat alles vanuit haar thuiskantoor in…Duitsland. Hoe Miriam alle ballen in de lucht houdt lees je in dit interview.

door 12/1/2018 0 reacties ,
thuiskantoor Miriam

Hoe ben je op het idee gekomen om als VA aan de slag te gaan?

Ik was al heel lang op zoek naar een nieuwe job die goed te combineren zou zijn met mijn gezinsleven (ik heb 2 jonge kinderen). Thuiswerk leek me ideaal, maar dan zou het wel werk moeten zijn met een inhoudelijke uitdaging. Op een gegeven moment kwam ik via internet Moneypenny tegen en heb ik een open sollicitatie ingestuurd.

Kort daarna werd ik gebeld door de directeur van Moneypenny, Marianne Sturman. Zij zocht toevallig iemand voor haar eigen team om het stuk recruitment en HR op te pakken en gezien mijn achtergrond in dat vakgebied bleek er al snel een perfecte match.

Wat voor werk doe je precies?

In eerste instantie ben ik begonnen met recruitment van nieuwe virtueel assistenten (VA’s) voor Moneypenny en al snel ben ik HR werk erbij gaan pakken. Dan moet je denken aan het opzetten van een beoordelingssystematiek en het houden van evaluatie- en ontwikkelgesprekken met onze VA’s.

Toen bleek dat ik nog ruimte had voor meer werk heeft Marianne mij gevraagd of ik ook voor klantopdrachten beschikbaar was. Dat leek me erg leuk en toen kwam er een mooie, vaste klus voorbij voor een heel cool bedrijf dat energiebesparingsprojecten financiert in de zakelijke markt, zoals zonnepanelen, warmtepompen, ledverlichting, etc. Ik begon met het invoeren van gegevens in het klantsysteem, en inmiddels ben ik verantwoordelijk voor de complete administratieve contractbehandeling.

Je hebt dus snel meer taken en verantwoordelijkheden van jouw klant gekregen, hoe kwam dat zo?

Kennelijk deed ik het werk goed en omdat mijn klant sterk groeit kwam er steeds meer werk op me af. Ik vind het prettig om mijn werk heel gestructureerd te organiseren, dus iedere keer als er iets nieuws bij kwam zorgde ik ervoor dat er een strak – en goed gedocumenteerd – proces stond, zodat we op een efficiënte manier steeds meer werk kunnen verzetten.

Er is nu zelfs zoveel werk dat ik op een gegeven moment heb voorgesteld om er een collega-VA bij te betrekken. Niet alleen omdat het aantal uren teveel werd voor mij, maar vooral ook om continuïteit te kunnen garanderen, bijvoorbeeld in geval van ziekte en/of vakanties, maar ook omdat ik wilde voorkomen dat ze te kwetsbaar zouden worden. Dat vond mijn opdrachtgever een uitstekend plan, met als enige eis dat ze er geen ‘last’ van zouden hebben. Zo gezegd, zo gedaan…

Hoe werkt dat in de praktijk, een team van VA’s die samen voor een klant werken?

Ik blijf het aanspreekpunt en ik coördineer het werk, dus mijn klant merkt er niks van dat er op de achtergrond 2 VA’s aan het werk zijn in plaats van 1. Dankzij de strakke checklijsten en werkinstructies, die ook in ons systeem geïmplementeerd zijn, kunnen mijn collega-VA Ratna en ik het werk naadloos van elkaar overnemen met een minimale overdracht. Het werkt super efficiënt.

Omdat Ratna een heel ander profiel heeft dan ik, zij heeft bijvoorbeeld ervaring met marketing en social media, is onze klant ook andere werkzaamheden bij Ratna neer gaan leggen. Dus nu heeft zij, naast haar administratieve taken, ook eigen werkzaamheden die te maken hebben met Marcom en de website. Dus wat dat betreft maakt de klant maximaal gebruik van onze gecombineerde skills en is het een win-win voor iedereen.

Inmiddels ben je naar Duitsland verhuisd, hoe vonden Moneypenny en jouw klant dat?

Mijn man en ik hadden al langer plannen om te emigreren naar het buitenland, maar we hebben heel lang geaarzeld. Op een gegeven moment kochten we een vakantiehuis in Duitsland dat ook geschikt is voor permanente bewoning en hebben we tijdens vakanties geëxperimenteerd hoe het zou zijn om daar allebei te werken. Mijn man is ICT architect en kan, net als ik, overal vandaan werken. Dat beviel zo goed dat we de knoop hebben doorgehakt.

Ik heb mijn besluit voorgelegd aan Moneypenny en aan mijn klant. Mijn klant vroeg alleen of ik in een ander tijdszone zou werken, toen dat niet het geval bleek vonden ze het direct prima. Zij werken zelf ook heel flexibel en het maakt ze echt niet uit waar ik mijn werk doe, als het werk maar gebeurt.

Moneypenny ging ook snel akkoord, al vinden mijn collega’s bij Moneypenny het wel jammer dat ik als HR functionaris niet vaker face2face met het team kan sparren. Maar we passen er een mouw aan. Als ik in privé in Nederland ben plak ik er af en toen een dag bij, zodat ik bij een teammeeting kan zijn. En we zijn natuurlijk gewend om via online tools als Skype en GoTo Meeting met elkaar te communiceren, dus dat is niet anders dan toen ik in Nederland woonde.

Jij en je man werken allebei dagelijks vanuit huis, hoe doen jullie dat?

Ha ha, ja dat gaat prima. We hebben wel een paar duidelijke afspraken gemaakt. In principe werken we samen in onze grote woonkamer omdat we dat gezellig vinden. Daar hebben we twee profi werkplekken gecreëerd. Bij het plannen van calls houden we rekening met elkaar, dus liever niet tegelijkertijd. Mocht dat toch voorkomen, dan pak ik mijn laptop en ga ik naar een andere ruimte.

Verder vind ik het prettig om mijn werktijd duidelijk af te schermen van mijn privétijd. Ik werk als de kinderen op school zijn (in Duitsland gaan de kinderen alleen ’s ochtend naar school). Als het nodig is werk ik ’s middags ook nog wel eens, maar dat stem ik altijd af met mijn man. Tegelijkertijd op de kinderen letten en werken is namelijk uit den boze wat mij betreft. Je wordt continu afgeleid en doet zowel je werk als je kinderen tekort. Dus als ik moet werken, is mijn man er voor de kinderen.

Wat vind jij het voordeel van thuiswerken en zijn er misschien ook nadelen?

De grote winst zit hem wat mij betreft in de efficiëntie. Op kantoor word je enorm afgeleid, daar kunnen we kort over zijn. Onder het mom van korte lijnen en kennis delen zit je vaak met meerdere mensen in één ruimte. En natuurlijk pik je nuttige dingen op, maar ik werkte op een gegeven moment in een team waar collega’s zich continu met elkaars telefoongesprekken gingen bemoeien. Dat werkte contra productief.

Als ik thuiswerk ga ik zitten en dan ‘knal’ ik letterlijk, want ik heb beperkte tijd. Dat werkt heerlijk en ik krijg in korte tijd veel gedaan.

En de nadelen? Tja, het is minder gezellig, dat wel. Het leuke van op kantoor zijn is dat je af en toe bij elkaar aanschuift, samen luncht en dingen deelt. Werk is natuurlijk voor een groot deel gericht op een stuk sociaal contact.

Maar goed, ik kies daar niet voor. Ik neem het nadeel voor lief. Tenslotte heb ik nu ook een hele gezellig kantoorgenoot ?!

Meer info

Wil meer info over het inzetten van een VA voor jouw organisatie? Klik dan hier voor meer info. Mocht je interesse hebben om als VA aan het werk te gaan, zie dan onze jobs pagina.

  • TAGS:  ,
  • CATEGORIE:  Slimmer werken, samenwerken & organiseren, Werken met een Virtuele Assistent
  • Geen reacties

    Reageren

    (verplicht)